4. Обзор
Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.
Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).
Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.
5. Выполнение
Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.
Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в вашей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.
Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах ("Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?"). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:
Уровень моря — текущие действия (ежедневно);
10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);
20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);
30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);
40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);
50'000 футов и более — карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).
Диаграмма процесса обработки и организации
Модель естественного планирования
Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает "вертикальный" контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.
1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении
Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает "добиться цели"?
Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила "игры"?
Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.
2. Миссия/Вúдение/Глобальная цель/Успешный результат
Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?
Как этот успех смотрелся бы или ощущался бы каждой из заинтересованных сторон?
3. Мозговой штурм
Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?
Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т.д.
Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.
Рассмотрите ситуацию с разных сторон.
4. Организация
Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.
Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму — всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.
5. Конкретные следующие действия
Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).
Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его выполнению.
Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:
Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).
Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).
Насколько много требуется планировать?
Если проект всё время не крутится у вас в голове, то планирование по нему было достаточным. Если же вы всё ещё постоянно думаете о нём, продолжайте использовать эту модель, пока не достигнете по нему достаточной ясности.