6.Бизнес процедуры. Формальное описание управленческих действий.

Согласно стандарту ISO 9001:2008 документированная процедура – это документ, содержащий описание установленного способа осуществления деятельности или процесса.

Документированная процедура включает следующие основные разделы:

· порядок деятельности;

· записи;

· оценка результативности и эффективности процесса;

· ответственность;

· алгоритм выполнения процесса.

Основой документированной процедуры могут быть либо текстовый документ, описывающий управленческие действия при выполнении процесса, либо модель, либо специальная диаграмма.

Например, в соответствии с рекомендацией Business Studio общий вид диаграммы процедуры «Отчетность о доставке товаров» может быть представлен в виде, так называемых «колодцев действий».

В данной схеме процедуры каждому участнику предписываются выполнение определенных процессных действий.

Действия на диаграмме представляются прямоугольниками, входящими в соответствующий участнику «колодец». Каждое действие выполняет один ответственный участник.

Выполнение одного действия несколькими участниками не рекомендуется.

В прямоугольнике указывается наименование действия в форме отглагольного существительного («создание», «получение») с указанием на предмет действия («заявки покупателя», «банковская выписка»). Наименование действия может указываться в форме предложения, начинающегося с глагола: «Занести», «Выполнить», «Подписать» и др. Каждое действие перерабатывает входные сущности в выходные с использованием управляющих потоков (воздействий), представляемые

соответствующими потоками. Разбиение последовательности действий одного участника на разные «прямоугольники» определяется исходя из особенностей самого действия

и условий его выполнения.

Входной/выходной поток – это множество материальных и (или) информационных объектов, используемых в процессе выполнения действий участником процедуры.

Поток определяет множество объектов следующих типов:

1. Документы.

2. Товарно-материальные ценности.

3. Денежные средства.

4. Работники.

5. Прочая информация: устное сообщение, электронное

сообщение, документ в информационной системе.

Элементы потока представляются в виде стрелок, соединяющие действия участников.

Наименование объектов потока указывается в названиях стрелок. Исходящая стрелка привязывается к нижней, левой или правой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы процедуры).

Входящая стрелка привязывается к верхней, правой или левой грани прямоугольника действия (зависит только от удобства представления диаграммы).

Одна стрелка может содержать наименования нескольких объектов потока (зависит только от удобства представления диаграммы).

Управляющие воздействия определяют условия и требования к действиям. Ими могут быть:

1. Нормативные документы.

2. Сведения (информация) о состоянии объектов предприятия (остатки, загрузка и пр.).

3. Информация о начале выполнения действия (в конце дня, при поступлении 10 заказов и пр.).

4. Другое.

Управляющее воздействие представляется в виде стрелки, привязанной к верхней грани прямоугольника действия. Наименование указывается в названии стрелки.

Одна стрелка может содержать наименования нескольких управляющих воздействий (это зависит только от удобства представления диаграммы).

Поток управления (поток работ) – правила, определяющие последовательность и взаимодействие участников в процессе выполнения действий.

Форма описания последовательности действий в диаграмме определяется следующими правилами.

1. Последовательные действия на диаграмме представляются «сверху – вниз» со смещением вниз последующего действия по отношению к предыдущему.

2. Началом выполнения действия считается поступление участнику объектов входного потока, если не указано условие.

3. Отображение потоков без указания объектов (пустых стрелок) применяется в случаях перехода действия к другому участнику (указывается в действии), когда содержание потока не установлено.

4. Дополнительные условия выполнения действий задаются в виде

управляющего воздействия.

5. Разделение (объединение) потока управления отображается без использования дополнительных графических элементов. Содержание выбора того или иного потока управления может указываться как надпись на стрелках («да»-«нет», «согласовано»-«не согласовано» и др.).

6. С помощью дополнительных графических элементов (горизонтальная разделительная линия) может указываться фаза выполнения процедуры.

Элементы использования информационных систем в процедуре могут быть представлены следующим образом:

· В наименовании действия может напрямую указываться, что работа выполняется в информационной системе.

· В наименовании потоков может напрямую указываться, что информация принадлежит информационной системе.

Возможно применение других обозначений (например, выделение курсивом действий и потоков в информационной системе). Последовательная разработка процедур в виде схем выполнения

бизнес-процессов позволяет создать легко читаемые инструкции, которые будут достаточно полно и точно отражать реальные правила выполнения работы, и, следовательно, будут действительно полезным инструментом управления.