24. Требования к эффективной процедуре аттестации.

Процедура оценки состоит из трех этапов – подготовительного, аттестационного собеседования и заключительного.

Подготовка аттестации.

Важнейшее условие аттестации — бесконфликтность целей, процедур, подготовки и ожиданий. На этапе выработки цели определяются:

1. Собственно цель и ее конкретизация (подцели). Чем четче определены цели, тем легче построить процедуру. Если цель невозможно описать, последующая деятельность становится бессмысленной.

2. Как будут применяться результаты. Для начала целесообразно охарактеризовать кратко ситуацию в организации (например, планируется реструктуризация компании и расширение бизнеса, внедрение новых условий работы). Данную информацию мы будем использовать для планирования человеческих ресурсов. Мы сможем оценить, способен ли каждый конкретный сотрудник приспособиться к новым условиям, следует ли нам производить увольнения, перемещения, можем ли мы с существующим коллективом решить поставленные задачи и т.п.

3. Прежде чем приступить к процедуре, стоит задуматься, как результаты будут обобщаться и анализироваться. Аттестация, как и любой сбор информации, предполагает дальнейшую ее обработку. Если этот фактор не учтен, процедура работы с информацией может оказаться чрезмерно затянутой и дорогостоящей (особенно в крупных организациях).

После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во что обойдется процедура аттестации. Сделать это достаточно просто — умножить количество планируемых человекочасов (на подготовку и проведение) на почасовую заработную плату, прибавить к этому недополученную прибыль (так как во время аттестации работник не будет выполнять основные должностные обязанности), прибавить организационные расходы (печать бланков, обработка материалов). Если полученная сумма представляется разумной, можно начинать подготовку.

Если цель не оправдывает средства, стоит пересмотреть масштабы аттестации, число и ранг вовлеченных в процедуру менеджеров, подобрать более простые методы.

Когда окончательное решение принято, необходимо:

1. Подготовить Положение об аттестации. Имеет смысл проконсультироваться с юристом, так как возможные изменения (должность, оклад) в результате аттестации должны быть юридически грамотно оформлены.

2. Ознакомить заранее всех сотрудников с целями, датой и методом аттестации, чтобы избежать естественного страха и негативного отношения. Подчеркнуть положительные моменты аттестации.

3. Составить план аттестации (подготовка, проведение, анализ результатов).

4. Обязательно предусмотреть обратную связь — каждый сотрудник имеет право знать о результатах своей аттестации и, в случае несогласия, обсудить спорные моменты с руководителем. Разработка программы аттестации.

Существует множество способов проведения аттестации сотрудников. Это может быть простой опросник, занимающий не больше страницы, а может быть и сложная система, состоящая из интервью и тщательного исследования производительности сотрудников. Некоторые компании совершают следующую ошибку: они пытаются провести аттестацию персонала, но при этом не имеют ясного понимания, зачем им это нужно. В результате они разрабатывают программы, которые оказываются бесполезными.

Разработка новой программы аттестации, которая окажется полезной вашей организации и вашим сотрудникам должна включать в себя следующие шаги:

1. Определение целей и приоритетов программы. Что вы хотите достичь, проводя аттестацию компании в целом, а также аттестацию управляющих, менеджеров и сотрудников в частности?

2. Определение сосредоточия программы. Что вы будете оценивать?

3. Выбор критериев оценки. Какие критерии вы будете использовать для оценки?

4. Разработка инструментария. Как вы будете получать необходимую для оценки информацию?

5. Определение границ программы. Насколько обширной будет программа? Как она будет связана с другими системами управления кадрами и бизнесом в компании?

6. Назначение ответственных за программу. Кто будет отвечать за исполнение программы? Кто будет проводить аттестацию? У кого будет доступ к результатам аттестации?

Введение комплексной аттестации в компании заслуживает особого внимания: по результатам ее выносится решение о соответствии или несоответствии сотрудника требованиям занимаемой должности.

Положение об аттестации.

На каждом предприятии разрабатывается регламентирующий документ о проведении комплексной оценки ("Положение по аттестации"). В нем отражена вся серьезность процедуры и принятия окончательного решения, подробно рассказывается обо всех этапах проведения аттестации, а также о тех документах, которые готовятся на каждого аттестуемого сотрудника и предоставляются аттестационной комиссии на рассмотрение.

При разработке такого документа и проведении оценочного мероприятия важно было соблюдение следующих условий:

• не нарушать трудовое законодательство;

• итоги аттестации должны отражать объективную оценку деятельности работника;

• аттестация должна стать инструментом управления человеческим ресурсом в интересах работодателя.

"Положение по аттестации" разрабатывается на основе нормативной литературы и справочников. Оно содержит в себе определение аттестации, ее назначение и описание процедуры.

