Сортировка данных
Сортировка - это расположение записей (строк в таблице) в порядке возрастания или убывания ключевого признака. Сортировка текстовых данных - не что иное, как расположение их по алфавиту. Сортировка очень часто используется при решении различных экономических задач. Обработка отсортированных массивов данных производится быстрее, чем неотсортированных.
Для сортировки удобно вначале скопировать таблицу в новое место (выделить таблицу и использовать кнопки на инструментальной панели копировать, вставить), затем выделить таблицу-копию вместе с названиями столбцов (именами полей). Затем подать команду меню Данные - Сортировка . В появившемся диалоговом окне “Сортировка” задать ключи (имена столбцов), по которым будет выполнена сортировка, вид сортировки (по убыванию, по возрастанию). Также следует указать, является ли первая строка названиями столбцов (опция “есть”). Затем щелкнуть по кнопке ОК.
EXCEL дает возможность проводить многоуровневую сортировку, т.е. сортировку по нескольким ключам (именам столбцов).
При выполнении сортировки данных (задание 6) и их фильтрации (задание 7) необходимо стремиться к тому, чтобы шапка таблицы состояла из одной строки (ключевая строка). Эта строка, содержащая имена полей, должна быть первой в таблице, причем записи в таблице должны начинаться сразу после нее. Если же шапка таблицы состоит из нескольких строк, то в качестве ключевой надо выбрать нижнюю строку, причем в каждой ее клетке должны быть данные типа текст, т.е. не должно быть пустых клеток, а содержимое всех клеток этой строки должно быть разное.
Задание 6. Создайте документ следующего вида (не менее 12 строк):
N п/п |
Фамилия И. О. |
Факультет |
Курс |
Группа |
Номер зачетной книжки |
1 |
Иванов А.А. |
ФКФ |
1 |
3 |
95032 |
2 |
Валиев А.Р. |
АПФ |
1 |
1 |
96342 |
3 |
Абрикосов О.Ф. |
ПЭФ |
2 |
2 |
96840 |
... |
... |
|
|
|
|
12 |
... |
|
|
|
|
Варианты задания 6.
1. Отсортируйте список по факультету, фамилиям, курсу.
2. Отсортируйте список по факультету, вторичная сортировка по фамилиям.
3. Отсортируйте список по факультету, вторичная сортировка по курсу.
4. Отсортируйте список по факультету, вторичная сортировка по номеру зачетной книжки.
8. Фильтрация данных
EXCEL дает возможность быстро и удобно обрабатывать табличные данные с помощью простого средства - автофильтра, позволяющего выделять в таблице строки, удовлетворяющие заданным критериям. Таким образом, с помощью EXCEL можно проводить операции, обычно «поручаемые» системам управления базами данных (СУБД). Рассмотрим действие автофильтра на примере таблицы из задания 6.
Для того, чтобы установить автофильтр, надо выделить область рабочего листа с таблицей, причем заголовки столбцов должны попасть в эту область. Затем выполнить команду меню Данные-Фильтр-Автофильтр. EXCEL преобразует строки - названия столбцов в имена полей, для которых вы можете задавать нужные критерии.
После выполнения этой команды около каждого названия столбца появится кнопка, на которой изображена стрелка, направленная вниз. После щелчка по этой кнопке открывается список, в котором представлены значения, принимаемые в этом столбце, а также опция “Настройка”. Например, если щелкнуть по кнопке около заголовка столбца Факультет, то можно увидеть перечисленные в столбце названия всех факультетов. Если щелкнуть по названию факультета, то в таблице будут отфильтрованы строки, соответствующие данному факультету.
Если же указать строку Настройка, то откроется диалог Пользовательский автофильтр, в котором можно указать соединение нескольких критериев. Можно задать критерии поиска для одного столбца, объединив их с помощью логического умножения (“И”), либо логического сложения (“ИЛИ”). Список условий содержит знаки “=“, “>“ , “<“ и т.п. (чтобы открыть этот список, щелкните по кнопке “ стрелка вниз”). Выберите необходимые условия по обоим критериям, соединив их с помощью “И”, либо “ИЛИ”. Можно задать критерии поиска одновременно для нескольких столбцов.
