25. Разработка плоской бд в приложении Еxcel. Понятие автофильтра, расширенного фильтра. Примеры.

Плоская база данных – это БД, состоящая из одной таблицы, например, телефонный справочник.

Фильтрация— это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Excel предоставляет две команды для фильтрации списков:

1. Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора (рис. 2);

2. Расширенный фильтр для более сложных условий отбора (рис.3).

Для того, чтобы применить расширенный фильтр, необходимо предварительно подготовить данные. Решим для примера следующую задачу: "Отобрать всех студентов с одного факультета".

Технология выполнения

1 . Пусть имеем следующую базу данных (рис.4.)

Рис.4. БД "Студент"

2. По условию задачи необходимо отобрать всех студентов с одного факультета, для этого:

2.1. Скопируем заголовок БД Факультет под таблицу, отступив две строчки;

Рис. 5 Подготовка диапазона условий для расширенного фильтра

Р ис. 5. Выделенная БД

2 .2. Введем условие – название одного из факультетов (рис. 5.)

2.3. Выделим всю БД, захватывая заголовки столбцов (рис.5)

2.4. Далее - меню "Данные"; команда "расширенный фильтр", в появившемся диалоговом окне:

2.4.1. поставить галочку во флажок "скопировать результат в другое место";

2.4.2. в качестве "исходного диапазона" - вся таблица (если таблица была предварительно выделена, адрес диапазона подставится автоматически, в противном случае, нажав красную стрелку, выделить всю БД)

2.4.3. для "диапазона условий" - заранее подготовленный диапазон условий – заголовок "факультет" и условие "ИБК";

2.4.4 "поместить результат в диапазон" - отступить две строчки от диапазона условий, выделить либо одну ячейку, либо то количество столбцов, которое содержит основная таблица.

2.4.5.поставить флажок "только уникальные записи"

2 .4.6. Нажать "ОК". (Результат - рис.6.и 7)

Рис.6. Заполнение диалога

Рис.7.

26. Разработка плоской бд в приложении Еxcel. Применение функции если. Функции для работы с бд. Примеры.

Плоская база данных – это БД, состоящая из одной таблицы, например, телефонный справочник.

Функция ЕСЛИ применяется для вычисления значений в зависимости от некоторого условия. Синтаксис:

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Лог_выражение — это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Значение_если_истина — это значение, которое возвращается или вычисляется, если лог_выражение равно ИСТИНА.

Значение_если_ложь— это значение, которое возвращается или вычисляется, если лог_выражение равно ЛОЖЬ.

Для демонстрации работы этой функции добавим в БД поле "Стипендия". Используя синтаксис функции заполним это поле, применив следующее правило – "Студенты очной формы обучения – 900руб, заочной формы обучения – 0 руб., вечерней формы обучения -500 руб." В первую ячейку поля "Стипендия " введем следующую формулу – =ЕСЛИ(I2="Дневная";900;ЕСЛИ(I2="Вечеpняя";500;0))

Протащим эту формулу по всему списку - результат на рис. 8

Рис.8. Результат работы функции ЕСЛИ

Применение функций для работы с БД

Используя функции БСЧЕТ, БДСУММ, ДСРЗНАЧ решить следующую задачу:

Подсчитать общее количество студентов, общую сумму стипендии и среднюю сумму стипендии студентов одного из факультетов.

Технология выполнения:

1. Запустим мастера функций;

2 . Выберем функцию БСЧЕТ из категории "Работа с базой данных"(рис.9)

Рис.9. Работа с мастером функций

3 . В поля функции введем следующие данные (рис.10)

Рис.10. Аргументы функции БСЧЕТ

Замечания: Все функции работают только с числовыми полями, поэтому для расчета взято поле "Стипендия", в поле "База_данных" – адрес всей базы данных, поле "Критерий" – предварительно сформированный диапазон условий (заголовок столбца и условие), в качестве критерия для этого примера использован диапазон условий из примера по расширенному фильтру – Название факультета и условие "ИБК".

Остальные функции работают аналогично.