69. Методи та засоби інформаційного моделювання управлінських процесів та систем.

Ефективність застосування моделей залежить переважно від правильного використання відповідних методів та інструментів. Для вирішення складних завдань управління в різних галузях діяльності людини накопичений багатий досвід у цьому напрямі. Насамперед це стосується ділових процесів, процесів керування виробництвом тощо.

При моделюванні управлінської системи потрібно визначити такі параметри: склад і кількість функцій; розподіл функцій; рівень виконання функцій, рівень спеціалізації, кооперації, децентралізації і централізації виконання функцій; кількість рівнів управління; рівень дублювання функцій; рівень регламентування функцій; витрати на виконання функцій; тривалість виконання функцій та інше.

Інформація − сукупність відомостей і даних, необхідних для обґрунтування, вироблення, прийняття і виконання рішень по досягненню цілей і завдань організації. При моделюванні управлінської системи визначають: види, структура і об'єм інформації; рівень інформаційного забезпечення; періодичність надходження інформації; витрати на обробку інформації; схема інформаційних потоків; схема документообігу та інше.

70. Організація роботи з документами.

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформа¬ційно-пошукових систем з документами і контролю за їх вико-нанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Для встановлення єдиного порядку складаня документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

71. 73. Розробка програм діяльності підприємства

Основним завданням плану виробництва і реалізації продукції є максимальне задоволення потреб споживачів у високоякісній продукції, що випускається підприємством, за найкращого використання його ресурсів.

Кожне підприємство розробляє свою виробничу програму самостійно на основі:

- даних про попит на продукцію;

- портфеля замовлень на продукцію;

- державного замовлення;

- величини виробничої потужності;

- наявності ресурсів тощо.

Розробка виробничої програми підприємства в натуральному вираженні передбачає:

- визначення номенклатури й асортименту продукції, що буде випускатися;

- розрахунок обсягу поставок і виробництва окремих видів продукції у відповідних натуральних показниках;

- розподіл обсягу виробництва за календарними періодами року й обґрунтування планових обсягів виробництва продукції виробничою потужністю, матеріальними і трудовими ресурсами.

Виробнича програма повинна бути ретельно економічно обґрунтована, тобто узгоджена з величиною виробничої потужності підприємства, трудовими, матеріальними і фінансовими ресурсами. Важливою складовою планування виробничої програми є визначення потреби в сировині, матеріалах, паливі, електроенергії, кількості працівників.

72. Види та форми взаємовідносин адміністративної служби зі структурними підрозділами

Адміністративна служба - це підрозділ, який формує управлінскьий стиль, контролює та направляє всі служби в організаціх, нею створюється якісно-виконавча діяльність кадрового складу. Головна функціональна відповідальність адміністративної служби - це використання та удосконалення соціальних технологій, так як в її діях концентруються управлінські функції та створюється перспектива (безперервна модернізація служб) для розвитку. Головною роллю адміністративної служби є профілактична направленість своєї діяльності.

Адміністратор організації, керуючись нормативними актами, впроваджує прогресивні методи для досягнення розвитку компанії. В організаційних прагненнях служби діє професійна перепідготовка кадрів, виконується впровадження гнучкої системи стимулювання для досягнення «індексу людського потенціалу». Як будь-яка структура, адміністративна служба не може існувати ізольовано. Вона долучається до співпраці з іншими структурами, прагне збагатити власний досвід, вдосконалюючи профілактику негативних явищ.

В практиці адміністративної служби широко використовується обмін кадрами, пошук ефективних форм навчання службовців, використання конкурсів для удосконалення конкурентоздібності. Не ігноруючи загальні зібрання, адміністративна служба удосконалює систему управління через підрозділи, виконуючи аналіз їхньої роботи. Підлеглими адміністративної служби є інші підрозділи організації, об`єднання дій яких визначає обличчя компанії.

Організаційне регламентування визначає те, чим повинен займатися робітник управління та представлене положеннями про структурні підрозділи, які встановлюють задачі, функції, права, обов'язки та відповідальність підрозділів та служб організації та їх керівників. На основі положень складається штатний розклад цього підрозділу, організується його щоденна діяльність. Застосування положень дозволяє оцінювати результати діяльності структурного підрозділу, приймати рішення про моральне та матеріальне стимулювання його робітників.