Методы снижения информационной неопределенности, используемые при разработке управленческого решения.
Одно из главных правил управленческой деятельности гласит: не избегать риска, а предвидеть его, стремясь снизить до возможно более низкого уровня. Это требует грамотного управления рисками, т.е. своевременного предвидения, заблаговременного выявления неопределенностей и их последствий на деятельность организации для разработки и реализации УР по их уменьшению.
Для анализа риска нужна прежде всего, быстрая и достоверная информация. В условиях более жесткой конкуренции, вызванной глобализацией рынков, победу будут одерживать не крупные предприятия над малыми, а динамичные над медленно реагирующими на изменение обстановки. Второй этап управления риском – выявление риска.
Для того чтобы выявить, оценить риск и принять соoтветствующее решение по его снижению, необходимо cобрать исходную информацию об объекте – носителе риска. Эта стадия включает два этапа: отбор информации о структуре объекта и выявление опасностей или инцидентов.
Информационные ограничения. Информация – это данные, касающиеся конкретной проблемы, человека или ситуации, необходима для рационального решения. Часто информация недоступна или дорога, поэтому руководитель должен определить выгоду от дополнительной информации, если информацию получить дорого, но ресурсы скоро появятся и фактор времени не имеет значения, то принятие УР следует отложить.
Основные методы получения исходной информации об исследуемых объектах:
- стандартизированный опросный лист;
- рассмотрение и анализ первичных документов отчётности;
- анализ данных ежеквартальных и годовых финансовых отчетов;
- составление и анализ диаграммы организационной структуры;
- составление и анализ карт технологических процессов;
- инспекционные посещения;
- консультации специалистов;
- экспертиза документации внешними аудиторами.
Фактор получения информации для принятия управленческого решения, заметно влияющий на принятие решений, – это наличие необходимой информации. Поскольку существует множество факторов, воздействующих на качество информации, ее значение часто меняется. На практике нередко собирают любую доступную информацию, а потом пытаются найти в ней ту, которая нужна в данный момент.
При принятии управленческого решения, если полагаться только на легкодоступную и очевидную информацию, можно допустить серьезную ошибку. Неверно также считать, что количество информации эквивалентно ее качеству. Информационные системы управления значительно увеличивают объемы информации, но нередко и запутывают принимающего решение.
Принимаемые управленческие решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.
Руководители постоянно и всесторонне изучают поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной пирамиды управления. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Поэтому трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления.
В сферу поддержки принятия решений входят информационные и компьютерные технологии. Их применение позволяет повышать оперативность, обоснованность и эффективность управленческих решений. Применение компьютерных технологий для управления организацией может способствовать стабильному развитию в изменяющейся обстановке и получению конкурентного преимущества на рынке.
Однако практическое применение компьютеров в сфере управления сопряжено с рядом трудностей. Объективные трудности обусловлены преимущественно технологическими факторами:
- недостаточная интеграция аппаратно-программных комплексов различных производителей;
- несогласованность программ и форматов данных;
- сложности создания и эксплуатации информационных систем и т. д.
К объективным факторам относятся ограничения, связанные с финансовыми возможностями организации при внедрении информационных и компьютерных технологий в управленческий процесс. Субъективные трудности обусловлены проблемами взаимодействия управленческого персонала с компьютерными системами.
В ходе исследований выявились две принципиально различные роли, которые могут отводиться компьютерным системам в процессе разработки решения во взаимодействии с лицом, принимающим решение. Это поддержка решений и тиражирование экспертизы. Концепция поддержки решений связана с идеей дополнения сильных сторон человеческой компетентности специфически сильными сторонами компьютерных технологий. В основе концепции тиражирования экспертизы лежит идея о том, что разные люди в разной степени эффективно решают одну и ту же задачу.
Информационно-управляющие системы.
Информационно-управляющие системы (ИУС) предназначены для сбора, обработки и выдачи руководителям информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения.
^ Информационно-управляющая система — это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации.
ИУС обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.
Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.
Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИУС. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.
^ Проектирование ИУС. При проектировании информационной системы нужно учитывать характер внешней среды организации и различия в информационных потребностях, управляющих разных иерархических уровней и функциональных обязанностей.
Категории управленческой деятельности. Существует три основных уровня управленческой деятельности: 1) стратегический — процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей и соответствующего распределения ресурсов; 2) тактический, на котором управляющие обеспечивают получение ресурсов и их использование для достижения общих целей организации; 3) оперативный, на котором обеспечивается выполнение конкретных задач.
Эти уровни управления примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать им информацию, соответствующую требованиям каждого уровня. Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, предпочтениях потребителя, конкурентоспособности новых товаров, расходах на исследования.
Этапы проектирования ИУС включают:
1) анализ системы принятия решений, включающий определение всех типов решений, для принятия которых требуется информация на каждом уровне и в каждой функциональной области;
2) анализ информационных требований — определение типа информации, необходимой для принятия каждого решения;
3) агрегирование решений, т. е. группировка по задачам управления, для которых необходим определенный тип информации;
4) проектирование процесса обработки информации — системы сбора, хранения, передачи и модификации информации;
5) проектирование ИУС, системы контроля за ее работой и системы ее модернизации.
Специалисты рекомендуют следующие меры повышения эффективности работы ИУС:
^ 1) Участие пользователей в проектировании ИСУ необходимо, поскольку они лучше других знают, какие решения являются главными, и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что они не доверяют системе и неэффективно ее используют.
^ 2) Обучение пользователей позволяет уменьшить сопротивление переменам и страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. Предварительное обучение позволяет пользователям лучше узнать возможности системы и помогает им избежать ошибок, которые являются следствием технических ограничений.
^ 3) Соразмерность затрат и эффективности должна соблюдаться при разработке и внедрении системы. В состав затрат входит время и средства, затраченные на ее проектирование, создание, обучение персонала, расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Они должны окупаться за счет роста прибыли или возможностей некоммерческой организации.
^ 4) Отбор нужной информации очень важен, поскольку ИУС легко могут выдавать чрезмерное количество информации, избыток которой затрудняет процесс принятия решения, как и недостаток нужной информации.
^ 5) Обслуживающий персонал и тестирование оборудования также очень важны. Организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала для поддержания ИУС в работоспособном состоянии. Эти специалисты должны понимать, что их дело — помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютерной системы.
Т.о., в целом контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, обеспечивающие ее выживание и развитие в будущем.
