Лабораторна робота №4 Тема: Робота з таблицями баз даних в excel 2000
Створення та редагування таблиці бази даних в Excel 2000
Сортування даних
Фільтрування списків
Функції баз даних
Мета роботи: навчитися створювати та редагувати бази даних в табличному процесорі EXCEL, вміти працювати з функціями бази даних.
1. Створення та редагування таблиці бази даних в Excel 2000
Організована у спеціальний спосіб сукупність даних називають базою даних. Інформація в базах даних зберігається в рядках та колонках так само, як і в електронній таблиці. Тому логічно, що електронні таблиці можна використовувати для роботи з базами даних. При цьому рядки називатимемо записами, а колонки - полями, а саму базу даних - списком.
При роботі з великими базами даних використовують спеціальні програми, які називаються системами керування базами даних (СКБД). Програма Excel 2000 містить функції, які дозволяють обробляти великі таблиці даних. Тому можна вважати цю програму СКБД. Функції, які працюють з базами даних, називаються функціями списку.
Програма автоматично розпізнає списки. Якщо Ви хочете працювати з функціями списку, то достатньо помістити вказівник миші в довільну комірку всередині списку.
Зауваження. Функції списку не можна застосувати для несуміжних комірок.
При автоматичному визначенні списку ознакою його закінчення є порожній рядок. Не рекомендується створювати декілька списків на одному аркуші, а також розміщувати формули та діаграми поруч зі списком, оскільки після використання функції автоматичної фільтрації такі об'єкти можуть зникнути.
Після введення даних користувач отримає таблицю, наприклад таку, як показано на Рис.. 1
При роботі зі списками важливою є інформація про назви полів. Цей рядок повинен передувати списку записів. Назва кожного поля не повинна повторюватись і перевищувати 255 символів (для зручності назви полів повинні бути якомога коротші).
Перед початком заповнення таблиці потрібно належним чином відформатувати комірки полів.
Рис. 1 Таблиця даних
Вводити, змінювати та знищувати записи у списки можна, вводячи інформацію з клавіатури у відповідні комірки та використовуючи відповідні клавіші. Програма Excel 2000 дозволяє виконувати ці операції за допомогою спеціального діалогового вікна, так званої форми списку. Крім редагування та створення нових записів, форма дозволяє здійснювати пошук записів, які відповідають певній умові (критерію пошуку).
Для створення критерію пошуку даних можна використовувати два символи шаблонів, а саме "*" (який замінює будь-яку кількість символів) та "?" (замінює один символ), а також логічні оператори порівняння: " =", ">", "<", ">=", "<=", "<>". Пошук можна здійснювати одночасно по декількох полях.
Якщо Ви формуєте список, який містить значення, котрі повторюються, можна використовувати функцію Автозаповнення.
Програма Excel 2000 дозволяє користувачу задати параметри введення даних, а саме допустимий тип даних чи діапазон дозволених числових значень. Також можна вказати перелік дозволених для введення текстових значень, який буде висвітлюватися у вигляді випадного списку при переході до відповідної комірки. Крім можливостей накладання обмежень на введення, програма дозволяє створювати повідомлення для користувача, які висвітлюватимуться при введенні нових даних та при появі помилок у процесі заповнення таблиці. Усі ці операції можна задати за допомогою команди меню Данные => Проверка.