15. Методыка, этапы экспертызы.

Экспертиза ценности док-в проводится в учр-х и гос-х архивах. В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и завершается в ведомственном архиве. На стадии делопроизводства уже при разработке номенкла­туры дел происходит отбор документов на гос-е хранение путем установления сроков их хранения. Номенкла­тура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.

После завершения использования документов в делопроиз­водстве проводится их упорядочение в структурных подразде­лениях. Осущ-ся отбор документов постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ве­домственный архив, выделяются документы с временными сроками хранения, подлежащие дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры, чер­новики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава до­кументов постоянного хранения. После просмотра они пере­формируются. Документы постоянного хранения присоединя­ются к однородным делам или оформляются в само­ст-е дела. Сроки хранения оставшихся документов оп­ред-ся по ведомственному или типовому перечням доку­ментов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформир-х дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

На отобранные в структурных подразделениях дела состав­ляются описи. Они готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела врем. хранения (свыше 10 лет); дела по лич. составу; дела, состоящие из специф-х, хар-х только для данной организации документов (судебные и следственные дела, науч. отчеты по темам и др.); служеб­ные ведомственные издания.

Отобранные в структурных подразделениях дела постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, по Личному составу по составленным описям передаются в ведомственный архив. Здесь работниками ведом-го или гос-го архи­вов проводится окончательная научно-технич. обработка документов. Проведение экспертизы ценности док-в в ведомственном архиве заключается в комплексном анализе со­става документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетное и повторяемости информа­ции, уточняется, в каких стр-х подразделениях д.б. оставлены осн. экземпляры этой документации. Де­ла, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и вре­менное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты, в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их кол-во, хронол-е рамки, ос­нование для отбора к уничтожению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении до­кументов к уничтожению утверждаются его рук-м только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК гос-го архива. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В =” ведомственной экспертизы ценности докумен­тов опред-ся состав новых поступлений НАФ Беларуси.

В гос-х архивах экспертиза ценности докумен­тов проводится как самост-й вид работы, а также при усовершенствовании описей. Ее необходимость вызывается на­личием в госархивах опред. кол-ва документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертизы составляются акты о выделении доку­ментов к уничтожению.

Научно-метод-е рук-во экспертизой ценности документов и организацию ее проведения осущ-т экс­пертные органы, в состав которых входят ведомственные экс­пертные службы и экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. Они являются постоянно действующими совеща­тельными органами.

Экспертные комиссии учреждений образуются приказами ее рук-лей из числа наиболее квалифиц-х ра­ботников осн-х струк-х подразделений. Они органи­зуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоян­ного и врем. сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

В архивных учр-х экспертно-проверочные комиссии созданы в центр-х гос-х архивах и отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов. При Госкомархиве образована центр-я экспертно-метод-я комиссия, явл-ся центром научно-метод-го разрешения во­просов экспертизы ценности док-в.

Экспертно-проверочные комиссии арх-х учр-й обсуждают проблемные вопросы теории и практики эксперти­зы ценности документов, определяют источники комплектова­ния НАФ, разрабатывают научно-метод-е пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и поста­новке делопроизводства в учреждениях, рассматривают и ут­верждают практические результаты работы по отбору на гос-е хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов.

Действующий порядок экспертизы ценности документов обеспечивает полноту и качество состава НАФ Б.

16. Тэрміны захоўвання дакументаў.

Для практического осущ. экспертизы ценности архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклату­ры дел, методические рекомендации, пособия и др. Ведущее место среди них занимают перечни документов - систематизированные списки документов, содержащие норма­тивные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на гос-е хранение обязателен. Пе­речни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деят-ти учреждений, организаций и предприятий, ориен­тируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в гос-е архивы и способствуют освобождению архи­вов от дел с малоценной информацией.

Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи. Он устанавливается в =” оценки научно-истор-го значения документов, которая производится по их содержа­нию, назначению, виду и др. признакам при обязат-м учете роли и значения учреждения, в деят-ти которого они создаются. Поэтому шкала сроков хранения документов д. б. гибкой, учитывающей как научное, так и практ-е их использование. сроки необхо­димо определять т. о., чтобы они не вынуждали уч­реждение хранить большое кол-во документации, имею­щей лишь практ-е значение.

постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда документов, имеющих практическое значение, вместо установления конкретного срока хранения определяется срок хранения "до минования надобности". = Пе­речне Нац. банка РБ такой срок установлен для законов и постановлений Верх. Совета РБ, указов Президента РБ, постановлений и распоряжений Кабинета Мин-в РБ, присланных в учре-я банка.

Постоянный срок хранения, - устанавливается для документов, имеющих научно-истор-ю ценность. - документы, образ-ся в процессе доку­ментирования осн-х функций учреждений: указы, поста­новления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, годо­вые планы и отчеты, положения, уставы, правила, инструкции, и др. важные док-ты по осн-й деят-ти учр-я.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от того, в течение какого времени они использу­ются в практ-х и справочных целях, а также с учетом юрид-й силы документов.

Для документов по личному составу устанавливается срок хранения — 75 лет хранения. В теч. этого срока в учрежде­нии д. храниться приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников и др.

К перечням составляется вспомогательный справочный ап­парат, который, включает указания по примене­нию перечня, указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня состоит из неск-х разделов: 1. Общие положения; 2. Структура и порядок приме­нения перечня; 3. Организация проведения экспертизы ценно­сти документов и порядок оформления результатов отбора до­кументов на хранение и уничтожение.

Указатели м.б. предметные, тематические, видов до­кументов и др. Наиболее распространенным и удобным в поль­зовании - указатель видов документов.

Списки сокращенных слов и указатели готовятся только для больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утверждаются Госкомархивом. Ведомственные перечни разрабатываются мин-ва­ми, ведомствами, респуб-ми центральными учрежде­ниями и утверждаются их рук-вом и Госкомархивом.

В Б., за небольшим исключением, практически не велась работа по созданию перечней, использовались всесоюз­ные разработки.

сроки ведомственного хранения:

• для док-в высших гос-х органов, Про­куратуры, Нац. банка Б., Конституц-го суда, рук-х органов общ-х объединений, пред­приятий, учреждений и организаций, находящихся в собствен­ности РБ, - 15 лет;

• для документов органов иностр-х дел, гос-й безопасности, внутр-х дел, обороны РБ - 30 лет;

• для документов местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий областного подчине­ния - 10 лет; городского и районного подчинения — 5 лет;

• для научно-технической документации - до минования надобности, но не более 25 лет;

• для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года;

• для записей актов гражд. состояния и нотариаль­ных действий, документов по личному составу - 75 лет;

• киноленты худож-х фильмов передаются на хра­нение по окончании производства (в период тиражирования).

Госкомархив имеет право продлевать министерствам, ве­домствам и др. организациям сроки хранения документов НАФ путем выдачи лицензий в по­рядке и на условиях, определяемых Администрацией Прези­дента РБ.

Сроки ограничения доступа к документам частных архивов, поступившим в гос-е архивы, м.б. обуслов­лены гражданами, передавшими их, но не должны превышать 75 лет с момента передачи.