За месяц до начала аттестации на предприятии целесообразно провести разъяснительную работу, ознакомить с "Положением об аттестации".

Примерный алгоритм проведения аттестации следующий:

Представление.

Обычно составляется непосредственным руководителем аттестуемого: оно содержать сведения о результатах работы за прошедший период; в нем дается всесторонняя оценка соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности к его профессиональной компетенции, оценивается его отношение к работе, качество выполнения должностных обязанностей. Служба персонала знакомит аттестуемого работника с составленным на него представлением за десять дней до начала проведения аттестации. Если работник не соглашался с данными ему оценками, ему предлагается составить опротестование в свободной форме.

В качестве дополнительных документов подготавливаются материалы, которые должны составить более полную картину о работе сотрудника и его личностных и деловых качествах:

1. Анкета экспертной оценки. Она заполнялась только на руководителей. При экспертном методе оценки формируется состав экспертов (3–5 человек из числа линейных руководителей организаций, взаимодействующих с предприятием).

2. Бланк оценки сотрудника коллегами. Оценка позволяет выявить мнение коллектива о своем товарище по работе, а также мнение подчиненных о своем руководителе.

Часто используемой при проведении аттестации является анкета «Аттестация», которая заполняется как непосредственным руководителем, так и аттестуемым сотрудником [7]. Эта анкета является главным документом аттестационной комиссии и включает в себя оценку различных качеств аттестуемого (деловых и личных по различным категориям). Каждое качество имеет различную степень выраженности (7-ми бальная шкала). Из предложенных вариантов выбирается наиболее подходящий. Результаты измеряются в баллах. На основании суммы баллов определяется разряд сотрудника по должности.

За неделю до начала аттестации комиссия знакомится с собранными материалами. После чего администрация информирует сотрудников о тех вопросах, которые будут заданы на аттестационном собеседовании.

Выбираются основные темы, такие как способность управлять людьми; навыки работы с клиентами; работа с продукцией; порядок выполнения рабочих процедур (обслуживание клиента, выписка счетов и пр.); варианты действий в сложных ситуациях и другие.

После подготовительного этапа следует аттестационное собеседование. В назначенные сроки собирается аттестационная комиссия, приглашается аттестуемый. Заслушивается краткое сообщение непосредственного руководителя и анализируются поступившие материалы. Затем задаются вопросы аттестуемому, выслушивается мнение работника о его планах, работе. В ходе аттестационного собеседования ведется протокол.

Заключительный этап.

Завершив интервьюирование, комиссия в отсутствие аттестуемого обменивается мнениями, всесторонне обсуждает его успехи и недостатки и выносит открытым голосованием одно из следующих решений:

1. Достоин выдвижения на должность (предлагается должность).

2. Соответствует занимаемой должности полностью и достоин:

• зачисления в резерв на новую должность (предлагается должность);

• повышения оклада (предлагается размер);

• денежной премии в размере (предлагается сумма премии);

• получения льгот в виде (предлагается вариант).

3. Соответствует занимаемой должности.

4. Соответствует занимаемой должности при условии улучшения качества работы и выполнения рекомендаций комиссии по повышению уровня квалификации (повторная аттестация через (количество) месяцев).

5. Соответствует занимаемой должности не полностью. До повышения уровня компетенции, требуемой данной должностью, понизить размер выплачиваемых премий до (предлагается сумма).

6. Не соответствует занимаемой должности по причинам (указываются причины).

Результаты аттестационного собеседования зачитываются аттестуемому и заносятся в аттестационный лист. Он сдается на хранение в личное дело сотрудника.

После аттестационных собеседований со всеми сотрудниками служба персонала издает приказ с решениями, принятыми по каждому сотруднику. Результаты аттестационной комиссии вывешиваются на информационные стенды.

После этой оценочной аттестационной процедуры на предприятии проведены следующие изменения:

• повышаются оклады достойным работникам;

• сотрудники повышаются в должностях;

• предоставляются льготы (путевки для детей, оплата детских учреждений, лечение детей за счет предприятия);

• назначается переаттестация для сотрудников, не имеющих положительных результатов работы;

• увольняют сотрудников, не соответствующих занимаемой должности.

В настоящее время представленная схема проведения оценки работы персонала используется как для очередных аттестаций всего кадрового состава, так и для внеплановых аттестаций отдельных структурных подразделений. Опыт проведения аттестаций в различных компаниях позволяет утверждать, что необходимо как можно кропотливее работать в момент подготовительного этапа аттестации, который вмещает в себя всю сложность процедуры: важно учесть требования действующего законодательства, снять психологическую напряженность в коллективе.

Чем лучше будут проведены подготовительные мероприятия аттестации, тем грамотнее она будет проведена в целом.