9. Создание макета таблицы и изменение его.

Д ля создания макета таблицы нужно в окне базы данных (рис. 3 или рис. 4) выбрать вкладку «Таблицы» и «Создание таблицы» в режиме конструктора, затем нажать кнопку «Создать». Появляется окно таблицы в режиме конструктора для создания макета таблицы и представляющий собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания и с бланком свойств в нижней части окна (рис. 5). Нужно произвести описание столбцов, т.е. создать макет таблицы. Для этой цели:

1) В столбце Поле или Имя поля набирается произвольное имя поля в соответствии с создаваемой таблицей, т.е. поставленной задачей.

2) В столбце Тип данных нужно показать тип данных для этого поля.

Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в ячейке с курсором появляется кнопка “Поля со списком” и в нижней части окна таблицы возникает бланк Свойства поля (рис. 5) (характеристик) данного поля.

Если щелкнуть по кнопке “Поле со списком” поля «Типа данных», то появляется раскрывающийся список Типа данных : текстовый, поле МЕМО, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле объекта OLE, гиперссылка –нужное можно выбрать из этого списка.

Бланк свойств представляет собой представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа – значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству (рис. 5).

П еречень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце «Тип данных». Большинство значений свойств принимается системой по умолчанию. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств можно изменить это значение из списка Поля со списком с значениями допустимыми только для данного случая.

В текстовое поле можно ввести текст или комбинацию текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы, длиной до 255 символов. Поэтому для текстового поля нужно указать размер поля – допустимую длину значения по количеству символов (1 или 2, или 3,…, или 20,…, или 30,…, или 40 и т. д. до 255 символов).

В поле МЕМО вводится длинный текст или числа, например, примечания или описания: длиной до 64 000 символов

Д ля числового поля нужно указать размер поля – формат представления (список которого можно получить щелкнув по кнопке, появляющейся в поле «Размер поля», рис. 6) :

- байт – допускает ввод чисел от 0 до 255;

- целое - допускает ввод чисел от -32768 до 32767;

- длинное целое - допускает ввод чисел от -2147483648 до 2147483647;

- одинарное с плавающей точкой – десятичное число простой точности от -3,402823Е-38 до 3,402823Е38, т.е. число мантисса которого содержит не более семи цифр затем ставится знак Е и целое число, представляющее степень десяти;

- двойное с плавающей точкой – десятичное число двойной точности от -1,79769313486231Е-308 до 1,79769313486231Е-308, т.е. число мантисса которого содержит не более пятнадцати цифр затем ставится знак Е и целое число, представляющее степень десяти.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат (список которого можно получить щелкнув по кнопке, появляющейся в поле «Формат поля»: полный формат даты – 19.06.1994 17:34, длинный формат даты – воскресенье, 19 июня 1994, средний формат даты – 19-июн-1994, краткий формат даты – 19.06.1994, длинный формат времени – 17:34:23, средний формат времени – 05:34, краткий формат времени – 17:34), чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные.

В поле типа данных логический вводится значения: Истина или Ложь, Да или Нет, Вкл или Выкл, т.е. одно из двух взваимоисключающих выражений.

Для типа данных денежный вводятся значения валют с указанием ранее оговоренных денежных единиц. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.

В поле OLE вводятся объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта.

Счетчик применяется для автоматической вставки последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.

В поле гиперссылки вводится путь к нужному документe.

В качестве значения свойства «Условие на значение» нужно указать правило верификации, условия которым должен удовлетворять значение данного поля, т.е. логическое выражение которое должно принимать значение «Истина» при вводе данного в это поле, например: >=1 And <=12, система признает ошибочным ввод в это поле любого значения менее 1 и более 12.

В следующем свойстве «Сообщение об ошибке» можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выведено системой, например, «Это значение недопустимо» или «Данное неверно», и т.д.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения допускаются) или «Нет» (пустые значения не допускаются).

В свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать «Да, совпадения не допускаются», если данное поле является ключевым полем.

Чтобы показать , что данное поле ключевое поле и является первичным ключом, то нужно щелкнуть по строке поля правой кнопкой мыши и щелкнуть по команде «Ключевое поле», либо выполнить Правка→Ключевое поле, либо щелкнуть по кнопке панели инструментов с пиктограммой ключа, либо Alt+П→Ю. При этом строка будет обозначен значком ключа.

Для изменения макета таблицы нужно выполнить следующие действия:

а) активизировать пункт «Таблицы» из списка Объекты;

б) выделить имя преобразуемой таблицы;

в) щелкнуть мышью по команде «Конструктор»;

г ) при появлении макета таблицы, щелкнув по пиктограмме с изображением ключа, снять значок ключевого поля,

д) теперь можно внести необходимые изменения в макет таблицы;

е) после завершения изменения в макете таблицы, снова установить ключевое поле и сохранить макет.