11. Знищення інформації
Якщо дані введено в комірку неправильно, то їх можна вилучити одним із таких способів:
натисніть клавішу [Delete] або [Backspace];
у контекстному меню виділеного фрагменту виберіть команду Очистить содержимое;
у меню Правка виберіть команду Очистить => Содержимое.
За допомогою команди Очистить меню Правка можна знищувати не лише інформацію, а і формати даних (інформація при цьому залишиться). Для цього потрібно вибрати в команді Правка => Очистить одну з опцій:
Форматы (це знищить лише формати даних, а саму інформацію залишить);
Содержимое (це знищить дані в комірці);
Примечания (це знищить примітку до комірки);
Все (це повністю очистить комірки: дані, їх формати та примітки).
12. Форматування даних
В Excel 2000 числовим значенням по замовчуванню присвоюється формат Общий. Значення у цьому форматі відображаються у тому вигляді, в якому вони введені з клавіатури. Якщо формат невідомий для програми, то таке значення розуміється програмою як текст.
Задати відповідний формат комірці (чи діапазону комірок) можна на вкладці Число діалогового вікна Формат ячеек (мал. 5), яке відкриється після виконання команди меню Формат => Ячейки; виконання команди Формат ячеек контекстного меню виділеного діапазону; натискання комбінації клавіш [Ctrl+1].
Рис. 5. Діалогове вікно Формат ячеек( вкладка Число)
Після вибору категорії та типу на вкладці число натисніть кнопку ОК. Діапазону виділених комірок буде присвоєно певний формат.
Зауваження. У програмі існує можливість форматування комірок за допомогою відповідних кнопок панелі формат).
Знищення встановленого формату: виділити комірку діапазон комірок, вибрати в меню Правка команду Очистить =>Форматы.
Щоб скопіювати атрибути форматування в комірку діапазон комірок, потрібно встановити курсор в одній з відформотованих комірок, активізувати кнопку Формат по образцу на стандартній панелі інструментів (вказівник мишки перетвориться на білий хрестик з пензликом), перетягнути вказівник миші по всіх комірках, які потрібно відформатувати так само.
Інструмент Формат по образцу можна використовувати для відновлення стандартного формату в комірках (діапазонах).
Автоформатування. У програмі Excel 2000 передбачена можливість автоматичного форматування створеної таблиці (команда меню Формат => Автоформат). У розпорядженні користувача велика кількість готових форматів, які включають наступні параметри форматування: формат даних, шрифт, вирівнювання, рамки, узори, розміри рядків та стовпців. У розділі Образец відобразиться приклад таблиці із вказаним стилем форматування. При натисканні кнопки Параметры в нижній частині вікна з'являться додаткові опції, що встановлюють, які саме параметри форматування прийняти для таблиці.
Застосовувати можливість автоматичного форматування можна і до виділених діапазонів.
13. Оформлення таблиць
Зміна розмірів рядків та стовпців. У Excel 2000 не можна змінити розміру однієї або декількох виділених комірок. Програма дозволяє змінювати лише ширину цілого стовпця або цілого рядка. Змінювати ці параметри найзручніше за допомогою миші: помістіть вказівник миші між двома заголовками стовпця (чи рядка) так, щоб він прийняв форму двонапрямленої стрілки; перемістіть, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, межу стовпця (чи рядка) у потрібному напрямку. Як тільки Ви відпустите ліву кнопку миші, нова величина зафіксується.
Якщо користувачеві потрібно встановити конкретну ширину стовпця, то необхідно вибрати команду меню Формат => Столбец => Ширина та в діалоговому вікні Ширина столбца, яке відкривається, ввести потрібну ширину.
Програма може сама вибрати оптимальну ширину стовпця. Для цього скористайтесь командою Формат => Столбец => Автоподбор ширины, яка встановить ширину стовпчиків відповідно до вмісту їх комірок (аналогічний результат досягається подвійним натисканням лівої кнопки миші на правій межі заголовка стовпчика).
Висота рядків аналогічно налаштовуються за допомогою команд Формат => Строка => Высота та Формат => Строка Автоподбор высоты.
Ховання та відображення захованих стовпців та рядків. Інколи виникає потреба тимчасово заховати певні рядки колонки. Завдяки можливості програми ховати стовпці та рядків, користувач може відмінити відображення секретної інформації також покращити наочність таблиці, виводячи на екран лише важливі дані. Захована інформація на друк не виводиться.
Для того щоб заховати стовпчик чи рядок, його потрібно виділити, вибрати команду меню Формат => Столбец (Строка Скрыть, а для цілого аркуша—команду Формат => Лист => Скрыть.
Щоб відновити відображення стовпчика чи рядка, виділіть дві суміжні комірки сусідніх рядків чи стовпців та виберіть команду Отобразить у відповідному підменю меню Формат.
Для відображення захованого аркуша виберіть послідовність команд меню Формат ==> Лист => Отобразить. У діалоговому вікні Ввод на экран скрытого листа відображаються імена захованих аркушів робочої книги. Після виділення імені і натиснення кнопки ОК аркуш знову з'являється на екрані.
Заховати і відновити відображення робочої книги дозволяють команди Скрыть та Отобразить з меню Окно.
