35

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГОМЕЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. Ф. СКОРИНЫ

Практическое пособие

по курсу «Табличные процессоры (Excel)»

для слушателей ИПК и ПК

Гомель 2010

Введение 3

I. Рабочие таблицы в Excel. 4

1.1. Адреса, ячейки и ссылки 4

1.2. Формулы и функции 6

II. Окно рабочей книги 8

2.1. Строка формул 8

2.2. Функциональные клавиши 8

III. Ввод и редактирование данных 10

3.1. Ввод чисел и текста 10

3.2. Редактирование данных 15

3.3 Упражнение . 15

VI. Создание таблицы 17

4.1. Проектирование таблицы 17

4.2. Построение формул 18

4.3. Форматирование таблицы 20

4.3. Упражнение . 24

V. Построение диаграмм 26

5.1. Выбор типа диаграммы 28

5.2. Редактирование диаграммы 29

5.3. Упражнение 29

VI. Вывод рабочей книги на печать 31

6.1. Установка параметров 31

6.2. Печать 32

6.3. Упражнение . 32

Рекомендуемая литература 34

Предметный указатель 35

Введение

Практическое пособие по курсу «Табличные процессоры (Excel)» рассчитано на пользователей, знакомых с основами работы в операционной системе Windows95/2000. Это пособие позволяет освоить работу в Excel по вводу и редактированию данных, созданию таблиц, выполнению различных операций над ними, построению диаграмм.

Данное практическое пособие может быть полезно студентам экономических специальностей, сотрудникам бухгалтерий, планово-финансовых отделов, работникам тех сфер деятельности, где необходимо использование электронных таблиц.

Практическое пособие включает в себя шесть глав.

1. Рабочие таблицы в Excel. В этой главе рассказывается об основных элементах рабочей таблицы: строках, столбцах, листах, рабочих книгах, ячейках, адресах, ссылках, формулах, функциях.

2. Окно рабочей книги. Здесь рассказывается о наиболее важной части окна рабочей книги - строке формул. Также приводится список функциональных клавиш для работы с окном рабочей книги.

3. Ввод и редактирование данных. В этой главе описывается то, как создавать и модифицировать рабочую книгу, вводить, редакти-ровать и форматировать текст и числа.

4. Создание таблицы. В этой главе речь пойдет о том, как правильно проектировать таблицу, размещать текст и числа, вводить и копировать формулы.

5. Построение диаграмм. Здесь будет рассказано, как создавать диаграммы. Вы узнаете о типах диаграмм и как указать те данные, которые необходимо представить в диаграмме.

6. Вывод рабочей книги на печать. В данной главе рассказывается, как сделать установки параметров рабочей книги и вывести ее на печать.

В каждой главе содержится практическое упражнение по данному разделу.

Надеемся, что у вас хватит терпения прочесть все эти главы и выполнить все предложенные упражнения. Тем самым, вы значительно расширите возможности своей работы в операционной системе Windows 95.

I. Рабочие таблицы в Excel.

Microsoft Excel является самым функциональным и простым в освоении и применении программным продуктом. Основной принцип работы в Excel - это создание рабочих таблиц, выполнение различных операций над ними, создание диаграмм и использование баз данных.

Рабочие таблицы и файлы

Рабочая таблица в Excel является таблицей с большим количеством столбцов. Excel располагает до 255 листов, каждый из которых разделен на 256 столбцов и 16 384 строк. В каждом столбце может помещаться от 0 до 255 символов. Рабочие таблицы Excel предназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах.

Рабочие таблицы Excel хранятся на жестком диске компьютера в файлах, которые называются рабочими книгами (или просто книгами). Рабочая книга является файлом, содержащим таблицы. Рабочая книга создается в оперативной памяти компьютера. После того, как вы выключите компьютер, вся информация, которая находилась в оперативной памяти, будет потеряна, поэтому вам следует сохранить рабочую книгу на жестком диске, чтобы иметь возможность работать с ней в дальнейшем. Файл, который был сохранен на жестком диске, всегда можно снова загрузить в Excel, просмотреть, изменить и снова сохранить.

Строки, столбцы и листы

Если обычная таблица состоит из строк и столбцов, то в Excel она состоит из строк, столбцов и листов. Такая структура приемлема для выполнения финансового анализа. Для примера можно представить себе финансовый отчет какой-либо компании, созданный в Excel. В каждой строке фигурирует определенная сумма — доход или расход. Каждый столбец представляет определенный период времени — месяцы или кварталы, а каждый лист содержит информацию по определенному подразделению компании: магазинам, заводам, ведомствам, отделам. Просуммировав значения содержимого ячеек по столбцам, вы получите общую сумму прибыли от продаж различных товаров за определенный период времени; просуммировав значения содержимого ячеек по строкам, вы получите общую сумму прибыли от продажи каждого отдельного товара за весь период времени. Сумма данных на всех листах даст общую прибыль, полученную компанией от продажи всех товаров всеми подразделениями за весь период времени.

Горизонтальные строки и вертикальные столбцы составляют двумерную таблицу, а листы добавляют третью составляющую. Строки нумеруются от 1 до 16 384, столбцы обозначаются от A до IV (вначале от А до Z, затем от АА до АZ, затем от ВА до ВZ и так вплоть до IV). Листам присваиваются имена Лист1, Лист2, Лист255 или любые другие имена, состоящие не более чем из 31 символа.