27. Интегрированные системы делопроизводства

Интегрированные системы делопроизводства – программные средства автоматизации рабочего места руководителя. Интегрированные системы делопроизводства представляют собой офисные пакеты, которые объединяют текстовые редакторы, электронные таблицы и системы управления базами данных. К ним добавляются некоторые дополнительные приложения, такие как электронная почта, графический редактор и др. Самыми распространенными среди них является Microsoft Office for Windows, содержащий приложения Word, Excel, PowerPoint, Access, и др.

Основные функции:

1. Создание, редактирование и форматирование простейших документов.

2. Централизация функций электронной почты, факсимильной и телефонной связи.

3. Диспетчеризация и мониторинг документооборота предприятия.

4. Координация деятельности подразделений.

5. Поставка по запросу оперативной и справочной информации.

Microsoft Word— текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

Среди функциональных возможностей программы можно отметить:

- наличие целого ряда шрифтов разного размера и начертания символов;

- наличие способов выделения текста;

- возможность установить параметры абзацев, междустрочные интервалы;

- возможность проведения автоматической проверки правописания, подбора синонимов;

- автоматическая нумерация страниц и переносы слов на новую строку;

- возможность создания таблиц и гипертекста со ссылками и многое другое.

Microsoft Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application).

Особенность программы заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью. Выполнение таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции – от сложения и вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой.

Важная особенность использования электронной таблицы заключается в автоматическом пересчете результатов, если изменяются значения ячеек. Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, которые основаны на введенных числах.

Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.

Microsoft PowerPoint— программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

Пользовательский интерфейс и графические возможности PowerPoint способствуют быстрому выполнению задачи. Система защищает презентации посредством применения прав доступа, обеспечивая, вместе с этим, простое начало процедуры рецензирования.

При создании презентации пользователь столкнется со следующими особенностями:

- наличие начального экрана, который способствует быстрому старту работы и помогает сразу же приступать к подбору новых тем;

- множеством различных тем -можно выбрать одну из доступных цветовых схем, а затем применить ее одним лишь кликом мышки;

- направляющими - выравнивают текстовые блоки и другую графику с текстом;

- объединением фигур - инструменты группировки, объединения, фрагментации, вычитывания и пересечения необходимы для компоновки двух или более фигур.

Процесс планирования презентаций может сопровождаться настройкой таких функций, как:

- приближение слайдов - пользователи без особого труда могут направить внимание аудитории на конкретные пункты своей презентации путем увеличения графиков, диаграмм и прочих объектов слайда.;

- навигационная сетка - позволяет определить порядок показа слайдов - произвольно или по порядку, при этом сама сетка видна лишь пользователю;

- автоматическое расширение - демонстрация презентации на втором экране должна сопровождаться соответствующей настройкой ее формата.

Microsoft Office Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

- построитель таблиц;

- построитель экранных форм;

- построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

- построитель отчётов, выводимых на печать.

Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.

СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:

- таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;

- формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;

- запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;

- отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;

- схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных;

- макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.

Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA - встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.