19. Навукова-даведачны апарат да дакументаў наф.

Документы, хранящиеся в гос-х архивах, содер­жат информацию, отражающую многогранный общ-й опыт. С каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатствам - система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, ка­талоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизиро­ванных информационно-поисковых систем (АИПС), создавае­мых на единых методологических и научно-метод-х основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах АФ, архива и НАФ Б. в целях всестороннего исполь­зования.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, %:

1. НАФ Б. — республиканский фондовый каталог Белкомархива;

2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;

3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталога и др.;

4. Отдельное дело и документ - каталоги, обзор фонда, внутр. опись, заверительная надпись и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня ком­плексов % на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы фондов (страны в целом, области, района), общеархивные справочники и АИПС - по­иск документов по материалам конкр-го архива в целом, межфондовые справочники и АИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива, пофондовые справочни­ки - поиск документов по материалам конкретного фонда.

Систему научно-справочного аппарата можно % и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА % на 2 гр.: 1) спр. по учету документов; 2) спр. по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются осн. справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К осн-м спр-м по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнит-м - книга поступле­ний, реестры описей и др.

К основным справочникам по содержанию - опи­си, путеводители и каталоги, к дополнительным - обзоры, указатели, справ-ки и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают осн-е структуры системы. Классификация справочников в соответствии с при­знаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структур­ное построение НАФ Б., определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС, расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соотв-и с их функциями дает возможность определить информационную нагрузку конкретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их взаимосвязь и взаимод-е в рамках СНСА.

Система научно-справ. аппарата должна отвечать требованиям:

• применение ко всем категориям документов, создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. позволяет обеспечить преемст­венность СНА ведомственных и гос-х архивов;

• унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

- взаимодополняемость справочников, позволяющая вос­полнить объективные недостатки одних справочников, обу­словленные локальными целями их создания, наличием других.

состав и кол-во справочни­ков, применяемых в архивах, различны. Для центр-х; ар­хивов они одни, для областных - другие, для ведом-х - третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и кол-ва хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технич-х возможностей. важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рацион-е выполнение всех видов работ с документами, гарантирова­ла их сохранность и интенсивное использование, а также со­держала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

При создании и развитии системы научно-справочного ап­парата применяется дифференцированный подход, - включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установ­ления очередности проведения работ. -позволяет добиться необходимого информ-го уровня архивных справочников без лишних затрат времени и средств.

Основой успеха - категорирование фондов. В зави­симости от научно-истор-й и информационной значимо­сти документов фондов, их хар-ра, интенсивности исполь­зования и степени сохранности фонды % на 3 категории.

К 1 - фонды, содержащие много­аспектную, разноплановую документную информацию, осве­щающие важнейшие стороны деят-ти общества и активно используемые.

2 - фонды, хранящие информа­цию, ограниченную рамками одного направления деят-сти или отдельной отраслью этого направления, и менее исполь­зуемые.

3 - фонды с менее ценной, ограни­ченной рамками одного вопроса или темы информацией и ис­пользуемые в осн-м в справочных целях.

В гос-х архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каж­дый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах докумен­тов фонда. В ее спец-х графах отражаются состав и со­стояние НСА, сведения об использовании документов. На об­ратной стороне дается информация о мерах по созданию и усоверш-ю научно-справочного аппарата: перечис­ляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов явл-ся основой для создания и усо­верш-я системы н-с аппарата к до­кументам архивов.