2.3. Менеджмент и внешнее окружение организации.

Определение внешнего окружения организации. Механистический и органический типы управлений.

Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия.

Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружением играет менеджмент, особенно его верхний уровень.

Вопросы долгосрочной стратегии взаимодействия организации со средой ставятся во главу угла построения всех процессов управления.

Современный менеджмент уже не занимается преимущественно только внутренними вопросами организации.

Менеджмент строит эффективное взаимодействие организации с окружением не только путем воздействия на процессы, происходящие в организации, но и путем воздействия на окружающую среду.

Стратегическое управление, решающее эти задачи, выдвинулось в 80—90-е гг. XX в. на первый план в комплексе процессов управления организацией.

Внешнее окружение организации, взаимодействие с которым определяется преимущественно качеством управления ею, можно представить в виде двух сфер.

Первая сфера — общее внешнее окружение организации.

Данное внешнее окружение отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связано непосредственно с конкретной организацией.

Общее внешнее окружение является более или менее одинаковым для подавляющего большинства организаций.

Вторая сфера — непосредственное деловое окружение организации.

Это окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность данной конкретной организации.

При этом важно подчеркнуть, что и организация в свою очередь может непосредственно влиять на них.

Общее внешнее окружение формируется под влиянием

- политических, правовых, социально-культурных, экономических, технологических, национальных и международных процессов, а также процессов природопользования.

Непосредственное деловое окружение организации создают

- покупатели, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, а также регулирующие службы и такие организации, как административные органы, деловые объединения и ассоциации, профсоюзы и т.п.

Управляя процессами взаимодействия организации с окружающей средой, менеджмент сталкивается с рядом серьезных проблем, порождаемых неопределенностью в состоянии окружающей среды.

В связи с этим одной из сложнейших задач, стоящих перед менеджментом, является снижение неопределенности положения организации в окружении.

Это достигается путем развития ее адаптивности к внешней среде и установления широких связей с окружением, позволяющих организации органично вписываться в окружающую среду

В зависимости от того, насколько организация адаптивна к изменениям в окружении, было выделено два типа управления организацией:

-механистический тип управления;

- органический тип управления.

Механистический тип управления организацией характеризуется набором следующих характеристик:

- консервативная, негибкая структура;

- четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;

- сопротивление изменениям;

- власть проистекает из иерархических уровней в организации и из позиции в организации;

- иерархическая система контроля;

- командный тип коммуникаций, идущих сверху вниз;

- содержанием коммуникаций преимущественно являются распоряжения, инструкции и принятые руководством решения.

Для органического типа управления организацией характерны:

- гибкая структура;

- динамичные, не жестко определенные задачи;

- готовность к изменениям;

- власть базируется на знании и опыте;

- самоконтроль и контроль коллег;

- многообразие коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные и др.);

- содержанием коммуникаций являются информация и советы.

Если окружение динамично, если высок уровень неопределенности, более эффективным является органический тип управления организацией.

Если окружение стабильно и неопределенность находится на низком уровне, предпочтение может быть отдано механистическому типу управления.

2.4. Процесс управления организацией.

Определение управления как процесса. Основные функции по

А. Файолю.

Менеджмент пронизывает всю организацию, затрагивая практически все сферы ее деятельности.

При всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно четко определить:

- субъектов управленческой деятельности — менеджеров.

Достаточно четко установить:

- границы деятельности, которая составляет содержание менеджмента.

Управление организацией:

- процесс осуществления определенного типа взаимосвязанных действий и функций по установлению целей, а также по формированию и использованию ресурсов организации для решения, стоящих перед ней задач.

Менеджмент не эквивалентен всей деятельности организации по достижению конечных целевых показателей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с :

- координацией;

- установлением взаимодействия внутри организации;

- побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности;

- целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п.

Содержание, набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от следующих факторов:

- природы организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.);

- размеров организации;

- сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг);

- уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления);

- функций внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.

Несмотря на все разнообразие, А. Файоль еще в 1916 г. обратил внимание, что для всех процессов управления, в организации характерно наличие однородных видов деятельности.

Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основные функции управления:

- планирование, заключающееся в установлении целевых показателей и выработке плана действий по их достижению;

- организация, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями и работниками и установление взаимодействия между ними;

- руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и решению поставленных задач;

- контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с запланированными целевыми показателями.

2.5. Менеджер.

Определение менеджера. Задачи и причины существования. Роль и место менеджера в организации.

Менеджер это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи.

Менеджеры являются ключевыми людьми в организации.

Менеджер это лицо, занимающее постоянную должность, наделённое полномочиями, несущее ответственность за разработку и принятие решений по конкретным видам деятельности организации.

Определение распространяется на руководителя организации в целом, её подразделений или целевых групп; руководителя по отношению к подчинённым, администратора любого уровня.

Специфика труда менеджера – это конечный результат в виде управленческого решения.

Содержание труда – это организация реализации управленческих решений.

Решение – это осознанный вывод по осуществлению (неосуществлению) каких либо действий; вывод закреплён документально.

Необходимость принятия решения диктуется наличием поставленных задач, сформулированных целей.

Однако:

- не все менеджеры играют одинаковую роль в организации;

- не все менеджеры занимают одинаковую позицию в организации;

- задачи, решаемые различными менеджерами, не одинаковы;

- функции, выполняемые отдельными менеджерами, не идентичны;

Это связано с тем, что

- в организации существует иерархия;

- в организации выполняются различные функции;

- существуют различные виды управленческой деятельности.

