Вопрос 18.

Инфо

рмационные потоки

в организационной структуре

управления

предприяти

ем

и их классификация

Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором

документированная информация принимается, обрабатывается, на ее основе вы-

рабатывается соответствующее решение, решение доводится до исполнителей,

действия которых контролируются. Движение необходимой информации на

предприятии не хаотично, а осуществляется в виде информационных потоков.

Информационный поток (ИП) – это направленное движение документиро-

ванной информации во внутренней и внешней среде предприятия.

ИП формируются, исходя из специфики финансово-хозяйственной деятель-

ности предприятия. Внутреннее управление ими базируется на понятии доку-

ментооборота.

Любой ИП – единичное перемещение информации – характеризуется:

.

наличием информации, оформленной в виде документа, относящегося

к определенной сфере деятельности (планирование, закупки, производство,

сбыт, отчетность и др.);

.

адресностью (поступающий извне или порождаемый на предприятии до-

кумент непременно должен иметь своего потребителя);

.

наличием средства передачи документа;

.

периодичностью (частота передачи: ежедневно, ежемесячно, покварталь-

но и т. д.).

Классификация ИП:

.

по отношению к видам бизнес-процессов: финансовые, снабженческие,

производственные, сбытовые, маркетинговые и др.

.

по отношению к предприятию: внутренние, внешние, горизонтальные,

вертикальные, входные, выходные28;

28 Горизонтальные – ИП, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям од-

ного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материаль-

ных ресурсов, либо между ними и их посредниками по бизнес-процессу обращения товаров.

Вертикальные – ИП, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций

в подведомственные, из корпораций и холдинга – в дочерние предприятия и т. д.

Внешние – ИП, протекающие в среде внешней по отношению к предприятию. Так, горизонтальные

ИП сообщений от предприятий-партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, кото-

рому они направлены и который их получит.

Внутренние – ИП, циркулирующие внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую из-

вне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

Входные – сообщения входящие в ИС либо в одну из ее подсистем.

Выходные – сообщения, выходящие за пределы одной ИС либо одной из ее подсистем.

29 Это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

.

по виду носителей информации: бумажные, на магнитных носителях,

электронные, прочие;

.

по периодичности использования и времени возникновения: регулярные,

периодические, оперативные, on line, off line;

.

по назначению: организационно-распорядительные29, информационно-

справочные, нормативно-справочные, учетно-аналитические и др.;

.

по степени открытости: открытые и ограниченного доступа (секретные,

конфиденциальные);

.

по отношению к функциям управления: элементарные, комплексные,

ключевые, базисные;

.

по срочности: обычные, срочные, очень срочные («молнии»);

.

по значимости: простые, заказные и ценные;

.

по скорости передачи: быстрые и традиционные (почтовые);

.

по способу передачи данных: курьером, почтой, по телефону, телетайпу,

телеграфу, по радио, телевидению, по факсимильной сети, по телекоммуника-

ционным сетям;

.

по области охвата: местные, иногородние, дальние, международные.

Система информационных потоков – это совокупность ИП, формирую-

щих интегрированное информационное пространство предприятия и обеспечи-

вающих эффективность его финансово-хозяйственной деятельности.

Для создания системы ИП на предприятии необходимо:

.

определить структуру циркулирующей информации;

.

проанализировать существующую систему документооборота на пред-

приятии (выявить точки дублирования, избытка и недостатка информации,

причин ее сбоев и задержек);

.

разработать новую систему документооборота, исключающую дублиро-

вание, отсутствие релевантной (существенной) информации, отсутствие одно-

значного распределения ответственности за документы, несвоевременность

предоставления, необходимость повторного уточнения информации.

Регулярные входящие, нерегулярные входящие и внутренние ИП предпри-

ятия используются для обеспечения информационных потребностей различных

групп потребителей информации.

Четкое разделение информации на потоки позволяет установить, какая

именно информация требуется каждой группе потребителей и какова целесооб-

разность предоставления конкретным работникам доступа к тем или иным ис-

точникам информации.

В общем виде выделяют три уровня информационных потребностей работ-

ников предприятия и соответствующие им три вида ИП:

1) внутренние;

2) внутренние и регулярные входящие;

3) внутренние регулярные и периодические входящие.

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам

ИП – это первый шаг к определению информационных потребностей работни-

ков. Дальнейшее структурирование ИП обеспечивает предоставление каждому

работнику объема информации, необходимого и достаточного ему для выпол-

нения своих функций (избыток информации так же опасен, как и ее недоста-

ток). Практически каждый работник предприятия является одновременно и по-

требителем информации, и ее поставщиком для других работников. Анализ

структуры ИП на соответствие критерию необходимости и достаточности по-

лучаемой потребителями информации позволяет минимизировать как сами ИП,

так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.