5. Застосування функції автоматичного фільтрування
Для того щоб викликати функцію автофільтра, необхідно помістити вказівник комірки всередину списку та виконати команду меню Данные => Фильтр => Автофильтр. При цьому поряд з назвами полів з'являться кнопки розкриття списку, який дозволяє встановити критерії фільтрування (Рис. 2).
Після встановлення автофільтру у ролі критерію можна застосовувати вміст будь-якої комірки стовпця. Для цього потрібно розгорнути список біля заголовку таблиці та вибрати (клацнувши правою кнопкою миші) по елементу списку. Після цього на екрані залишаться лише записи, які задовольняють вибраному критерію, а в рядку стану висвітлиться кількість відфільтрованих записів. Стрілка на кнопці випадного списку біля назви поля, на яке накладена умова, змінить колір з чорної на синю.
За допомогою елемента (Первые 10) можна вивести на екран 10 записів з найбільшими або найменшими числовими значеннями. Після вибору цього елемента відкривається діалогове вікно (мал. 3.8), в якому можна змінити кількість записів. Які повинні відобразитися, задати, які записи повинні виводитись (максимальні :чи мінімальні), а також встановити числове чи процентне обмеження на кількість виведених на екран записів.
Відбір записів можна продовжувати, додаючи критерії в інших стовпцях. При цьому усі вибрані умови будуть зв'язані між собою логічним "І".
Функція автофільтр дозволяє створювати користувачеві свій автофільтр. Цю можливість надає програма при виборі елемента (Условие...). При цьому відкривається діалогове вікно (мал. 3.8), в якому можна створити комплексні умови, об'єднавши їх за допомогою логічних операторів "І" та "АБО". Наприклад, якщо потрібно відобразити записи працівників, прізвища яких і знаходяться в діапазоні літер А-Д, то потрібно задати умови: больше А и меньше Д. При цьому не має значення, в якому регістрі ви введете початкові літери діапазону.
Елемент випадного списку (Все) дозволяє знову відобразити усі значення поля (тобто відмінити фільтр). Для відміни фільтрів також можна використати команду меню Данные => Фильтр = > Отобразить все.
6. Застосування розширеного фільтру
Основою розширеного фільтру є діапазон умов, який повинен складатися щонайменше з двох рядків. Його потрібно розмістити над або під таблицею даних. Якщо може виникнути потреба збільшення списку, то таблицю з критеріями потрібно розміщувати над списком. Для цього на початку таблиці варто залишити декілька порожніх рядків, в перший з яких скопіювати заголовки стовпців списку. У всіх випадках, крім створення умов з формулами, тобто крім обчислювальних умов, заголовки діапазону повинні точно співпадати з заголовками стовпців таблиці даних.
У комірки під відповідними заголовками, записують відповідні умови. Для об'єднання критеріїв за допомогою логічного оператора "І" їх потрібно записувати в одному рядку.
Якщо ж умови повинні бути об'єднані логічним "АБО", то критерії записуються у різних рядках.
Зауваження. Якщо множина критеріїв складається лише з декількох полів, то необов'язково копіювати усі заголовки стовпців, а можна скопіювати лише ті, які братимуть учать у фільтруванні.
При створенні текстових умов потрібно пам'ятати про таке:
• одна літера в умові означає, що належить вибрати записи, які починаються з цієї літери;
• символи порівняння > та < означають, що треба знайти всі записи, які знаходяться за алфавітом після (>) або перед (<) введеним текстовим значенням;
• формула ="=text" означає, що необхідно знайти записи, які точно співпадають з послідовністю символів text.
• при створенні умов можна використовувати символи шаблону.
Обчислювальні умови відрізняються від звичайних умов з символами порівняння тим, що дозволяють використовувати значення, які отримуються в результаті обчислень за формулами. Наприклад, для того щоб відобразити на екрані лише записи тих працівників, оклад яких перевищує 250 грн., достатньо ввести умову на поле Оклад у вигляді виразу >250. Якщо ж потрібно вивести записи усіх працівників, у яких оклад перевищує середнє значення окладу по підприємству, то без обчислення цього середнього значення не обійтися.
При створенні обчислювальних полів потрібно пам'ятати такі правила:
А: заголовок над обчислювальною умовою повинен відрізнятися від будь-якого заголовку стовпця списку; він може бути порожнім або містити будь-який текст;
В: посилання на комірки, які знаходяться за межами списку мають бути абсолютними;
С: посилання на комірки, які знаходяться в списку повинні бути відносними.
Якщо користувач часто використовує фільтрування відповідно до створених критеріїв, то діапазону умов варто присвоїти якесь ім'я.
Після того як створено таблицю критеріїв, необхідно виконати команду меню Данные => Фильтр => Расширенный фильтр. При цьому відкриється діалогове вікно Расширенный фильтр (Рис. 7).
Рис. 7. Діалогове вікно розширеного фільтру
У ньому потрібно вказати, де будуть розміщені відфільтровані записи: або на місці існуючої таблиці (як у випадку функції автофільтру), або в іншому місці робочого аркуша. Якщо Ви виберете опцію скопировать результат в другое место, то в полі Поместить результат в диапазон потрібно вказати адресу комірки, починаючи з якої буде заповнюватись новостворений список відфільтрованих даних.
Зауваження. При створенні нової таблиці з вибраних результатів фільтрування записів необхідно пам'ятати, що вся інформація, яка , може опинитися в діапазоні нової таблиці, буде знищена і її не можна буде вже відновити.
Якщо вказівник комірки знаходився в довільному місці списку, то в полі Исходный диапазон будуть знаходитись адреси діапазону списку. Якщо ж це поле порожнє, то заповнити його можна адресами, виділивши комірки, які потрібно фільтрувати, за допомогою миші.
Так само можна задати діапазон умов у відповідному полі діалогового вікна. Якщо ж умови знаходяться в діапазоні, якому присвоєно ім'я, то це значно полегшить встановлення параметрів функції фільтрування.
Зауваження. При заданні діапазону критеріїв потрібно виділяти лише непорожні рядки, оскільки незаповнений рядок інтерпретується програмою як критерій, пов'язаний з іншими логічним - "АБО". Якщо діапазон критеріїв містить порожній рядок (який відповідає будь-якому значенню), то у результаті буде виведений увесь список.
Ввімкнена опція Только уникальные записи діалогового вікна Расширенный фильтр дозволяє усунути з відфільтрованого списку всі записи, які мають повторення. Дія цієї опції полягає в тому, що на відфільтрований список накладається ще один фільтр, який ховає рядки, що повторюються (ця опція є доступна лише у випадку, коли результат пошуку повинен розміститися у іншому місці аркуша).
Наприклад. для того щоб вивести на екран записи доцентів кафедри ММЕКТ та асис-тенів кафедри ГН (див. табл. на мал. 3.1), необхідно створити таблицю критеріїв у вигляді, запропонованому на мал. 3.11. Така таблиця може знаходитись безпосередньо після списку або над ним.
Завантаживши функцію розширеного фільтра, необхідно належним чином заповнити поля діалогового вікна (мал. 3.12). У результаті виконання дій отримаємо зображення, яке показано на мал. 3.13.
