Перемещение по записям в Форме ввода данных

Вы можете перемещаться между записями в Форме ввода данных с помощью: полосы прокрутки, кнопок Назад и Далее окна диалога; клавиатуры. Описание клавиш перемещения по записям в Форме приведены в табл. 1.

Таблица 1

Ключи	Описание
Tab	Перемещение к следующему полю или кнопке на Форме ввода данных
Shift+Tab	Перемещение в предыдущее поле или кнопку на Форме ввода данных
Enter	Перемещение на первое поле в следующей записи
Shift+Enter	Перемещение на первое поле в предыдущей записи
Ctrl+PageUp	Перемещение на первую запись
Ctrl+PageDown	Перемещение на пустую запись в базе данных
Стрелка вверх	Перемещение в то же самое поле в предыдущей записи
Стрелка вниз	Перемещение в то же самое поле в следующей записи

Создание запросов в Форме ввода данных

При необходимости ограничить число просматриваемых записей вы можете просматривать только те записи в вашем списке, которые отвечают определенным критериям. Вы можете создать запрос, используя форму данных, задавая в полях соответствующие критерии.

1. Откройте диалоговое окно Форма и нажмите кнопку Критерии. Вы можете использовать операторы сравнения для определения критериев поиска: «>» - больше, «<» - меньше, «>=» - больше или равно, «<=» - меньше или равно, «<>» - неравно.

2. Используйте кнопки Назад и Далее для отображения записей, который удовлетворяют критериям поиска.

3. Нажмите Закрыть для закрытия формы данных. Когда бланк задания критериев открыт, вы можете редактировать критерии, если необходимо, или нажать Очистить для удаления всех критериев. Для возврата в форму вы можете также нажать Правка.

Более подробную информацию вы можете найти в книге Одиночкина С.В., Зудилова Т.В., Осетрова И.С. Работа пользователя в Microsoft Excel 2010. - СПб.: НИУ ИТМО, 2012. - С. 55.

Таблицы

Для того, чтобы оформить диапазон данных как Таблицу, на вкладке "Вставка" в группе "Таблицы" нужно нажать кнопку "Таблица", в появившемся окне указать исходный диапазон и поставить галочку, если присутствует заголовок.

Оформление списка в виде Таблицы придает ему следующие свойства:

1. Созданная Таблица получает имя Таблица1,2,3 и т.д. которое, можно изменить на вкладке Конструктор. Это имя можно использовать в любых формулах, выпадающих списках и функциях, например в качестве источника данных для сводной таблицы или массива поиска для функции ВПР .

2. Созданная один раз Таблица автоматически подстраивается в размерах при добавлении или удалении в нее данных. Если дописать к такой Таблице новые строки - она растянется ниже, если добавить новые столбцы - разойдется вширь. В правом нижнем углу Таблицы можно увидеть автоматически перемещающийся маркер границы и, при необходимости, скорректировать его положение мышью:

3. В шапке Таблицы автоматически включается Автофильтр (можно принудительно отключить на вкладке Данные .

4. При добавлении новых строк в них автоматически копируются все формулы.

5. При создании нового столбца с формулой - она будет автоматически скопирована на весь столбец - не надо тянуть формулу черным крестом автозаполнения.

6. При прокрутке Таблицы вниз заголовки столбцов (A, B, C…) меняются на названия полей, т.е. уже можно не закреплять шапку диапазона как раньше

7. Включив флажок Показать итоговую строку на вкладке Конструктор (Design) мы получаем автоматическую строку итогов в конце Таблицы с возможностью выбора функции (сумма, среднее, количество и т.д.) по каждому столбцу:

8. К данным в Таблице можно адресоваться, используя имена отдельных ее элементов. Например, для суммирования всех чисел в столбце НДС можно воспользоваться формулой =СУММ(Таблица1[НДС]) вместо =СУММ(F2:F200) и не думать уже про размеры таблицы, количество строк и корректность диапазонов выделения. Также возможно использовать еще следующие операторы (предполагается, что таблица имеет стандартное имя Таблица1):

• =Таблица1[#Все] - ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов

• =Таблица1[#Данные] - ссылка только на данные (без строки заголовка)

• =Таблица1[#Заголовки] - ссылка только на первую строку таблицы с заголовками столбцов

• =Таблица1[#Итоги] - ссылка на строку итогов (если она включена)

• =Таблица1[#Эта строка] - ссылка на текущую строку, например формула =Таблица1[[#Эта строка];[НДС]] - будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.(