Довідкова інформація

При вивченні першого питання «Організація діловодства на підприємстві» студенту слід усвідомити, що діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством - створенням, прийомом-передачею, зберіганням, обробкою документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. В процесі вивчення другого питання «Робота з документами, які надходять на підприємство», студент повинен засвоїти, що керівникові для розгляду та прийняття рішення слідує передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять. Вивчення третього питання «Робота з документами власного архіву керівника» передбачає засвоєння студентом офіційних документів, що стосуються діяльності підприємства, що відносяться до архівного фонду підприємства, їх зберігають в його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління. При вивченні четвертого питання «Контроль за станом документаційного забезпечення управління» студенту необхідно усвідомити, що з метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни та документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

Семінарське заняття 11

Організація діловодства.

Обробка текстових матеріалів

Питання для обговорення

1. Загальна характеристика процесів діловодства:

- Поняття процесів діловодства;

- Стандартизація;

- Уніфікація.

2. Робота з документами:

- Етапи роботи з документами;

- Опрацювання документів.

3. Автоматизація процесів діловодства на підприємстві:

- Напрямки автоматизації процесів діловодства на підприємстві;

- Сучасні програмні засоби автоматизації процесів діловодства на підприємстві.

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться на семінарському занятті).

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти в періодичних виданнях):

1. Опишіть напрямки роботи з документами власного архіву керівника.

2. Опишіть етапи та напрямки контролю за станом документаційного забезпечення управління.

Дайте відповідь на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ

1. Які існують організаційні форми діловодства?

а) основна , допоміжна, спеціальна;

б) централізована, децентралізована, спеціальна;

в) централізована, децентралізована, змішана.

2. Як називається форма діловодства, яка застосовується у великих організаціях з великим документообігом і передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро?

а) централізована;

б) змішана;

в)спеціальна;

3. Як називається форма діловодства, яка найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування, при цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне зберігання їх, формування справ) виконують структурні підрозділи?

а) централізована

б) змішана;

в)децентралізована;

4. Як називається форма діловодства, яка передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані?

а) централізована

б) децентралізована;

в)змішана;

5. Основними вимогами до раціональної організації документообігу на підприємствах є (виберіть вірні варіанти):

а) виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

б) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

в) додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Г) всі відповіді вірні.

6. Стандартизація - це:

а) спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа;

б) встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування;

в) удосконалення діловодства і документообігу.

7. До основних напрямків удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах входять (виберіть вірні варіанти):

а) стандартизація;

б) уніфікація тексту документів;

в) використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки;

г) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача.

8. Трафарет – це:

а) спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу;

б ) спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа;

в) спосіб уніфікації, який дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію.

9. Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до (виберіть вірний варіант):

а) власного архіву керівника;

б) структурних підрозділів;

в) архівного фонду підприємства .

10. До якої групи документів власного архіву належать інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошториси, договори, доповіді?

а) авторський;

б) тематичний;

в)номінальний;

г) географічний.

11. До якої групи документів власного архіву належать документи міністерства і об’єднання, НДІ, КБ, проектних і громадських організацій, власні документи та ін.?

а) авторський;

б) тематичний;

в)номінальний;

г) географічний

12. Основною функцією діловодства підрозділів і працівників є (виберіть вірні варіанти):

а) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

б) додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати;

в) організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення;

13. З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно (виберіть вірні варіанти):

а) визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

б) розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

в) перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

г) визначати потребу у реєстрації документів.

д) всі відповіді вірні.

14. Що передбачає ефективне використання власного архіву керівника?

а) додержання виконавської дисципліни, наявність і використання номенклатури справ;

б) наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління;

в) раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження.

15. Діловодство - це :

а) створення, приймання-передавання, зберігання, опрацювання документів;

б) основна функція управління;

в) обробка інформації, пов’язаної з управлінською діяльністю.