9. Форматування та редагування таблиць
Під форматуванням електронних таблиць розуміють форматування комірок та діапазонів (присвоєння коміркам форматів даних, вибір висоти рядків та ширини рядків, додавання та знищення комірок та діапазонів, обрамлення комірок різними лініями, заповнення комірок узором чи кольором) та форматування інформації, яка заноситься в таблицю (підбір шрифту, його розміру, кольору, вибір способу вирівнювання).
Параметри форматування комірок можна встановлювати окремо для кожної комірки, адже в них можна вводити різну інформацію. При роботі з даними табличний процесор Excel оперує різними форматами
Опис цих форматів подано у Рис. 3
Відколи з'явились перші програми для обробки електронних таблиць, користувачі намагались скористатись найрізноманітнішими хитрощами для того, щоб надати електронній таблиці більш привабливого вигляду. Сучасні процесори електронних таблиць, в тому числі і Microsoft Excel, озброєні досить потужними засобами форматування, які дозволяють значно спростити для користувача це завдання.
Користувач може змінювати шрифти, кеглі, стилі, кольори символів та заливки комірок, розміщувати текст по горизонталі, вертикалі, змінювати висоту рядків та ширину стовпців, обводити комірки лініями різного типу, кольору, товщини.
В Excel не можна в довільний спосіб змінювати розміри окремих комірок, оскільки у цьому випадку дані змістяться в інші рядки або стовпці, тому змінити розміри комірки можна лише змінюючи висоту цілого рядка або ширину всього стовпця.
В Excel є великий набір піктограм панелі форматування для встановлення параметрів форматування комірок. Причому вигляд та призначення цих піктограм практично нічим не відрізняється від відповідних піктограм Microsoft Word.
В останніх версіях Excel з'явився дуже потужний і зручний засіб форматування цілої таблиці — Автоформат. У процесі автоматичного форматування програма розпізнає (за формулами), в яких комірках знаходяться результати обчислень, а в яких - дані, які використовуються в обчисленнях. На основі результатів аналізу вмісту комірок програма приймає рішення про те, які комірки форматувати. При автоформаті задаються різні лінії для рамки, параметри шрифтів, змінюється ширина стовпців.
Рис. 3 Формат комірок
Ще однією зручною можливістю швидкого форматування комірок в Excel є копіювання формату комірок (кнопка стандартної панелі інструментів), який дозволяє переносити Всі встановлені для однієї комірки параметри форматування на іншу комірку.
В Excel слід відрізняти поняття знищення вмісту комірок та знищення самих комірок. На перший погляд ці операції виглядають однаковими, але під час знищення вмісту комірок знищується лише інформація в них (формат, коментар), а самі комірки залишаються, тоді як при знищенні комірок - знищуються комірки разом з інформацією. Сусідні комірки знизу або справа переміщаються на місце знищених. При цьому адреси цих комірок також змінюються.
При вилученні цілих рядків, рядки, які знаходяться під ними, зсуваються вгору, а при вилученні стовпців - вліво. Важливо пам'ятати, що стовпці завжди вставляються ліворуч від виділеного, а рядки - над виділеним.
Існує багато способів копіювання та переміщення інформації в таблицях. Це можна здійснити через буфер обміну або за технологією Drug and Drop. Слід пам'ятати, що вміст комірки, в яку переносяться дані, автоматично знищується. Для того щоб уникнути цього, необхідно у те місце електронної таблиці, де вносяться дані, вставити порожні комірки.
Для копіювання чи перенесення вмісту поточного робочого аркуша в іншу робочу книгу або на інший робочий аркуш використовується копіювання аркушів.
Якщо Вам потрібно скопіювати не всю інформацію з комірки (зміст та форму), а якісь окремі елементи (значення, формати, примітки, ширину стовпця, формули тощо), програма дозволить це зробити за допомогою команди Специальная вставка. Ця команда передбачає можливість транспонування таблиці.
Програма Excel дозволяє застосовувати функцію автозаповнення, яка автоматично заповнює комірки діапазону елементами з існуючих списків (дні тижня, місяці року). Користувач може сам створити довільний список. Окрім послідовностей текстової інформації, табличний процесор дозволяє здійснювати заповнення діапазонів комірок членами арифметичної та геометричної прогресії. У цьому випадку користувачеві достатньо ввести лише перший член прогресії та відповідний коефіцієнт. Функція Автозаповнення дозволяє заповнювати комірки, які мають однакові число значення.