2.3. Технічне та правове забезпечення управління готелю
Для успішної роботи готелю, надання комплексу основних і додаткових послуг він повинен мати необхідне для експлуатації обладнання та інвентар (меблі, посуд, постільну білизну, килимові вироби, миючі засоби тощо), а також мати у своєму розпорядженні обладнання, що забезпечує комплекс комунальних послуг, обов'язковий для обслуговування проживаючих у готелі (опалення, освітлення, водопостачання). Отже, у процесі свого функціонування готелю потрібен цілий комплекс матеріальних і технічних засобів, а також такі ресурси, як паливо, вода та електроенергія.
Успішне вирішення цих питань покликана забезпечити служба матеріально-технічного забезпечення в готелі, що займається розрахунком потреб готелю в різних матеріалах, а також визначає джерела їхнього покриття. Завдання матеріально-технічного забезпечення готелю полягає у визначенні його потреби в матеріальних і технічних ресурсах, вишукуванні можливостей покриття цієї потреби, а також у проведенні контролю за правильним використанням матеріально-технічних ресурсів і сприяння в їхній економії. Усі ці функції виконує відділ матеріально-технічного забезпечення готелю. Планування матеріально-технічного забезпечення (постачання) готелів на сучасному етапі покликане вирішувати такі завдання:
1) забезпечення безперервності роботи готелю, що досягається шляхом правильної організації постачання матеріалів до нього у необхідній кількості та відповідної якості;
2) підвищення технічного рівня виробництва послуг, впровадження автоматизації, нових технологій, а також розширення асортименту додаткових послуг, що, у свою чергу, є найважливішим чинником збільшення прибутку готелю;
3) підвищення якості обслуговування шляхом закупівлі товарів високої якості для найбільш повного задоволення клієнта;
4) підвищення продуктивності праці;
5) економія матеріальних ресурсів;
6) спрямованість плану матеріально-технічного постачання на виконання плану прибутку.
Як уже відзначалося вище, план матеріально-технічного постачання готелю розробляється спеціальним відділом при бухгалтерії готелю, що містить у собі два основних підрозділи - з управління закупівлями та з управління складами. Перед ними ставляться такі завдання: організація контролю над постачанням в обсязі та асортименті згідно з укладеними договорами; дотримання нормативу і структури товарних запасів; знаходження шляхів зниження товарних втрат при збереженні і транспортуванні. Але слід зазначити, що найважливішим обов'язком цього відділу є розробка плану матеріально-технічного забезпечення готелю.
План МТЗ готелю є його матеріальним балансом, у якому зведені всі розрахунки потреби в матеріальних ресурсах, необхідних для забезпечення виробничого процесу (видаткова частина), наявність залишків на планований період, а також визначені джерела постачання (прибуткова частина). Основні показники плану МТЗ, а також зв'язок між ними можна відобразити таким рівнянням:
,
де:
– потреба в матеріальних ресурсах на
виробничо-експлуатаційні потреби;
– запаси нормовані;
– залишки
очікувані, тобто фактичні запаси, що
існують в готелі на якийсь визначений
період;
– економія;
– план
ввезення.
У лівій частині рівняння відображується загальна потреба в матеріальних ресурсах, у правій його частині - джерела покриття цієї потреби.
Процес розробки плану містить у собі такі етапи:
1) розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;
2) розрахунок норм запасів ресурсів, необхідних для безперебійного функціонування готелю, виходячи з існуючих потреб;
3) визначення джерел покриття потреби в матеріальних ресурсах, розробка плану ввезення матеріалів ззовні.
Зведений план матеріально-технічного постачання, що враховує загальну потребу в матеріалах для всіх потреб готельного підприємства, включаючи утворення запасів, а також джерела покриття потреби підприємства в матеріалах.
Щодо готелю «Софія» слід зазначити, що матеріальне забезпечення готелю знаходиться на високому рівні. Готель повністю забезпечений інвентарем, різноманітними матеріалами та сировиною для забезпечення нормальної роботи. Слід зауважити, що всі без виключення житлові номери готелю обладнанні високоякісним інвентарем.
Правове забезпечення готелю «Софія», як і інших готельних підприємствах сконцентроване на таких законах України: “Про туризм”; “Про ліцензування певних видів господарської діяльності”; “Про підприємництво”; “Про підприємство в Україні”; “Про господарські товариства”; “Про захист прав споживачів”; “Про страхування”; “Про рекламу”; “Про зовнішньоекономічну діяльність”; “Про аварійно-рятувальні служби” та інших нормативно-правових актів зазначених в Ліцензійних умовах.
Розділ ІІІ. Маркетингова діяльність готелю
На сьогодні необхідною складовою успіху будь-якого підприємства є вивчення ринку, а саме вивчення споживачів, конкурентів, умови функціонування, цін на товари та послуги та ін. В готелі «Софія» цією діяльністю займається відділ продажів та маркетингу. Даний відділ безпосередньо підпорядковується керівнику даного відділу, який вже в свою чергу підпорядковується управляючому готелю.
Начальник та працівники даного відділу повинні забезпечувати продаж основних (проживання та харчування) та додаткових послуг. До інших функцій відділу відносяться:
надання вичерпної інформації клієнтам про набір основних та додаткових послуг: порядок надання та форму оплати, їх якості та своєчасне виконання для мешканців, супроводжуючих осіб та учасників заходів, що проводяться в готелі.
своєчасна організація прийому замовлень бронювання на поселення гостей, груп, делегацій тощо, а також замовлень на конференц - та ресторанне обслуговування.
проведення попередніх переговорів з представниками замовника з питання розміщення гостей, надання необхідної інформації, ознайомлення з номерним фондом та з переліком додаткових послуг, що надаються для проживання гостей.
індивідуальна робота з клієнтами готелю, що спрямована на їх наступні приїзди до готелю, робота з базою постійних гостей.
організація додаткових послуг для проживання гостей, резервування місць та підтвердження бронювання, попереднє замовлення місць в ресторані, підготовка конференцій та надання гостям рекламного та інформаційно-довідкового матеріалу про готель в Києві
підтримання ділових контактів із замовниками
координація всієї роботи по наданню послуг та обслуговуванню гостей на основі взаємодії з усіма службами та підрозділами готелю.
професійна перепідготовка всіх співробітників відділу.
У відділі продажів та маркетингу працює 4 особи. Кожен працівник має свої права та обов’язки, які визначені посадовими інструкціями. Начальник відділу організовує, координує та контролює роботу відділу, також він має у своєму підпорядкуванні відділ бронювання, в якому працює 1 особа, 1 маркетолог і 1 працівник, який займається організацією конференцій, весіль та різноманітних подій в готелі «Софія».
Маркетингові дослідження, які проводить відділ маркетингу готелю «Софія» мають певну етапність своїх дій. Загалом етапів усього 5. Етапи 1 і 2 умовно можна назвати «аналізом ринку», оскільки вони проводяться силами самого готелю і основані на аналізі наявної внутрішньої інформації, а також інформації, отриманої з відкритих джерел. Наступні етапи проводяться із залученням зовнішніх компаній.
Розділ IV. Аналіз основних показників діяльності готелю