Вопрос 4. Учет кассовых операций и денежных документов в торговой организации

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.

ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.

Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять как на самом ПКО, так и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.

После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования (при условии кодирования организацией данных средств).

Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.

Сумма НДС (цифрами) отражается в строке «В том числе». В том случае, если товары, работы, услуги не облагаются налогом, в этой строке делается запись «Без налога (НДС)».

В строке «Приложение» в зависимости от вида операции могут быть перечислены следующие документы: кассовый чек; договор; накладная; счет-фактура; банковский чек; авансовый отчет и т. д.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кассовая книга (форма № КО-4)

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.

В соответствии с п. 24 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации на предприятии может вестись только одна кассовая книга. Однако данное требование практически невыполнимо в том случае, если предприятие имеет территориально удаленные от головной организации обособленные подразделения.

В нарушение этого требования в обособленных подразделениях открываются самостоятельные кассы и ведутся дополнительные кассовые книги. В результате таких действий предприятие может быть оштрафовано по ст. 15.1 КоАП РФ.

Для того чтобы этого избежать, можно открывать в обособленных подразделениях операционные кассы. Наличные деньги из кассы головной организации выдаются под отчет кассирам подразделений с установлением сроков отчета по выданным средствам.

Пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускается ведение кассовой книги с помощью средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться полная сохранность кассовых документов и выполняться требования, предъявляемые к оформлению листов кассовой книги.

За каждый рабочий день в этом случае формируются две одинаковые по содержанию и имеющие один и тот же номер машинограммы: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Вкладные листы кассовой книги целесообразно сгруппировать за каждый месяц отдельно и таким образом их хранить. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Объявление на взнос наличных

Прием наличных денежных средств в кассу производится по объявлению на взнос наличными.

Клиенты могут вносить наличные деньги только на свой счет, открытый в кредитной организации, и не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов.

Для взноса денег клиент передает объявление бухгалтерскому работнику, который проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале и передает в кассу.

Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, последовательно проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника имеющемуся образцу подписи, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя и принимает от него банкноты полистным пересчетом и монеты пересчетом по кружкам.

При соответствии внесенной суммы сумме, указанной в объявлении на взнос наличными, кассовый работник подписывает объявление, квитанцию, ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю, оставляет у себя объявление, а ордер передает бухгалтерскому работнику.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление переоформляется клиентом. Первоначально оформленное объявление перечеркивается кассовым работником, на обороте указывается фактически принятая сумма средств, после чего объявление передается бухгалтерскому работнику для внесения изменений в кассовый журнал. После оформления нового объявления на взнос наличными первоначально оформленное объявление и ордер уничтожаются.

Если до закрытия кассы клиент не внес денежные средства, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными бухгалтерскому работнику, который аннулирует записи в кассовом журнале, а перечеркнутое объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня.

После окончания работы кассы на основании приходных документов кассовый работник составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых денег.

В бухгалтерском учете приходные кассовые операции отражаются на основе кассового журнала по приходу после сверки его бухгалтерским и кассовым работниками.

Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовом журнале и бухгалтерского работника - на справке кассового работника.

Все поступившие в течение операционного дня наличные средства должны быть оприходованы в кассу и зачислены на счета клиентов в тот же рабочий день.

Кредитные организации могут принимать от клиентов денежную наличность, упакованную в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости упаковки. В кредитной организации должен вестись список клиентов, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем количества и номеров сумок, закрепленных за каждой организацией. Клиенты, сдающие таким образом денежную наличность, представляют в кредитную организацию образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки.

Все поступившие в течение операционного дня денежные средства в сумках должны быть пересчитаны и зачислены на счета клиентов в тот же рабочий день.

Для максимального удовлетворения потребностей клиентов в сдаче денежных средств в кредитную организацию в послеоперационное время кредитные организации могут организовывать вечерние кассы. О времени работы таких касс вывешивается объявление.

Документы, оформляемые вечерними кассами, заверяются печатью с надписью "Вечерняя касса".

Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с денежной наличностью от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов на основании предъявляемых вторых экземпляров препроводительных ведомостей-накладных к сумкам и явочных карточек.

Прием работниками вечерней кассы денежной наличности и других ценностей в сумках, доставленных из операционных касс вне кассового узла, осуществляется по приходным кассовым ордерам, составленным на основании описей, с отражением суммы принятой денежной наличности в кассовом журнале по приходу.

Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу в сумках, производится кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника не позднее следующего рабочего дня.

Денежные средства, принятые вечерней кассой, подлежат зачислению на счета клиентов не позднее следующего рабочего дня.

Если по каким-то причинам проинкассированные накануне денежные средства не пересчитаны и сумма не может быть зачислена на счет клиента и в кассу кредитной организации, она подлежит учету на счете "Инкассированная денежная выручка" в корреспонденции со счетом "Денежные средства в пути":

Зачисление инкассированной выручки на счета клиентов без пересчета не производится.

Выдача наличных денежных средств клиентам - юридическим лицам с их расчетных (текущих) счетов производится по денежным чекам из чековых книжек, выдаваемых клиентам в соответствии с их заявлениями.

Номера выдаваемых клиентам чековых книжек подлежат обязательному внесению в карточку с образцами подписей и оттиском печати.

Количество денежных чеков, которые могут быть оплачены с расчетного счета клиента в течение одного операционного дня, не ограничено.

Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику, который при наличии средств на счете клиента, достаточных для оплаты чека, проверяет:

- обоснованность требований клиента на снятие наличных средств;

- правильность заполнения чека;

- тождественность подписей и печати чекодателя образцам подписей и описку печати в карточке с образцами подписей и отиском печати;

- правильность заполнения в чеке сведений о предъявленном документе, удостоверяющем личность получателя денег. Для предотвращения ситуаций предъявления в кассу кредитной организации правильно оформленных, но утерянных бланков чеков бухгалтерскому работнику следует проверять оригинал документа, удостоверяющего личность лица, предъявившего чек;

- срок действия чека. Чеки могут приниматься к исполнению только в течение 10 дней со дня их выписки без исправления даты, первоначально указанной на чеке;

- соответствие номера чека номерам в чековой книжке, выданной клиенту.

Кредитные организации отказывают в приеме чека и не несут ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны кредитной организацией сомнительными.

После проверки чека клиенту выдается контрольная марка для предъявления в кассу. Кассовый работник на основании полученного денежного чека с контрольной подписью, разрешающей выдачу денежных средств:

- проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность их подписей имеющимся образцам;

- проверяет тождественность сумм, проставленных в денежном чеке цифрами и прописью;

- проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных документа, удостоверяющего его личность;

- подготавливает сумму денег, подлежащих выдаче;

- вызывает получателя средств по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;

- сверяет номер контрольной марки с номером чека и приклеивает контрольную марку к чеку;

- повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента, выдает деньги и подписывает чек.

Недопустимо совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными.

После окончания работы кассы кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денежных средств с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денежных средств и составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности. Данные справки сверяются с данными кассового журнала бухгалтерского работника.

Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовом журнале и бухгалтерского работника - на справке кассового работника.

Суммы полученных наличных денег списываются с расчетных (текущих) счетов клиентов текущим операционным днем.