В условиях поиска можно задавать также шаблоны, в качестве которых выступают знаки “*” и “?”. Вопросительный знак используется вместо одного любого символа, звездочка - вместо нескольких любых символов. Например, если задать условие поиска по номеру зачетной книжки “=95*”, то через фильтр пройдут строки, соответствующие студентам, у которых номер зачетной книжки начинается с “95”.
При создании шапок таблиц необходимо учесть замечание относительно числа строк, сделанное в разделе 7.
Для расчета промежуточных результатов (например, сумм, относящихся к каким-либо категориям объектов) необходимо:
- отсортировать таблицу по столбцу, промежуточные суммы для которого вы хотите получить (в варианте 2 - по “Наименованию”),
- выделить таблицу и при необходимости провести фильтрацию по заданным в условии критериям (расчет промежуточных итогов можно проводить как по исходной таблице, так и по отфильтрованной),
- выбрать в меню Данные пункт Итоги - откроется диалог “Промежуточные итоги”,
- выбрать необходимое имя столбца, вид функции (например - сумма),
- установить флажки “Заменить текущие итоги” и “Итоги под данными”,
- щелкнуть по кнопке ОК.
Расчеты промежуточных итогов по исходной и отфильтрованной таблицам производятся аналогичным образом.
Для отмены результатов расчета промежуточных итогов и возврата к исходной таблице выполнить Данные - Итоги - Убрать все.
Задание 7. Подготовьте документ, соответствующий Вашему варианту - оформите заголовок, “шапку”, заполните графы с исходными данными. Введите необходимые для расчетов формулы. Проведите фильтрацию данных согласно Вашему варианту.
Вариант 1. Создайте такую же таблицу, как в задании 6, введя не менее 25 строк. Проведите фильтрацию по критериям:
1. Все студенты факультета ФКФ.
2. Все студенты факультета ПЭФ.
3. Студенты с факультета ФКФ или АПФ.
4. Студенты, фамилии которых начинаются на букву “А”.
5. Все студенты с 1-го курса.
6. Студенты с факультетов ФКФ или АПФ, которые учатся на 2 курсе.
7. Студенты с факультета ФКФ, которые учатся в 1-й группе 1-го курса.
8. Студенты с факультетов ФКФ или АПФ, которые учатся на 1 или 2 курсах.
9. Студенты с факультетов ПЭФ или АПФ, которые учатся на 1 курсе в 1 группе.
10. Студенты, фамилии которых начинаются на букву “А”, со всех факультетов, кроме ФКФ, которые учатся на 1 или 2 курсах (использовать критерий “>< ФКФ”).
Вариант 2. Учет движения изделий и материалов на складе:
Наименование |
Тип |
Цена за ед. |
Он |
Приход |
Расход |
Ок |
Ок, руб. |
Двери, шт. |
1 |
58 |
120 |
68 |
45 |
143 |
|
Доски, кубм. |
1 |
45 |
50 |
56 |
86 |
20 |
|
Доски, кубм. |
2 |
33 |
20 |
34 |
0 |
54 |
|
Кирпич, пач. |
к |
56 |
50 |
54 |
28 |
76 |
|
Кирпич, пач. |
с |
38 |
20 |
23 |
0 |
43 |
|
Окна, шт. |
1 |
36 |
30 |
0 |
12 |
18 |
|
Окна, шт. |
2 |
44 |
80 |
0 |
56 |
24 |
|
Окна, шт. |
3 |
39 |
16 |
0 |
10 |
6 |
|
Плитка, пач. |
кер. |
28 |
66 |
0 |
0 |
66 |
|
Плитка, пач. |
облиц. |
44 |
115 |
79 |
120 |
74 |
|
Трубы, м |
1 |
24 |
100 |
68 |
76 |
92 |
|
Трубы, м |
2 |
24 |
10 |
90 |
0 |
100 |
|
Цемент, меш. |
500 |
66 |
100 |
32 |
0 |
132 |
|
В этой таблице Он - остаток материалов и изделий на начало периода, Ок - остаток на конец периода. Необходимо заполнить столбец Ок (руб) = Цена за ед. * Ок - стоимость остатка изделий и материалов в рублях (использовать процедуру копирования формул).
1.Выбрать записи (строки), по которым был только приход, и не было расхода.
2. Выбрать записи (строки), по которым был только расход, и не было прихода.
3. Для таблицы подсчитать промежуточные суммы по Ок (руб.) по видам изделий и материалов (трубы, окна, кирпич и т.д.), а также общую сумму по всей таблице.
