Вопрос 20.

Концепция электронного офиса

Офис – это 1) служба типа канцелярии, функция которой – получать и вы-

пускать документы, а также отслеживать их движение; 2) учреждение31, на вхо-

де и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инст-

рументы, комплектующие, а организационно-распорядительные и справочно-

информационные документы.

31 самостоятельно учреждение, входящее в более крупную организационную структуру, либо инфор-

мационно-управляющая структура в сфере производства или обслуживания.

Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источ-

ник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламенти-

рующих поведение людей или распределение материальных, финансовых

и прочих ресурсов.

Офис часто рассматривают как средство обеспечения функционирования

организационной структуры управления бизнес-процессами, как некое инфор-

мационное предприятие, преобразующее информационные ресурсы в инфор-

мационные продукты, всегда имеющие ценность для адресата – клиента.

Автоматизация офисной деятельности предполагает не только автоматиза-

цию рутинной работы с документами32, но и использование специфических для

той или иной отрасли или проблемы методических и программных средств

поддержки принятия решений (decision support system, DSS).

32 Набор, проверка, редактирование, оформление, печать документов, маршрутизация и мониторинг

их прохождения, контроль исполнения поручений и др.

В современных условиях к видам офисной деятельности, потенциально яв-

ляющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддерж-

ки, относятся:

.

обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов,

офис-менеджмент;

.

документооборот и организация делопроизводства;

.

планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

.

стратегическое и тактическое планирование основной деятельности пред-

приятия;

.

принятие управленческих решений различного уровня;

.

техническая поддержка бизнес-процессов как процессов специфического

рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

Различают три вида офисов: традиционный офис, производственный офис,

электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложив-

шийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кру-

гом обязанностей. Традиционный офис характеризуют такие важные признаки,

как сравнительно небольшой объем однотипной работы, постоянная оценка си-

туации, личная инициатива сотрудников, быстрая внутриофисная коммуника-

ция и достаточно высокая устойчивость к переменам.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной

работы, ее строгой формализацией, выделением специализированных функций,

подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы

и ее организацией по поточному принципу. В таком офисе суть автоматизации

заключается в формировании и поддержании крупных информационных фон-

дов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производ-

стве выборок и т. д.

Концепция электронного офиса воплощает идею всестороннего использо-

вания в офисной деятельности средств компьютерной техники и средств ком-

муникации при одновременном сохранении и усилении преимуществ традици-

онного и производственного офисов. При грамотной его реализации электрон-

ный офис позволяет практически исключить внутрифирменные представления

документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации дея-

тельности вокруг специалиста или руководителя.

Основными функциями и средствами электронного офиса являются:

.

общая обработка документов, их верификация и оформление;

.

локальное хранение документов;

.

обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

.

дистанционная и совместная работа служащих над документом;

.

передача данных;

.

электронная почта;

.

персональная обработка данных;

.

составление, воспроизведение, полиграфическое оформление и размно-

жение документов;

.

обеспечение стилистического качества документов;

.

обеспечение разнообразия в наглядном представлении материалов;

.

ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

.

обмен локальной и персонализированной информацией33;

.

обмен информацией между централизованными и удаленными базами

данных;

.

генерация отчетов по обработке данных;

.

управление ресурсами;

.

контроль исполнения;

.

управление личным временем (тайм-менеджмент);

.

контроль автоматической корреспонденции;

.

обеспечение технического и профессионального инструктажа служащих;

.

моделирование решений и имитация их принятия;

.

информационная поддержка принятия решений;

.

работа со средствами автоматизированного обучения;

.

служба консультаций;

.

создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

.

служба видеотекста;

.

обмен и интеграция программных средств;

.

перенос документов с одного носителя на другой;

33 Электронный офис увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей (анало-

гично традиционному офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного

помещения.

.

аудио- и видеосовещания;

.

объединение электронной и вербальной коммуникации; поддержка спо-

собов общения, не покидая рабочего места;

.

групповой контакт через терминалы.

Реализация концепции электронного офиса позволяет существенно повы-

сить эффективность работы служащих, требующей интенсивной обработки

больших объемов сложно организованной информации.