Организация не может существовать без менеджеров, которые:

- обеспечивают выполнение организацией ее основного предназначения;

- проектируют и устанавливают взаимодействие между отдельными операциями и действиями, выполняемыми в организации;

- разрабатывают стратегии поведения организации в изменяющемся окружении;

- обеспечивают служение организации интересам тех лиц и учреждений, которые контролируют организацию;

- являются основным информационным звеном связи организации с окружением;

- несут формальную ответственность за результаты деятельности организации;

- официально представляют организацию в церемониальных мероприятиях.

Являясь субъектом осуществления управленческой деятельности, менеджеры играют в организации ряд разнообразных ролей. Среди них можно выделить три ключевые роли:

- роль по принятию решения,

выражающаяся в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п.

Право принятия управленческих решений имеет только менеджер.

Менеджер несет ответственность за последствия принятого решения.

При этом проблема выбора часто состоит не в том, что выбрать, а в том, от чего отказаться.

Трудности выбора связаны с тем, что приходится решать, чьи интересы должны быть ущемлены и даже принесены в жертву.

Принимая решение, менеджер должен понимать, как убедить людей это решение довести до должного исполнения.

Менеджер должен не только уметь выбрать наилучший вариант решения. Это может сделать специалист по подготовке решений или даже машина.

Менеджер должен решиться на то, чтобы рискнуть повести руководимый им коллектив в определенном направлении.

-информационная роль,

состоящая в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок и, наконец, разъясняет политику и основные задачи, стоящие перед организацией.

- руководящая роль,

формирующая отношения внутри и вне организации, мотивирующего членов организации на достижение целей, координирующего их усилия и, наконец, выступающего в качестве представителя организации.

Менеджер должен быть человеком, за которым люди готовы идти, идеям которого они готовы верить.

Поддержка членами коллектива своего руководителя в современных условиях является той базой, без которой ни один менеджер, каким бы хорошим и грамотным специалистом он ни был, не сможет успешно управлять своим коллективом.

В последние годы эта роль менеджера все время подвергается модификации.

Если раньше хорошим менеджером считался хороший администратор, а позже лидер, то в 1990-е гг. с появлением концепции коучинга, как типа отношений между менеджером и подчиненными (коуч — тренер спортивной команды), хорошим менеджером считается тот менеджер, который ведет себя не столько как руководитель, сколько как наставник.

В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций ключевые роли могут быть присущи им в большей или меньшей мере.

Однако, каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Менеджеры классифицируются исходя из принципов разделения труда как по горизонтали, так и по вертикали.

На основе принципа вертикального разделения труда выделяют три иерархических уровня управления:

- высший уровень

– менеджеры высшего уровня, разрабатывающие решения по стратегии развития организации в целом в условиях постоянного риска.

- средний уровень

– менеджеры среднего уровня координируют работу менеджеров нижнего уровня, связывают нижний уровень с верхним, принимают решения в соответствии с содержанием задач внутренней среды организации.

- нижний уровень

– менеджеры нижнего уровня организуют работу непосредственно подчиняющихся им работников, принимают оперативное решение в соответствии с корпоративными задачами.

На основе принципов горизонтального разделения труда различают линейных и функциональных менеджеров.

Линейный

- менеджеры, осуществляющие координацию работы подразделений в соответствии с целями и задачами своего иерархического уровня. Уровень определяется положением подразделения в иерархической структуре организации.

Функциональный

- менеджеры, возглавляющие отделы и службы в иерархической структуре организации, они обеспечивают возможность принятия решений линейными руководителями соответствующего уровня.

Примеры должностных полномочий:

	Линейное разделение	Функциональное разделение
Высший уровень	Директор	Руководитель службы департамента, управления
Средний уровень	Начальник цеха	Начальник отдела
Нижний уровень	Мастер	Руководитель группы, цеха

Основные качества менеджера:

Мировоззренческая позиция

– социальные качества, характеризуется определёнными нравственными установками, определяется тремя категориями: что имеет, что может, что готов сделать – наличие выработанной управленческой концепции, желание достижения поставленных целей организации, умение положительно воздействовать на коллектив;

Деловая компетенция

– качества личности вести хозяйственную деятельность с учётом параметров внешней среды организации; обладать профессиональными знаниями, опытом работы, владеть современными методами принятия решений на соответствующем уровне;

Административные способности

– качества личности, обладающей организаторскими способностями, обеспечивающие реальную возможность довести начатое дело до конца, базируются на проявлении предприимчивости в расширяющихся сферах деятельности, менеджер обладает опытом административной работы, имеет соответствующий уровень культуры профессионального общения, способен осуществлять корпоративную поддержку;

Личностные качества

– свойства личности обеспечивать деловую и психическую поддержку в процессе практической деятельности, включают предрасположенность к лидерству, способность к риску, критическую самооценку, умение гармонизировать личностную оценку, коммуникабельность.

Вопросы:

1. Каковы основные составляющие ВСО?

2. Каковы основные группы функциональных процессов ВСО?

3. Что включает в себя внешнее окружение организации?

4. Что включает в себя непосредственное деловое окружение?

5. В зависимости от какого свойства выделяют два типа управления организацией?

Лекция 5