5. Створення робочих ділянок

Для того щоб створити робочу ділянку, тобто групу файлів (електронних таблиць), які використовуються у сукупності, необхідно:

• відкрити всі робочі книги, які потрібно об'єднати в робочу ділянку, і розмістити їх в такому порядку, в якому вони повинні відкриватись при завантаженні файла робочої ділянки;

• вибрати в пункті меню Файл команду Сохранить рабочую область;

• у вікні Сохранить рабочую область вкажіть ім'я файла робочої ділянки.

6. Збереження документа

Для того щоб записати створену робочу книгу в пам'ять комп'ютера, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Сохранить або піктограму збереження на стандартній панелі інструментів. Можна також скористатись комбінаціями клавіш [Ctrl +S] або [Shift+F12]. Якщо для файлу робочої книги ще не встановлено ім'я, то з'явиться діалогове вікно Сохранить как, у якому слід вказати папку та ім'я файлу робочої книги і натиснути кнопку Сохранить. Якщо ж у файл робочої книги ім'я вже встановлено, то дана команда лише перезапише зроблені у ньому зміни на диск, без виведення додаткових вікон.

У вікні Сохранить как можна вибрати командну кнопку Сервис вибрати команду Общие параметры..., яка відкриває однойменне діалогове вікно для встановлення додатково параметрів запису файлу на диск, а саме:

• поле пароль для открытия файла дозволяє з допомогою паролю відкрити та переглянути вміст робочої книги;

• опція Всегда создавать резервную копию встановлює режим, за якого в разі запису на диск нової версії файлу робочої книги, попередня копія записується в bak-файл;

• опція Рекомендовать доступ только для чтения забороняє майбутньому редагувати даний файл, тобто в дану робочу книгу неможливо буде внести зміни.

Інколи виникає потреба змінити ім'я вже існуючого файлу робочої книги. Для цього в пункті меню Файл потрібно вибрати команду Сохранить как... або натиснути функціональну клавішу [F12]. При цьому з'являється діалогове вікно Сохранить как, якому потрібно вказати нове ім'я файлу.

Для того щоб закрити файл робочої книги, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Закрыть або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+F4]. Якщо при цьому в робочій книзі зроблено зміни які не збережені на диску, то при закритті вікна програма перепитує, чи записати ці зміни на диск.

Для встановлення режиму автоматичного збереження змін у файлі потрібно активізувати команду Автосохранение меню Сервис. У діалоговому вікні, що відкриється, потрібно задати опцію Сохранять каждые ... минут і вказати час в хвилинах через який буде відбуватись автоматичне збереження змін документі. В розділі Сохранять рабочие книги необхідно встановити одну з опцій автозапису:

• Только активную - режим автозапису лише для активі робочої книги;

• Все активные - режим автозапису для всіх відкритих робочих книг.

Якщо задати опцію Запрашивать разрешение, то перед кожним автоматичним записом робочої книги на диск програма перепитує про його необхідність

7. Відкриття існуючих документів

Для того щоб відкрити створену раніше робочу книгу, потрібно вибрати в пункті меню Файл команду Открыть або активізувати піктограму на панелі інструментів Стандартная. Можна також скористатись комбінацією клавіш [Ctrl+О]. У будь-якому випадку відкривається стандартне для Windows-програм діалогове вікно Открыть, де слід вибрати відповідну папку, а в ній - потрібний файл робочої книги. Список який відкривається кнопкою (Представления) в правій частині діалогового вікна Открыть дозволяє задати режим представлення піктограм у діалоговому вікні.

Якщо потрібно відкрити робочу книгу, з якою користувач недавно працював, то її ім'я можна вибрати зі списку останніх використовуваних файлів, який знаходиться в нижній частині спадного меню Файл.