20. Добавление новой строки в ячейку, ввод дробей. Использование формы для ввода данных в ms Excel.

Добавление новой строки в ячейку

Если Вы вводите длинный текст в ячейку, то можно сделать так, чтобы программа отображала его в нескольких строках в пределах одной ячейки. Для добавления новой строки в ячейку используется комбинация клавиш Alt + Enter. Когда Вы вводите символ разрыва строки (нажимаете AIt + Enter), Excel автоматически устанавливает для текущей ячейки опцию Переносить по словам.

Ввод дробей

Если Вы хотите ввести в ячейку простую дробь, отделите целую часть от дробной пробелом. Например, чтобы ввести десятичный эквивалент дроби, как 6 7/8, введите 6 7/8 и нажмите клавишу Enter. Программа Excel введет в ячейку число 6, 875 и автоматически отформатирует его как дробь. Если у числа нет целой части (например, 1/8), Вы должны сначала ввести нуль: 0 1/8.

Использование формы для ввода данных

Если Вам приходится вводить данные, организованные по строкам, можно воспользоваться встроенной формой Excel. Начните ввод данных с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных. Позже Вы всегда сможете удалить эти заголовки, если они Вам больше не понадобятся. Заголовки нужны для того, чтобы описываемая команда работала правильно.

Выделите любую ячейку в строке заголовка и выберите команду Данные | Форма. Программа Excel выдаст запрос, хотите ли Вы использовать эту строку для заголовков. Щелкните на кнопке ОК. Затем откроется диалоговое окно, содержащее поля редактирования и несколько кнопок. Для перехода между полями можете использовать клавишу Таb. Когда Вы введете данные для одной строки, щелкните на кнопке Добавить. Excel загрузит данные в рабочую таблицу и очистит поля диалогового окна для ввода следующей строки

21. Стандартные функции ms Excel. Мастер функций.

Мастер функций в Excel

Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Диалоговое окно Мастер функций (рис. 2.8) используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в списке Функция появляется соответствующий ему перечень функций.

В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию.

Диалоговое окно Мастер функций

Рис. 2.8. Диалоговое окно "Мастер функций"

Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel. Остальные категории функций будут рассмотрены по мере их применения.

При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу [Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции (описание подобных панелей приведено далее).

Одно из средств облегчить и ускорить работы с функциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

СУММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;

СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);

МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;

МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.

Принцип работы: активизируем ячейку, где должен быть результат (просто щелкаем); нажимаем на стрелочку справа от кнопки "сигма"; выбираем нужную функцию. После выбора Excel сам вставит знак «=», имя функции, круглые скобки, и даже попытается угадать диапазон, который мы ходим выделить (хотя он редко угадывает); выделяем связный диапазон ячеек. Excel вставит в круглые скобки адрес выделенного диапазона; если нужно, например, просуммировать числа из несвязных диапазонов, зажимаем Ctrl, и выделяем нужное количество диапазонов. Excel сам поставит точку с запятой, и вставит ссылку на другой диапазон; когда выделили все нужные диапазоны, для завершения нажимаем Enter; в процессе выделения можно нажимать F4 для изменения типа ссылки и F3 для вставки именованных ссылок.

При написании сложных формул, особенно использующих вложенные функции, использование мастера функций - наилучшее решение. Он очень облегчает и ускоряет ввод формул, и делает многие вещи за нас: автоматически вставляет знак "равно", имя функции, круглые скобки, расставляет точки с запятой. Позволяет просматривать значение ссылок и результаты промежуточных вычислений.

Существует 3 способа запуска мастера функций:

с помощью кнопки в строке формул;

с помощью команды "Другие функции..." кнопки ;

с помощью пункта меню "Вставка" "Функция";