32. Разработка бд в приложении субд Access. Понятие запроса. Вычисляемые поля в запросах. Применение функции если. Примеры.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. В отличие от базовых (основных) таблиц БД, эти таблицы называются динамическими, потому что данные, содержащиеся в этих таблицах, могут каждый раз меняться в зависимости от условий выборки при открытии запроса.

Назначение и виды запросов

В реляционной СУБД MS Access могут применяться следующие виды запросов:

- запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

- запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

- запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Средствами запроса можно:

1.Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

2.Включить в результирующую таблицу нужные поля и произвести необходимые вычисления;

3.Сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях и выполнить над ними групповые функции по подмножеству (sum - сумма, count – подсчет количества записей, average – вычисление среднего);

4.Создать новую таблицу БД, используя данные из существующих таблиц и т.д.

Вычисляемые поля в запросах

Иногда в запросах необходимо производить вычисления для одного или нескольких полей. С этой целью образуются вычисляемые поля.

Технология создания вычисляемого поля:

1.Создать запрос на выборку на основе одной или нескольких таблиц;

2.Добавить необходимые поля в запрос;

3.В пустом поле запроса по образцу ввести новое имя поля, несовпадающее ни с одним из полей 4.существующих таблиц и обязательно! после него поставить двоеточие;

5.Через контекстное меню вызвать команду построить;

6.Используя интерфейс построителя выражений (рис.5) построить необходимые для решения задач выражения.

Р ис.5. Окно построителя выражений

Рассмотрим пример создания вычисляемого поля ФИО в котором будут объединены данные из трех полей – Фамилии, Имени, Отчества.

1.Создаем запрос на выборку;

2.Добавляем таблицу "Студент";

3.В пустом столбце вводим название поля ФИО и ставим двоеточие;

4.Вызываем построитель выражений и строим следующее выражение:

ФИО: [Студент]![Фамилия] & " " & [Студент]![Имя] & " " & [Студент]![Отчество]

Применение функции IIF (если) в вычисляемом поле

Задача: Увеличить размер стипендии студентам по следующему правилу " Студентам очной формы обучения – в два раза, заочной формы обучения – 500 руб., вечерней формы обучения – в полтора раза ".

Для этого:

1. Создайте запрос на выборку;

2. Добавьте в бланк запроса следующие поля - "Фамилия", "Имя", "Отчество", "ФормаОбучения", "Стипендия";

3. В первом пустом столбце введите имя "Новая стипендия" и поставьте двоеточие,(рис.6);

Р ис.6. Создание вычисляемого поля

4 . Выберите команду из контекстного меню команду "Построить" (рис.7)

Рис.7. Вызов построителя выражений

5 . В открывшемся построителе выражений (рис.8) выбрать команду "Функции", далее из третьего столбца выбрать функцию IIF

Рис.8. Построитель выражений