45. Класифікація кадрової документації за основними ознаками.

Класифікація кадрових документів:

1. За джерелами виникнення: первинні, вторинні;

2. За напрямом руху: вхідні, вихідні;

3. За призначенням створення: оригінали, дублікати, копії;

4. За ступенем гласності: конфіденційні, секретні;

5. За терміном зберігання: постійні, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

6. За базовими для кадрової служби ознаками:

- первинно-облікові – забезпечують функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які дає первинна реєстрація та наступне оновлення необхідних відомостей.

- особові – складаються із особових та особистих документів працівників оригінали чи копії яких зберігаються в особовій справі.

Особові документи: заяви, автобіографії, атестаційні листки, документи про нагородження, присвоєння звань, рангів тощо.

Особисті документи: паспорт, трудова книжка, диплом, атестат, військовий квиток, посвідчення особи, тощо.

- організаційно-розпорядчі – закріплюють трудові правовідносини громадян з установами, організаціями чи підприємствами.

Їх умовно можна поділити на: організаційні (штатний розпис, положення про підрозділи і посадові інструкції, колективні договори); розпорядчі (накази, вказівки, розпорядження і рішення); інформаційно-довідкову (довідки, плани робіт, графіки та ін.).

- звітно-статистичні – звіти, які підприємства зобов’язані подавати органам статистики чи службам зайнятості за встановленими формами та у визначені терміни (звіт з праці, звіт про використання робочого часу, щомісячні подання про наявність вакансій).

46. Основні кадрові документи на підприємстві: особливості їх формування і ведення.

Для обліку і контролю за роботою з наказами відділ кадрів веде журнал реєстрації наказів, де зазначається номер наказу, дата, короткий зміст, примітки.

Особова картка – це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу (типова форма № П-2). Заводиться на працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом.

На кожного працівника на підприємстві формується особова справа (сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості), до неї входять:

- внутрішній опис документів; - заява про прийом на роботу;

- примірник трудового договору (контракту); - особовий листок з обліку кадрів; - автобіографія (якщо вона була потрібна);

- копія документу про освіту; - витяги з наказів по даному працівнику;

- трудова книжка; - атестаційні листки;

- характеристики чи рекомендаційні листки;

- копії документів про звання, нагороди, винаходи;

- довідки та інші документи.

Після звільнення працівника особова справа передається в архів і на новому місці заводиться нова особова справа. Кожній особовій справі присвоюється номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі підприємства та номеру особової картки.

Штатно-посадова книга є основним робочим документом кадрової служби, який показує стан укомплектування підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій персоналу. Вона ведеться працівником відділу кадрів на основі штатного розпису.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.

Також, обов’язково ведеться книга обліку і руху трудових книжок і вкладишів до них.