Довідкова інформація

В процесі вивчення першого питання «Сутність та види управлінських документів» студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, отримувати, передавати і обробляти її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. При вивченні другого питання «Системи документації в управлінні. Процеси документування »студент повинен усвідомити, що документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів. В процесі вивчення третього питання «Адміністративний етикет» студенту необхідно запам'ятати, що психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітникові спокійно і переконливо пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то він не піде по інстанціях з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».

Семінарське заняття 8 Документування в управлінні Питання для обговорення

1. Роль і місце документальної інформації в управлінні:

- Поняття документальної інформації;

- Поняття документа;

- Види документів;

- Строки зберігання документів.

2. Системи документації:

- Документаційне забезпечення;

- Документування.

3. Основні вимоги до документів:

- Реквізити;

- Оформлення документів.

4. Етикет службового листа:

- Адміністративний етикет;

- Помилки при оформленні документів.

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться на семінарському занятті).

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти в періодичних виданнях):

1. Складіть посадову інструкцію для секретаря керівника великого підприємства у відповідності з наступними пунктами:

- Найменування відділу;

- Назва посади;

- Вимоги до освіти;

- Вимоги до досвіду роботи;

- Перелік виконуваних функцій;

- Вимоги до професійних якостей;

- Права та обов'язки.

Дайте відповідь на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ

1. Що означає поняття управлінський документ:

а) це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється з метою управління та відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії;

б) документи на паперовій основі;

в) статут підприємства.

2. Як класифікуються управлінські документи за видами діяльності:

а) організаційно-розпорядчі, документи з фінансово-розрахунковим питань, документи по постачальницько-збутових питань, документи з особового складу;

б) прості і складні;

в) термінові, нетермінові;

г) звичайні, для службового користування, секретні.

3. Як класифікуються управлінські документи за походженням:

а) прості, складні;

б) офіційні, особисті;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;