6. Кодирование информации.

Вместе с наименованиями (названиями) в ИС часто используются их цифровые или буквенные обозначения – коды (шифры). Применение кодов обусловлено тем, что во-первых, резко увеличивается объем вводимой информации (особенно если поле входит в несколько таблиц), так как названия могут быть длинными. Во-вторых, одно и то же название могут быть набраны по разному (например, областная больница, облбольница, областная больн.) и компьютер может запутаться.

Поэтому для многих полей вводят их цифровые или буквенные коды. Одновременно в базу данных включают таблицы, условно именуемые классификаторами (словарями, справочниками), в которых расшифровывают эти коды. Расшифровки используются при выдаче информации в удобочитаемой форме на печать или на экран дисплея.

Непременное условие корректности кода – его уникальность, т.е. данный код может принадлежать только данным, имеющим одно и то же значения.

Значность кода зависит от количества возможных значений данного. Так, национальность укладывается обычно в двузначный код, заказчики для больших предприятий в трехзначный или четырехзначный и т.п.

Какие данные и как следует кодировать? Это зависит от характера данных и от целей и возможностей разработчика.

7. Первичный ключ таблицы.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого определяет эту только эту запись.

Первичный ключ должен обладать следующими свойствами:

1) Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа.

2) Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалять из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

3) Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.

8. Субд Microsoft Access.

Назначение СУБД

•Легко и удобно работать с большими объемами информации

•осуществлять быстрый поиск и сортировку данных

•представлять данные в различных видах

•Вносить изменения в данные, добавлять, удалять записи, менять структуру базы

•обмениваться информацией с другими базами

•выводить на принтер или другие носители информацию из БД

•оформление почтовой корреспонденции, получение готовых форм различной отчетной документации

MS Access – это система управления реляционными базами данных и набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. С помощью MS Access можно провести следующие операции:

1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля.

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

СУБД Microsoft Access является приложением ОС Windows и запускается в работу как любая прикладная программа этой среды: Пуск→Программы→Microsoft Access. Общий вид окна Microsoft Access после запуска показан на рисунке 1. Для создания новой базы данных и открытия существующей базы данных нужно установить радиокнопку перед соответствующим распоряжением и нажать клавишу Ok.

О бъектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблица является базовым объектом. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом. Она помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют и печатают информацию.

Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т.п.).

Модуль – это программа, написанная на языке Access Basic или VBA (Access для Windows).

С каждым объектом работа производится в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1 ) оперативный режим – в окне решается задачи ИС, т.е. производится просматривание, изменения, выборка информации;

2) режим конструктора – создается или изменяется макет, структура объекта.

В файл базы данных входит еще один документ имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне создается, просматривается, изменяется и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Если создается новая база данных, то в окне MS Access, показанной на рисунке 1, надо установить радиокнопку перед командой «Новая база данных» окно (рис. 1), где нужно указать имя создаваемой базы данных и щелкнуть по кнопке Создать. Появится окно базы данных для создания объектов новой базы данных (рис. 3). В окне базы данных имеются три командные кнопки (Открыть, Конструктор, Создать) и 7 вкладок объектов MS Access с корешками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. В рабочей области окна выдается список действий, которые можно выполнить в данном случае с выбранным объектом базы данных и список существующих объектов данного типа.

Чтобы включить в БД новый объект, надо нажать на кнопку «Создать» (рис. 2).

Ч тобы открыть существующий объект, надо выделить ее имя в списке базы данных (рис. 4) и нажать на кнопку «Открыть».

Чтобы исправить макет существующего объекта, надо выделить ее имя в списке базы данных и нажать на кнопку «Конструктор».

Любой объект(таблицу, форму, запрос, отчет) можно создать либо вручную с помощью конструктора , либо с помощью Мастера.

Для начинающих пользователей рекомендуется :

- таблицы и запросы создавать с помощью конструктора;

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

При создании объектов нужно иметь в виду что, форма и отчет создается на базе одной таблицы (запроса), а запрос может быть создан на база одной или нескольких таблиц (запросов). Поэтому при создании запроса система просит выбрать одну или несколько уже существующих таблиц в этой базе данных.

Для таблиц, к ним относятся и классификаторы, сначала создаются макеты, которые потом заполняются с помощью форм.