12. Отчет.

Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой и условиями отбора по необходимости. На базе такого запроса по общим правилам MS Accеss проектируют отчет, который позволяет:

- представить данные в удобной для чтения и алализа форме;

- сгруппировать записи с вычислениями итоговых и средних значений;

- включить в отчет и напечатать графические объекты.

Отчет можно создать по любой таблице не создавая запрос.

11. Содержание занятия.

11.1. Самостоятельная работа.

1. Включить компьютер. Дождаться полной загрузки ОС Windows.

2. Выполнить Пуск→Программы→Microsoft Access.

3. Получить задание у преподавателя и создать базу данных «Диспансеризация», для чего

3а) щелкнуть по команде «Новая база данных» и «ОК»,

3б) в окне «Файл новой базы данных» в поле «Имя файла» ввести имя базы данных «Диспансеризация»;

в) щелкнув по кнопке в поле «Папка» выполнить «Мои документы» - собственная папка –INFORMATIKA - RUS – TEMA_17 и щелкнуть по кнопке «Создать» окна «Файл новой базы данных».

4. Создать главную таблицу для базы данных «Диспансеризация» для чего:

4а) в поле «Объекты» щелкнуть по пункту «Таблицы» и щелкнуть по команде «Создание таблицы в режиме конструктора»;

4б) в появившемся окне создания макета таблицы указать:

Имя поля	Тип данных	Размер поля		Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код больного	Счетчик	Длинное целое		Код места жительства	Текстовой	1
Код пола	Числовой	Байт
Код специальности	Числовой	Байт		Код заболевания	Текстовый	3

4в) указать ключевое поле, для чего

4г) выделить первую строку макета таблицы: сначала щелкнув на имени поля «Код больного», затем щелкнув по черному треугольнику слева от этого имени;

4д) щелкнуть по значку ключа на панели инструментов.

4е) Для сохранения макета таблицы щелкнуть по пиктограмме «Сохранить» панели инструментов и в появившемся диалоговом окне вписать имя таблицы «Диспансеризация» и нажать кнопку «ОК».

4ж) Для заполнения таблицы создать «Форму», для чего:

4з) в поле «Объекты» щелкнуть по пункту «Формы» и дважды щелкнуть по команде «Создание формы с помощью мастера»;

4и) в диалоговом окне «Создание форм» в поле «Таблицы и запросы» установить название таблицы для которого создается форма, в данном случае «Диспансеризация»;

4к) так как для формы нужны все поля таблицы, щелкнуть по кнопкам «>>» и «Далее»;

4л) в следующем шаге диалогового окна «Создание форм» для выбора внешнего вида формы желательно выбрать команду «в один столбец» и щелкнуть по «Далее»;

4м) в следующем шаге диалогового окна «Создание форм» нужно выбрать стиль оформления формы из списка и нажать на кнопку «Далее»;

4н) в следующем шаге диалогового окна «Создание форм» нужно задать имя формы «Диспансеризация» и «Готово»;

4о) заполнить «Форму» по данным полученным у преподавателя, причем заполнять поле «Код больного» не нужно это будет выполнять «Счетчик», заполнив окна формы первой записью, нажать кнопку одиночной стрелкой вправо и заполнить вторую запись, так повторять до ввода всех данных для таблицы «Диспансеризация»;

4п) для сохранения формы нужно щелкнуть по пиктограмме «Сохранить» панели инструментов, при необходимости ввести имя формы и щелкнуть по кнопке «ОК»;

4р) результат можно увидеть щелкнув по пункту «Таблицы» поля «Объекты» и дважды щелкнув мышью по названию таблицы.