Довідкова інформація

В процесі вивчення першого питання «Класифікація видів робіт менеджера і методи вивчення втрат робочого часу», студент повинен звернути увагу на значення раціонального використання робочого часу, постійного удосконалення процесу його планування як властивості організованого керівника. При вивченні другого питання «Планування роботи менеджера» студенту слід звернути увагу на те, що будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за заздалегідь наміченим планом. В процесі вивчення четвертого питання «Вибір пріоритетних справ менеджера» студенту слід запам'ятати, що внаслідок значного перевищення обсягу функцій, покладених на керівника над його можливостями реалізувати ці функції, керівникам доводиться приймати рішення про вибір першочергових завдань і справ.

Семінарське заняття 5 Планування особистої роботи менеджера Питання для обговорення

1. Класифікація видів робіт менеджера і методи вивчення втрат робочого часу:

- Основні види робіт менеджера;

- Поняття робочого часу;

- Методи вивчення втрат робочого часу.

2. Планування роботи менеджера:

- Практичне значення планування робочого часу менеджера;

- Етапи планування робочого часу менеджера;

- Особливості планування роботи менеджера.

3. Методи, засоби і прийоми економії часу в управлінській роботі:

- Особливості робочого часу як ресурс;

- Методи економії часу в управлінській роботі.

4. Вибір пріоритетних справ менеджера:

- Принцип Парето;

- Метод АБВ - аналізу;

- Метод Ейзенхауера.

5. Делегування повноважень в діяльності менеджера:

- Стилі управління;

- Схема делегування.

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання і підсумкові тести.

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або приклади можна знайти в періодичних виданнях):

1. Розробіть план робочого дня менеджера з урахуванням втрат часу.

2. Керівник невеликого дослідного підприємства отримав кредит на придбання нового наукового обладнання. Але, сам він, не був фахівцем з обладнання. Чи доцільно в цьому випадку, делегувати право прийняти рішення про закупівлю нових моделей обладнання іншого фахівця? Яке рішення необхідно прийняти, якщо підлеглий не виконав вчасно це завдання?

Дайте відповідь на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ:

1. Мета - це:

а) те, до чого прагнуть, орієнтир, який намічено досягти;

б) свого роду виклик, який спонукає до дій;

в) конкретний стан певних характеристик підприємства, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких спрямована діяльність даного підприємства;

г) всі відповіді правильні.

2. Встановлення мети - це:

а) свідоме виконання своїх дій для її реалізації;

б) це постійний процес, оскільки в процесі діяльності менеджера може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни;

в) вихідна точка планування діяльності, побудови організаційних відносин, система мотивації, процесом контролю і оцінки результатів праці окремих співробітників, підрозділів і підприємства в цілому;

г) всі відповіді правильні.

3. Цілі менеджера повинні відповідати наступним вимогам:

а) повинні бути досяжними;

б) конкретні та вимірювані;

в) мати конкретний часовий горизонт;

г) бути узгодженими між собою.

4. Процес встановлення особистих цілей менеджера передбачає етапи:

а) визначення цілей;

б) аналіз можливостей досягнення поставлених цілей;

в) уточнення і конкретне формулювання цілей;

г) всі відповіді правильні.

5. Процес розробки плану особистої праці менеджера пропонує перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду; визначає витрати часу для виконання кожного виду роботи;

б) резерв часу для непередбачених справ, контроль зіставлення розрахованих витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу;

в) планування, забезпечення контролю за процесом діяльності підприємства;

г) менеджер складає план особистої роботи з виконання; внесення змін при реалізації.

6. Процес планування робочого часу включає наступні стадії:

а) складання переліку завдань, прийняття рішень по пріоритетах і делегування певних справ;

б) визначення витрат часу на виконання робіт, контроль (облік невиконаного);

в) резервування часу (у відношенні 60:40);

г) всі відповіді правильні.

7. За періодом планування розрізняють такі плани особистої праці менеджера:

а) планування часу (тижневі плани-графіки та щоденні графіки робочого дня);

б) центральна, найбільш трудомістка проблема періоду, яка повинна бути вирішена в його рамках; завдання, що виходять за його межі; завдання, до вирішення яких треба приступити; можливі труднощі;

в) рішення не більше 10 проблем, в тому числі не більш трьох першорядних, робота над якими здійснюється насамперед;

г) всі відповіді правильні.

8. Менеджер найчастіше може відкладати рішення складних завдань, які будуть обумовлені:

а) страхом перед можливою невдачею; перед особистої некомпетентністю з даного питання;

б) страхом перед великою тривалістю роботи; недостатньою привабливістю роботи; неясністю вигод, які принесе робота;

в) недостатністю наявної інформації; переконаністю марності роботи;

г) правильні відповіді відсутні.