Додавання комірок, рядків або стовпців. Іноді потрібно вставити дані всередину створеної вже таблиці. Для цього використовують команду меню Вставка, яка дозволяє додавати комірки, стовпці та рядки. Будь-яка вставка комірки веде до зміщення даних: вниз - у стовпці, вправо - у рядку.
Для вставки комірки або діапазону комірок виділіть комірки, на місці яких потрібно вставити нові (кількість виділених комірок повинна відповідати кількості вставлених); виберіть пункт меню Вставка => Ячейки; у діалоговому вікні Добавление ячеек встановіть потрібну Вам опцію та натисніть кнопку ОК.
Для того щоб додати рядок або стовпчик, виділіть комірку зліва від якої вставляється стовпчик, або над якою вставляється (якщо потрібно вставити декілька рядків або стовпців, виділіть необхідну кількість рядків або стовпців). Виберіть в меню Вставка команду Строки (чи Столбцы). Вставлені рядки та стовпці будуть мати той сам формат, що і виділені.
Щоб вставити в таблицю порожній стовпець, рядок, діапазон суміжних стовпців або суміжних рядків, спочатку потрібно відмітити область, перед якою відбувається вставка, потім вибрати в меню Вставка відповідну команду: або Строка, або Столбец.
Вставку можна робити за допомогою контекстного меню. У цьому випадку слід вибрати команду Добавить ячейки. В процесі вставки комірок на екрані виникне діалогове вікно Добавление ячеек (мал. 1.8) для уточнення способу зміщення існуючих комірок.
Знищення (вилучення) комірок. Для того щоб знищити комірки або діапазон комірок разом з введеними в них даними, виділіть потрібний діапазон, виберіть команду меню Правка => Удалить, виберіть потрібну опцію у діалоговому вікні Удалить (мал. 1.9) та натисніть кнопку ОК.
Робота з аркушами. Для того щоб додати аркуш до робочої книги, виділіть аркуш, перед яким будете вставляти новий аркуш, відкрийте меню Вставка => Лист (новий робочий аркуш створюється перед активним). Щоб змінити послідовність розміщення робочих аркушів, досить, за технологією Drag and Drop, перетягнути ярличок відповідного аркуша на потрібне місце в списку.
Знищити непотрібний аркуш можна за допомогою команди меню Правка => Удалить лист (знищувати можна одночасно декілька аркушів, попередньо їх виділивши).
Контекстне меню аркуша дозволяє виконувати всі ці операції з аркушем. Окрім того, за допомогою контекстного меню можна перейменувати аркуш. Іменем робочого аркуша може бути будь - який набір (до 127) символів, однак бажано в імені використовувати лапки. Варто звернути увагу на те, що ім’я робочого аркуша має бути якомога коротшим, щоб зручніше б переходити з аркуша на аркуш.
Вирівнювання вмісту комірок. В Excel 2000 введені дані вирівнюються автоматично: текст — по лівій межі, числа — по правій.
Для того щоб змінити вирівнювання, необхідно задати, параметри вирівнювання для комірок. Ці параметри задаються вкладці Выравнивание вікна Формат ячеек (мал. 1,10). Програма дозволяє вирівнювати як по горизонталі, так і по вертикалі. Крім того, у табличному процесорі можна вводити дані в комірку під різними кутами. Розміщення задається в області Ориентация цієї ж вкладки вікна.
У результаті встановлення опції переносить по словам символи, які не будуть поміщатися в комірку, переносяться в наступний її рядок. Опція автоподбор ширины автоматично зменшить розмір шрифту в комірці, якщо ширина є недостатня для правильного відтворення даних. Якщо активізована опція объединение ячеек , то комірки виділеного перед цим діапазону об'єднаються в одну, а дані вирівняються відносно межі нової комірки. Адресою цієї об'єднаної комірки є адреса комірки, яка знаходиться в лівому верхньому куті діапазону.
Змінити спосіб вирівнювання в комірці або діапазоні можна також за допомогою наступних кнопок панелі інструментів Форматирование:
вирівнювання по лівому краю;
вирівнювання по центру;
вирівнювання по правому краю.
При необхідності відцентрувати текст в декількох стовпчиках можна скористатися кнопку Объединить и поместить в центре панелі форматування, виділивши попередньо потрібний діапазон комірок.
Підбір шрифту. При оформленні даних у таблиці важливо правильно вибрати шрифт. Це можна зробити на вкладці Шрифт вікна Формат ячеек. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його начерк, розмір, а також колір та спосіб підкреслення.
Змінити тип і розмір шрифту можна також за допомогою списків, що розкриваються: Шрифт і Размер шрифта панелі інструментів Форматирование. Кнопки відповідно ж к ч цієї панелі інструментів дозволяють змінити начерк тексту на потовщений, з нахилом і підкреслений. Колір шрифту, а також колір фону комірок можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование: Цвет шрифта А, Цвет заливки . Крім того, вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек, яке відкривається командою Формат => Ячейки, дозволяє додатково створювати ефект шрифту, надавати тексту або числам формат нижнього верхнього індексу.
Обрамлення. Для покращання візуального сприйняття таблиці Excel 2000 дозволяє. застосовувати різноманітні рамки, кольори та тіні. Усі потрібні параметри можна задати на вкладці Граница вікна Формат ячеек або за допомогою елементів списку Границы панелі форматування. Для того щоб застосувати відповідне оформлення таблиці, необхідно попередньо виділити діапазон комірок.
ці.