Питання для самостійного вивчення

З структурного підрозділу документи надходять керівникам на підпис в трьох примірниках: один піде на адресу, другий повернеться до підрозділу, третій залишиться у секретаря або в канцелярії. Третій примірник потрібен для підстраховки. Адміністратор не переконаний, що другий примірник швидко буде виявлено у справах структурного підрозділу, тому його теж залишає у секретаря. Правильний такий підхід?

Для засвоєння матеріалу з питань самостійної роботи слід скористатися літературними джерелами, періодичними виданнями та ресурсами Internet, наведеними нижче. Відповіді на питання повинні бути представлені у вигляді короткого конспекту (можна у вигляді схем).

Література: 11; 12; 13; 14; 15; 16; 22, с. 198-229; 23, с. 118-136; 30, с. 45-64.

Тема 8. Складання та оформлення документів

Ця тема визначає класифікацію та оформлення організаційно-розпорядчої документації. Документування діяльності колегіальних органів. Постанови і рішення колегіальних органів Складання протоколів. Види актів. Оформлення документації по особовому складу. Документування процесу прийому на роботу, звільнення з роботи або переведення на іншу посаду (ділянку)оформлення документації з господарської діяльності. Документація зовнішньоекономічної діяльності.

Для розгляду даної теми вам необхідно прослухати лекцію 11 на тему «Складання і оформлення документів» і законспектувати основні питання лекції:

1. Класифікація та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

2. Оформлення документації по особовому складу.

3. Вимоги до складання та оформлення документів

Підготуватися до семінарського заняття 9, для чого розробити основні літературні джерела і підготуватися до розгляду питань для обговорення; опрацювати додаткові літературні джерела та підготувати питання для самостійного вивчення; виконати практичні завдання з теми; підготуватися до тестування по темі і виконати завдання для самостійної роботи.

Під час роботи на семінарському занятті вам необхідно взяти участь в обговоренні основних питань і звернути увагу на те, що ключовими аспектами теми є: класифікація та формування організаційно-розпорядчої документації, документування діяльності колегіальних органів, постанови та рішення колегіальних органів, складання протоколів, види актів, оформлення документації по особовому складу, документування процесу прийому на роботу, звільнення з роботи або переведення на іншу посаду (ділянку), оформлення документації по господарській діяльності, документування зовнішньоекономічної діяльності.

Контроль знань з теми буде проводитися відповідно до встановленого порядку і критеріями оцінки знань студентів як за обговорення основних питань, доповнень, питань для самостійного вивчення та за виконання практичних завдань, завдань для самостійної роботи (як під час семінарського заняття, так і за окремим графіком під час консультацій), так і за результатами заключного тестування по темі під час семінарського заняття.

За результатами вивчення теми студенти повинні

Знати: що являє собою класифікація та оформлення організаційно-розпорядчої документації, документування діяльності колегіальних органів, постанови та рішення колегіальних органів, складання протоколів, види актів. - Вміти: здійснювати оформлення документації по особовому складу, документування процесу прийому на роботу, звільнення з роботи або переведення на іншу посаду (ділянку), оформлення документації з господарської діяльності, документування зовнішньоекономічної діяльності.

Термінологічний словник

Акт - офіційний документ, складений групою посадових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Анкета - це спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять в документ заздалегідь, а другу (відповіді) заповнює автор при створенні документа.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, про виконану роботу, ситуації, що склалася, та ін.

Доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника за проханням керівника, в деяких випадках - з ініціативи підпорядкованого.

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту.

Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглого, що стосується змісту і результатів їх діяльності.