9. Рекомендації менеджеру щодо раціоналізації витрат часу на проведення ділової наради:

а) майте попереднє думку з обговорюваного питання; починайте нараду в чітко призначений час, навіть якщо і не все ще з'явилися;

б) якщо відсутні працівники, відповідальні за питання, які розглядаються, з'ясуйте причину відсутності і перенесіть нараду. Проведіть з ними відповідну бесіду, якщо треба, накладіть стягнення;

в) домагайтеся в ході обговорення діловитості, направляйте суперечки в потрібне русло, стежте за регламентом, питання ставте перед усіма, або конкретно запропонуйте висловитись працівнику, думка якого дуже важливо;

г) виступаючи, будьте зосереджені, враховуйте склад, рівень і інтереси слухачів, володійте собою; підведіть підсумки, доручіть підготовку рішення чи сформулюйте програму подальшої роботи над проблемою, забезпечте наявність стенограми чи протоколу магнітофонного запису.

10. Виділяють такі інструменти планування особистої праці менеджера:

а) календар-тижневик; календарне планування;

б) щоденник особистої роботи; документообіг;

в) електронна записна книжка; довідник;

г) комп'ютерні системи організації праці.

11. Термін найбільшої працездатності залежить від наступних факторів:

а) складності та інтенсивності праці, здоров'я людини;

б) наявність телефону, автоматизованого пошуку інформації, принтера, захищеного паролем, персонального комп'ютера як інструменту підвищення особистої ефективності праці менеджера.

в) умов праці; соціально-економічних умов;

г) психологічного клімату в колективі; правильності перерв протягом робочого дня;

12. Планування контакту з підлеглими за цільовим вибору питань може здійснюватися у формах:

а) ділові наради;

б) збори акціонерів, збори трудового колективу;

в) диспетчерські наради;

г) для вирішення поточних складних виробничих завдань.

13. Функції керівника:

а) загальне керівництво діяльністю підприємства, координація дій підрозділів і служб;

б) робота з кадрами, визначення цілей і завдань діяльності, прийняття рішень;

в) вимагає від керівника високих ділових і особистих якостей;

г) представництво підприємства у відносинах з іншими організаціями, контроль над діями виконавців.

14. Основні причини перевантаження керівників вищого і середнього рівнів, і причини неефективного використання робочого часу:

а) низький рівень механізації праці в управлінні - 66%;

б) недостатня кваліфікація управлінського персоналу - 50%;

в) неорганізованість виробничих процесів - 32%;

г) надмірність і безсистемність роботи з документами і надходить кореспонденцією;

15. Практичне значення планування особистої роботи менеджера полягає в наступному:

а) вирішує конкретну задачу і спрямований на кінцеві цілі управлінської діяльності, дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей;

б) полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей, виявляє і встановлює зони потенційних проблем;

в) є основою для контролю, визначає потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини;

г) всі відповіді правильні.

16. Визначення пріоритетності завдань дозволяє менеджеру:

а) починати роботу по найважливіших справах і концентрувати свою увагу тільки на них;

б) концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання; вилучити справи, які можуть виконати інші;

в) в кінці планового періоду закінчити вирішення найважливіших питань;

г) працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями; не залишати невиконаними посильні завдання.

17. Умови делегування повноважень:

а) проблема, що вимагає рішення, зрозуміла працівникові;

б) завдання передаються частинами, внаслідок чого втрачається уявлення про обсяг робіт;

в) завдання передається тільки одному робітникові;

г) кінцеві результати роботи працівника використовуються його керівником анонімно або в особистих цілях.

18. Найбільш доцільно використовувати делегування у наступних ситуаціях:

а) керівник бачить і розуміє, що підлеглий може виконати певну роботу краще;

б) зайнятість не дозволяє керівникові самому вирішити проблеми;

в) розширюється обсяг функцій і завдань, які виконує організація;

г) правильні відповіді відсутні.

19. Реалізація принципу делегування повноважень має такі переваги:

а) у підлеглих розвиваються ініціатива, підприємливість, бажання самостійно працювати, вони намагаються оволодіти навичками творчої діяльності;

б) керівник звільняється від виконання другорядних, рутинних робіт;

в) керівник намагається сприяти зростанню професійної майстерності підлеглих;

г) правильні відповіді відсутні.

20. Переваги та недоліки методу делегування повноважень з точки зору керівника (знайдіть пару відповідностей недоліків і переваг, наприклад: а / я, або в / г):

Недоліки	Переваги
а) отримавши самостійність, робітники будуть працювати з повною віддачею майстерності, а хто ні	а) робітники не будуть працювати з повною віддачею
б) робітники ще не готові до такої роботи	б) відразу буде видно, хто хоче і може підвищувати свою кваліфікацію
в) розшириться коло обов'язків працівників у прояві їх ініціативи	в) потрібен час, щоб привчити робітників до роботи
г) робітники не захочуть брати на себе зайву відповідальність	г) психологічні бар'єри долаються в самому процесі делегування