3. Согласно ст.152 Трудового кодекса рб отпуска оформляются приказом, распоряжением, решением или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Источниками правового регулирования отношений по оформлению предоставления отпусков и связанных с ними отношений (помимо актов, регламентирующих общее делопроизводство по составлению организационно-распорядительных документов) является ТК, в особенности глава и другие НПА.

В 2004г. взамен СТБ 6.38-95 был утвержден Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Проведена большая работа по уточнению состава и содержания включенных в УСОРД подсистем.

На ее основе Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

- документация по созданию организации;

- документация по реорганизации организации;

- документация по ликвидации организации;

- документация по приватизации государственных организаций;

- документация по распорядительной деятельности организации;

- документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

- документация по приему на работу;

- документация по оформлению изменений трудовых отношений;

- документация по увольнению с работы;

- документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

- документация по оформлению поощрений;

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

- документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, уведомление, устав.

Проверка правильности составления приказа о предоставлении отпуска

В приказы о предоставлении трудовых отпусков необходимо включать (помимо общих реквизитов) следующие обязательные элементы:

1. продолжительность трудового отпуска в календарных днях с конкретизацией периода (например, «28 календарных дней с 01.11.2012 по 28.11.2012»);

2. указание на рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (в частности, «за рабочий год с 03.01.2012 по 02.01.2012»).

Напомним, что согласно ст.163 ТК рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу. В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время, а также периоды, которые к нему приравниваются в соответствии с законодательством, коллективным договором или соглашением (ст.164 ТК);

3. график трудовых отпусков или заявление работника (если отпуск предоставляется индивидуально по соглашению работника и нанимателя) в качестве основания для предоставления трудового отпуска. Графики трудовых отпусков:

- должны быть утверждены на каждый календарный год не позднее 5 января, если иные сроки не согласованы с профсоюзом (ч.II ст. 168 ТК РБ),

- обязательно должны быть доведены до сведения всех работников,

- необходимо, чтобы была соблюдена предусмотренная графиком очередность предоставления отпусков (все изменения должны быть согласованы между нанимателем и работником, что можно отследить в соответствующих заявлениях и приказах).

Целесообразно отдельным пунктом приказа обязать бухгалтерию выплатить средний заработок работнику за период трудового отпуска (так называемые отпускные) не позднее чем за два дня до начала отпуска (ст.176 ТК).