2. Сортування даних
При роботи з великими масивами часто потрібно виконувати сортування даних по певних полях. При сортуванні порожні комірки розміщуються завжди в кінці списку. Для того щоб. сортування проводилось правильно, необхідно вказати поля, які будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими.
Програма дозволяє сортувати список за трьома стовпцями одночасно. Якщо виникає потреба у сортуванні більше як по трьох стовпцях, можна виконати декілька послідовних сортувань по меншій кількості стовпців. При цьому потрібно сортувати спочатку на найменш важливому стовпці, потім повторити сортування по стовпцю наступного ступеня важливості і т.д.
Сортувати можна як числові, так і текстові поля. При цьому текстові поля сортуються в алфавітному або у зворотному до нього порядку, а числові поля - або за зростанням, або за спаданням значень. Сортування за полями, які містять дату та час, будуть проводитись правильно лише тоді, коли вони представлені у відповідному форматі Дата/час. Якщо Вам потрібно сортувати за одним полем, то можна використовувати кнопки ая та яа панелі інструментів, якщо ж сортуватимете по декількох полях (двох або трьох), скористайтесь послідовністю команд, меню Данные => Сортировка.
З
а
замовчуванням виконується сортування
рядків списку. Проте програма дозволяє
сортувати і стовпці (поля) списку. Також
передбачена можливість створення
користувачем свого порядку сортування.
При сортуванні потрібно уважно ставитись до комірок, в, яких є формули. При сортуванні рядків посилання на інші комірки, які знаходяться у тому ж рядку, залишаться правильними і після сортування. Якщо ж у формулі є посилання на інші рядки, то ці посилання після сортування будуть невідповідними. Аналогічна ситуація виникне при сортуванні стовпців: якщо у формулі є посилання на інший стовпець, то після сортування вони будуть помилковими.
Щоб уникнути помилок при сортуванні списків, які містять формули, потрібно дотримуватися таких рекомендацій:
у формулах, які залежать від комірок, розміщених за межами списку, можна використовувати лише абсолютні посилання;
при сортуванні рядків (стовпців) потрібно уникати застосування формул, які посилаються на комірки, що знаходяться в інших рядках (стовпцях). Інколи трапляється, що після сортування списку користувач отримує не зовсім те, що очікував. Тому перед сортуванням рекомендується зберегти резервну копію робочої книги.
3. Фільтрування списків
Фільтри, які використовуються в Excel 2000, значно спрощують процес введення та знищення записів зі списку, а також процес пошуку інформації. Перевага застосування фільтрів у порівнянні зі застосуванням форм полягає в тому, що результат запиту можна скопіювати в окреме місце таблиці та зразу ж використовувати для обчислень. При фільтрації записи, які не відповідають вказаній умові, ховаються, проте послідовність їх розміщення залишається таких, який була в списку перед фільтруванням. Відфільтровані записи можна використовувати для розміщення в інших місцях робочого аркуша.
До засобів фільтрування належать функції Автофільтр та Розширений фільтр. Рис. 2.
Автофільтр дозволяє виводити на робочому аркуші не весь список, а лише ті записи, які відповідають встановленим умовам. Ця функція часто використовується при друці потрібних даних. Умови (критерії фільтрування) вибираються з випадного списку, який знаходиться на кожному полі після включення команди Автофільтрування. Умови можна накладати як на одне поле, так і на всі одразу. При цьому критерій, який накладається на якесь поле, може складатися з двох частин, об'єднаних логічними операціями И (And) та ИЛИ (Or). При об'єднанні умов за допомогою логічного "І" будуть виводитись записи, які задовольняють одночасно обидва критерії. Якщо ж умови об'єднані логічним "АЛЕ", то будуть виводитись записи, які задовольняють хоча б один із критеріїв. Створюючи критерії фільтрації, можна використовувати шаблони символів (* та ?).
Рис. 2. Виділений діапазон комірок з функцією Автофільтр
У результаті виконання команди автофільтру на екрані залишаться лише записи, які задовольняють усі встановлені користувачем критерії. Інші записи будуть заховані. Їх можна буде відобразити знову на екрані після виключення роботи фільтру. Відфільтровану таблицю можна вставити в довільне місце робочого аркуша для подальшої роботи.
Команда Расширенный фильтр, на відміну від команди Автофильтр, дозволяє:
задавати умови для декількох полів, з'єднані логічним оператором "АБО";
задавати три і більше умови для конкретного поля з використанням принаймні одного логічного "АБО";
задавати умови, які містять обчислення.
При використанні розширеного фільтру, критерії фільтрації задають безпосередньо на робочому аркуші. Перевага цього способу полягає в тому, що користувач завжди може змінити критерії пошуку, оскільки вони утворюють окрему таблицю, яку . можна редагувати відомими засобами.
У результаті виконання розширеного фільтру результат можна скопіювати в інше місце робочої книги або залишити на старому місці списку, заховавши при цьому непотрібні записи; (аналогічно як після виконання функції Автофільтру).
При створенні критеріїв потрібно пам'ятати, що умови діапазону умов, які записано в одному рядку, сприймаються такими, що об'єднані логічними "І", а записи різних рядків об'єднані логічним "АЛЕ". У комірки з умовами, при потребі, можна вводити оператори порівняння та формули.
Зауваження. Знак "=" (дорівнює) при створенні критеріїв не використовується, оскільки у цьому випадку програма розумітиме створений критерій як формулу і при введенні його тексту повідомить про помилку.