4. Вставить в таблицу столбец Он (руб.), рассчитать эту величину, а затем подсчитать промежуточные суммы по Он (руб.) по видам изделий и материалов (трубы, окна, кирпич и т.д.), а также общую сумму по всей таблице.
5. Выбрать записи по всем видам окон и дверей, подсчитать промежуточные суммы по Ок (шт.) и Ок (руб.) по окнам и дверям, а также общую сумму по этим изделиям.
6. Выбрать записи по всем видам плитки и кирпича, подсчитать промежуточные суммы по Ок (руб.) по плитке и кирпичу, а также общую сумму по этим изделиям.
Выбрать изделия и материалы, для которых величина Ок (руб.) лежит в интервале от 3000 до 5000.
8. С помощью функции Средн подсчитать среднее значение Ок (руб.).
Вариант 3. Список студентов 1 курса _____группы _________ факультета:
|
|
|
|
Оценки в зимнюю сессию |
||
Фамилия И.О. |
Дата рожд. |
Пол |
Где проживает |
Политэк. |
В. мат-ка |
Технол. |
Иванова А..А. |
30.06.78 |
ж |
дом |
5 |
5 |
4 |
Валиев А.Р. |
1.01.79 |
м |
общ |
4 |
5 |
4 |
Владимиров С.К. |
22.12.77 |
м |
дом |
4 |
3 |
3 |
... |
|
|
|
|
|
|
Необходимо ввести в эту таблицу не менее 20 строк. Как видим, шапка таблицы должна состоять из двух строк. В качестве ключевой строки следует выбрать нижнюю (вторую) строку. Поэтому заголовки 1-го - 4-го столбцов следует расположить в этой строке.
По данным этой таблицы надо:
1. Выбрать всех отличников.
2. Выбрать всех отличников - юношей.
3. Выбрать юношей, сдавших сессию без троек.
4. Выбрать девушек 1978 года рождения.
5. Выбрать юношей 1978 и 1979 годов рождения, проживающих в общежитии.
6. Сформировать список юношей по убыванию возраста.
7. Используя меню Данные - Итоги и функцию Средн найти средний балл по политэкономии.
Найти, сколько студентов сдали высшую математику на 5 (использовать пункт меню Данные - Фильтр, а затем к отфильтрованной таблице применить пункт меню Данные - Итоги и функцию Счет).
Вариант 4. Справочник автотранспортных средств:
|
|
Номер АТС
|
|
|
|
|
Владелец |
Дата приобрет.
ппппорпорпорпорпоррпппприприобрет. |
N |
Код области оообласти |
Марка |
Модель |
Цвет |
Иванов А.А |
11.01.95 |
А456ТР |
64 |
Жигули |
2109 |
зел |
Петров О.В. |
31.10.96 |
А568ПР |
64 |
Москвич |
2140 |
зел |
Сидоров М.А |
14.08.95 |
Б235ОП |
77 |
Жигули |
2108 |
красн |
Мельник А.А. |
18.10.96 |
В238ФВ |
64 |
Жигули |
2106 |
зел |
... |
|
|
|
|
|
|
Заполните 25 строк справочника на основе следующей информации:
Марка Модели
Жигули 2101, 2102, 2106, 2108, 2109
ГАЗ 21, 2410, 2411, 3102
Москвич 408, М2140, М2141
Владелец - Фамилия И.О. или наименование организации.
N АТС - номер (буква, три цифры, две буквы), код области - число от 1 до 99, например, Саратовская область - 64, Волгоградская область - 34, Москва - 77.
1. Выбрать все Жигули, приобретенные после 1.01.96г.
2. Выбрать Жигули и Москвичи. приобретенные в 1996 году.
3. Выбрать все Жигули, в номере которых первая цифра 4 или 1.
4. Выбрать все Саратовские машины красного цвета.
5. Выбрать все Москвичи зеленого цвета, приобретенные до 15.03.97.
6. Сколько всего в справочнике Жигулей, приобретенных после 1.01.96? (Использовать пункт меню Данные - Фильтр, а затем к отфильтрованной таблице применить пункт меню Данные - Итоги и функцию Счет).
Сколько всего в справочнике Жигулей, приобретенных в 1996 году? (См. пояснение к п. 6).