10. Создание Формы и заполнение таблицы.

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для него одну или несколько форм. Форма – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна записью таблицы. По структуре форма похожа на окно диалога. Для создания формы можно воспользоваться как услугами конструктора или Мастера. Форма создается для конкретной таблицы или запроса.

Для создания формы нужно выполнить серию стандартных шагов:

- В окне базы данных (рис. 3 или рис. 4) из списка объектов выделить Формы и в правом окне выбрать действие «Создание формы с помощью Мастера».

- В окне «Создание форм» (рис. 7) указать для какой таблицы или запроса создается форма, затем из списка доступных полей выбрать поля для формы, нажатием клавиши с изображения одной стрелки или всех доступных полей нажатием кнопки с изображением двойной стрелки и нажать кнопку «Далее».

- В следующей окне «Создание форм» выбрать вид формы в один столбец и нажать кнопку «Далее»..

- Указать стиль оформления формы из списка в следующем окне «Создания форм» и нажать кнопку «Далее»..

- Задав имя формы и нажав клавишу «Готово» в следующем окне «Создания форм» завершается подготовка Формы и появляется окно Формы, которое готово к вводу первой записи. Если в форме, имеется поле ввода с данными из другого окна формы, то это поле будет заполняться автоматически (рис. 8). При заполнении формы следует иметь в виду , что в ключевых полях одинаковых записей не может быть.

11. Запрос-выборка.

Запрос, в общем смысле этого слова, вопрос о данных.

Запрос-выборка (обычно называют запросом) – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица и формируется на основе фактических данных. При создании макета запроса нужно

1) указать из каких таблиц и какие поля нужно включить в запрос;

2) описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей;

3) описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей с одинаковыми кодами в одну);

4 ) указать условие отбора, т. е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи удовлетворяющие условию.

Для создания запроса-выборки нужно выполнить серию стандартных шагов:

- В окне базы данных (рис. 3 или рис. 4) из списка объектов выделить Запросы и в правом окне выбрать действие «Создание запроса с помощью конструктора». - Из списка окна «Добавление таблицы» указать таблицы из которых будут взяты поля для запроса и нажать клавишу «Добавить», затем закрыть это окно.. В верхней части окна запроса появится схема данных выбранных таблиц, с указанием связей и имен всех полей (рис. 9). В нижней части окна располагается бланк, который представляет собой макет таблицы. Столбцы этой таблицы соответствуют полям задаваемого запроса, а число строк переменно и зависит от состояния «Групповые операции» и «условия отбора».

- В макете таблицы щелкнуть по кнопке на строке «Поле» и выбрать из списка нужное названия поля или же выделить нужное поле из списка одной из добавленной таблицы и перенести в ячейку строки «Поле» и так повторить для всех ячеек строки «Поля».

- Можно в соответствующем поле указать условие сортировки и условие отбора.

- Закрыть окно запроса и дать название таблице запроса.

- Открыть файл запроса с указанным именем для просмотра результата запроса.