Тема 8. Контролювання як загальна функція менеджменту

КОНТРОЛЮВАННЯ – це вид управлінської діяльності щодо забезпечення процесу, з допомогою якого керівництво організації визначає, наскільки правильні його управлінські рішення, а також потребу у здійсненні певних коректив. Основними завданнями контролю є забезпечення досягнення цілей і місії організації, виявлення відхилень та недоліків, уникнення нагромадження та повторення помилок, мінімізація втрат, подолання складних організаційних проблем тощо. Об'єктивність і необхідність контролю як функції менеджменту визначаються дією таких факторів:

• складність технологічних процесів в організації;

• невизначеність середовища (зміна законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників організації тощо);

• динамізм науково-технічного розвитку;

• небезпека виникнення кризових ситуацій;

• особливості глобалізації;

• доцільність підтримки успіху організації;

• тиск з боку конкурентів;

• боротьба за ринки збуту товарів тощо.

Ціллю контролю, згідно з позицією західних фахівців, є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним.

Вивчення та узагальнення літературних джерел дозволяє класифікувати контроль за різними ознаками:

1. За змістом виділяють: фінансовий, виробничий, операційний, маркетинговий та ін. контроль.

2. За етапами здійснення виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та заключний види контролю. Взаємозв’язки між цими видами контролю представлені на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Взаємозв'язки між попереднім, поточним та заключним контролем

Попередній контроль (здійснюється на вході в систему організації) реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як планування, організування, мотивування і регулювання. Цей вид контролю використовується щодо ресурсів: людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних тощо.

Поточний контроль реалізується у самій системі-організації у процесі виробничо-господарської діяльності і відрізняється таким:

• носить характер управлінської необхідності;

• має ціль та охоплює конкретні робочі місця;

• використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього споживання організації;

• націлюється на усі види діяльності організації.

При заключному контролі (здійснюється на виході із системи) зворотний зв'язок використовується після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуацій, з якими буде мати справу організація, а також для забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо). Характеристика кожного виду контролю за видами ресурсів представлена у табл.

Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється мінімальний рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.
Матеріальні	Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, групування інформації, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, необхідної для виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.