Довідкова інформація

При вивченні першого питання «Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів» студенту слід з’ясувати , що керівники підприємств та підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кадрові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи. Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), що забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них відносяться: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові та пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін. У процесі вивчення другого питання «Оформлення документації по особовому складу» студенту слід запам'ятати, що основні документи, що утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу , особисті картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін.

Семінарське заняття 10 Складання та оформлення документів Питання для обговорення

1.Класифікація та оформлення організаційно-розпорядчої документації:

- Групи організаційно-розпорядчої документації;

- Протокол;

- Статут;

- Інша організаційно-розпорядча документація.

2.Оформлення документації по особовому складу:

- Документація з особового складу;

- Порядок ведення документації по особовому складу;

- Відповідальні особи за документацію по особовому складу.

3. Вимоги до складання та оформлення документів:

- Особливості складання документів;

- Особливості оформлення документів.

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться на семінарському занятті).

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти в періодичних виданнях):

1. Підготуйте наказ про призначення на посаду бухгалтера з дотриманням усіх реквізитів.

2. Виконайте прийом і звільнення з посади менеджера з продажу. Оформіть документально дані дії.

Дайте відповідь на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ

1. Акт - це:

а) офіційний документ, складений групою посадових осіб у підтвердження виявлених ними фактів;

б) форма вираження законності та юридичної сили документа;

в) управлінський документ.

2. Доповідна записка - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурні підрозділи про явища і факти, що мали місце, про виконану роботу, ситуації, що склалася, та ін.

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб.

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

3. Інструкція - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконаної роботи, ситуації, що склалася, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відношення установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

4. Пояснювальна записка - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали міс ¬ то, виконаної роботи, ситуації, що склалася, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

5. Лист - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконаної роботи, що склалася ситуацію, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого;

г) один з основних засобів зв'язку між громадянами, установами, організаціями та підприємствами.

6. Супровідний лист - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання надісланих їм документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

7. Лист-підтвердження - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання надісланих їм документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, в

зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

8. Лист-нагадування - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

9. Положення - це:

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів та посадових осіб, що визначають підпорядкованість їх функції, завдання, обов'язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) заключна частина протоколу засідання колегіального органа (зборів, правління, президії) та ін;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується в практиці управління.

10. Постанова - це:

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, що визначають підпорядкованість їх функції, завдання, обов'язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) документи, що видаються Кабінетом Міністрів України, державними комітетами і комісіями, це заключна частина протоколу засідання колегіального органу;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується в практиці управління.