Методичні рекомендації до вивченню модуля 2. Основні види діяльності менеджера

Тема 7. Документування в управлінні

Ця тема визначає роль і місце документальної інформації в управлінні. Види документів. Системи документації. Процеси документування: підготовка, узгодження, оформлення, виготовлення документів. Поняття формуляра. Основні реквізити документів, їх розміщення. Бланки документів, варіанти їх оформлення.

Основні вимоги до документів

Для розгляду даної теми вам необхідно прослухати лекцію 10 на тему «Документування в управлінні» і законспектувати основні питання лекції:

1. Роль і місце документальної інформації в управлінні.

2. Системи документації.

3. Основні вимоги до документів.

4. Етикет службового листа

Підготуватися до семінарського заняття 8, для чого розробити основні літературні джерела і підготуватися до розгляду питань для обговорення; опрацювати додаткові літературні джерела та підготувати питання для самостійного вивчення; виконати практичні завдання з теми; підготуватися до тестування по темі і виконати завдання для самостійної роботи.

Під час роботи на семінарському занятті вам необхідно взяти участь в обговоренні основних питань і звернути увагу на те, що ключовими аспектами теми є: роль і місце документальної інформації в управлінні. Види документів. Системи документації. Процеси документування: підготовка, узгодження, оформлення, виготовлення документів. Поняття формуляра. Основні реквізити документів, їх розміщення. Бланки документів, варіанти їх оформлення. Основні вимоги до документів.

Контроль знань з теми буде проводитися відповідно до встановленого порядку і критеріями оцінки знань студентів як за обговорення основних питань, доповнень, питань для самостійного вивчення та за виконання практичних завдань, завдань для самостійної роботи (як під час семінарського заняття, так і по окремим графіком під час консультацій), так і за результатами заключного тестування по темі під час семінарського заняття.

За результатами вивчення теми студенти повинні

- Знати: що являє собою документальна інформація в управлінні, які є види документів, що таке системи документації, особливості процесів документування: підготовка, узгодження, оформлення, виготовлення документів, поняття формуляра, основні реквізити документів, їх розміщення, бланки документів, варіанти їх оформлення , основні вимоги до документів.

- Вміти: здійснювати документування управлінської інформації, чітко визначати систему документації, здійснювати оформлення документів згідно з правилами.

Термінологічний словник

Діловодство - це створення, прийом-передача, зберігання, обробка документів.

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

Стандартизація - це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності та розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

Трафарет - це спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пробілами, які заповнюють в процесі створення документа.

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється з метою управління та відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.