10.Класіфікацыя дакументаў у межах архіва.

Под класс-й документов в пределах архива пони­мается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осущ-е наз-ся фондированием. Ф-е проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В гос-х архивах фон-е проводится как самост-й вид работы, когда необходимо устранить ошибки ранее проведенного фонд-я, или как один из видов работ при усоверш-и описей. Архивисты занимаются фонд-м при создании объед-х арх-х фондов и коллекций, а также описании до­кументов. Фон-е включает в себя определение (уточ­нение) фондовой принадлежности документов, установление их хрон-х границ и формирование архивных фондов.

Определение фондовой принадлежности документов за­ключается в правильном отнесении их к фонду соотв-го учреждения. проводится на основе изу­чения документов и установления их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

АФ п. с. исторически сло­жившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообр-лем, так и документов, полученных им из др. учрежде­ний. Поэтому определение фонд-ля в 1 случае сводится к установлению автора документа, во 2 - к установлению учреждения, получившего документ.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены. Их фондовая принадлежность опред-ся по адресату, оттискам регистрац-х штампов, резо­люциям и пометкам о направлении документов на исполнение, содержанию документов, отражающему функции и осн. направления деят-ти учреждения.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое явл-ся автором документов. Их фондовая прин-ть устанавливается но подписям, дело­произв-м пометам и содержанию документов.

Документы внутр. обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены. Определение их фондо­вой прин-ти, проводится по названию учреждения, указанного в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав АФ того учреждения, в ко­тором они были закончены произв-м. В случае ликвида­ции учреждения с передачей функций вновь созданному учре­ждению законченные произ-м дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, пере­данные для окончания в новое учреждение, включаются в фонд учреждения-преемника.

Наиболее сложным моментом в процессе фонд-ния - установление хрон-х границ АФ. Они опред-ся офиц-ми датами образования и ликвидации учреждения. Датой образования (как и ликвида­ции учреждения) в большинстве случаев считается дата изда­ния правит-го или ведом-го акта (закона, ука­за, и т.д.) о его создании (ликвидации).

Однако дата распоряд-го документа и дата создания (ликвидации) учр-я могут не совпадать, когда в докумен­те оговаривается более поздняя дата образования (ликвидации) учреждения.

Хрон-е границы фонда не всегда совпадают с крайними датами док-в, т.е. самым ранним и наиболее поздним документами, входящими в его состав. - случаях плохой сохранности документов фонд-ля по разли. причинам, а также, если фонд-лю передавались документы учр-я-предшественника.

При определении хрон-х границ АФ необходимо изучение факторов, влияющих на деят-ть фонд-ля.- ф. полит. Хар-ра - изменение гос-го строя; юрид-го (правового) хар-ра, результатом - ре­организация гос-го аппарата; админ-го хар-ра, связанные с админ.-террит. изменениями.

Образ-е Сов-й властью гос-е учр-я считаются новыми фонд-лями.

Часть учреждений и организаций дореволюц. Гос-го аппарата продолжали свою деят-ть не­которое время и после установления Сов. власти, не пре­терпев изменений, - едиными фонд-лями. Новыми фонд-ми стали учреждения, создан­ные Врем. прав-м после февр. революции 1917.

К факторам юрид. (правового) хар-ра, влияю­щим^ на хрон-е рамки деят-ти фонд-лей, - реорганизацию учреждений, сопров-ся коренными изменениями в их компетенции и функциях. В 1957 г. ликвидировано отраслевое рук-во пром-тью и создан террит-й орган управления - Совет народного хозяйства. Поэтому мин-ва и СНХ БССР выступают самост. фонд-лями.

При разукрупнении учреждения, когда на его базе органи­зуются несколько новых, а старое прекращает свое сущее-е, вновь созданные учреждения становятся самост-ми фонд-ми.

К факторам админ-го хар-ра, влияющим на хрон-е рамки деят-ти фонд-лей, - админ. Террит-е реформы. Если при их проведении ликвидируется прежнее и вводится новое админ.-террит. деление и в связи с этим упраздняются старые органы власти и управления, то вновь образованные местные органы власти и управления являются новыми фонд-ми. Органы власти и управления ликвидированных админ.-террит-х единиц как фонд-ли прекращают свое сущ-е.

При введении, преобразовании и частичном изменении ад­мин.-тер. деления террит-е объединения общ-х организаций (профсоюзные, науч­ные, культурно-просвет-е, спортивные и др.) и органы их управления как фонд-ли прекращают свою дея­т-ть и возникают новые фонд-ли, как и в слу­чае с органами гос-й власти и управления.

При изменении админ.-террит. деле­ния пром-е предприятия, культурные, медицинские учреждения, учебные заведения и др. продолжают сущ-ть как прежние фонд-ли.

Если при изменении границ админ.-тер-х единиц (губерний, округов, областей) сохраняются входившие в них более мелкие деления (районы, сельсоветы и т.п.), то их органы власти и управления продолжают свою дея­т-ть как единые фонд-ли.

На хрон-е рамки деят-ти фонд-лей не влияют переименования, награждения орденами, при­своения почетных наименований, изменения структуры, под­ведомственности и местонахождения учреждений.

После определения фондовой принадлежности документов и их хрон-х границ каждому АФ при­сваивается офиц-е название (полное и сокращенное) со­ответствующего фонд-ля со всеми его переименова­ниями в хрон-й послед-ти.

12.Класіфікацыя дакументаў ў межах архіўнага фонду- их группировка и расположение в фонде. Она опред-ся исторически сложившейся структурой фонд-ля, хар-м его деят-ти, составом и содержанием документации. Клас-й единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объед-х общим призна­ком, и заключенных в отдельную обложку.

Основы организации фонда закладываются еще до его по­ступления в гос-й архив. В процессе делопроиз­водства документы формируются в единицы хранения в со­ответствии с номенклатурой дел. Затем документальный фонд учреждения поступает в ведомственный архив, где из него формируют АФ для последующей передачи на го­с-е хранение.

В гос-х архивах с уже сложившейся документа­цией классификация АФ проводится только при переработке описей и обработке личных фондов.

Клас-я док-в АФ состоит из 2 этапов: 1) создание единиц хранения, родственных по со­держанию, авторству, времени или др. признакам; 2) расположение их в фонде на основе схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда является основанием для внутр. организации АФ и закрепляется описью дел фонда.

При разработке схем систематизации прим-ся признаки группировки дел:

-структурный в соответствии со структурой учреждения; -хрон-й (по периодам и датам деят-ти уч­реждения); -функц-й, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деят-ти уч­реждения, тем или вопросов, которых касается содержание до­кументов); -номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов); -корреспондентский (по учр-м и лицам, в резуль­тате переписки с кот. образовались документы); -географ-й - в соотв-и с опред-ми тер­рит-ми, населенными пунктами и др. Географ-ми понятиями, с кот. связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты; -авторский (по названиям учр-й или фамилиям лиц, кот. явл. авторами документов).

Не все из переч-х признаков имеют одинаковое значение. Ведущими классиф-ми признака­ми -, хар-ные для всех материалов АФ. На их основе в схеме систематизации создают­ся общие, самые крупные гр. и подгр. дел. Выбор ведущих признаков класс-ции обусловливается хар-ром деят-ти фонд-теля, его организац-й стр-й,-объмом, составом, содержанием докуметов, особенностями делопроизводства. Наиболее часто приме­няются структурный и хрон-й признаки, причем в совокупности. Их сочетание дает две разновидности схем сис­тематизации: хрон-ки-структурную и структурно-хрон-ю.

Хрон-ки-структ-я схема систематизации приме­няется, для класс-и дел фондов дейст­вующих учр-й, учитывая их дальнейшее пополнение. дела группируются по време­ни их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хрон-й группы — по структурным подразделениям

Структурно-хрон-я схема сист-ии прим-ся для класс-и дел учреждений, имеющих стабиль­ную стр-ру и уже прекративших свою деят-ть. дела сперва группируются по стр-м подразделениям, а внутри структур - по годам.

В качестве ведущих могут применяться и др. признаки. Для учреждений, не имеющих стр-х подразделений, ис­пользуются хрон.-номинальная или хрон.-функц-я схемы. В 1 схеме дела вначале располагаются по хронологии, внутри годовых разделов — по видам документов и их значимости.

При систематизации дел по хрон.-функц. схеме группировка вначале проводится по хронол-му признаку, а затем по функциям (видам, направлени­ям) деят-ти фонд-ля,

Схема систематизации не только устанавливает классифи­к-е группы, но и определяет порядок расположения дел в них. При этом учитываются виды, авторы, содержание, хрон-е рамки документов, их значимость, произв-я соподчиненность и взаимная связь. При расположении дел во внимание приняты значимость видов документов и авторов, соподчиненность учр-й.

Нередко в делопроизводстве учреждений в течение года об­разуется ряд однотипных дел.

При расположении дел по хронологии необходимо поме­щать вначале дела, имеющие полную датировку (число, месяц, год), затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец дела, датированные только годом, например 10 января 1921 г. (начальная дата дела); 29 марта 1921 г. (начальная дата дела); июль 1921 г. (начальная дата дела); 1921 г. (начальная дата де­ла). Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же на­чальную дату, первыми следует располагать дела, которые имеют более ранние конечные даты.

При систематизации однотипных дел, различ-ся лишь авторами, может использоваться алфавитный порядок распо­ложения.

При распределении дел по схемам систематизации необхо­димо иметь: - дела относятся к тому году, в кот. они начаты про­изв-м или в кот. поступили в данное учреждение из другого учр-я для продолжения делопр-м;

-планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на кот. или за который они составлены незави­симо от времени их составления; перспективные планы отно­сятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; -дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому под­разделению, в котором они были закончены делопроизводст­вом.

Работа по систематизации док-в фондов проводится в бел-х архивах г. о. карточным способом. Каждое дело описывается на карточке. указываются все необходимые элементы описания и ставится временный номер как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой класси­ф-й схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, распол-ся и нумеруются дела фонда.

Карточный способ избавляет архивистов от многократной раскладки дел по гр-м, подгр-м, экономит рабочее время и облегчает работу.