Сортировка данных
MS Excel позволяет выполнять простую (по одному столбцу) и сложную (по нескольким столбцам) сортировку данных в таблице. Сортировку можно выполнять по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.
Критерии сортировки заданные для Таблицы Excel сохраняются вместе с книгой, что позволяет повторно применять сортировку к таблице каждый раз при открытии книги. Критерии сортировки заданные для диапазона ячеек не сохраняются
Простая сортировка данных
Для быстрой сортировки данных списка по некоторому столбцу выполните следующие шаги:
1. Установите курсор внутри сортируемого столбца.
2.
На вкладке Данные
в группе Сортировка
и фильтр
нажмите кнопку Сортировка
от А до Я
или Сортировка
от Я до А
.
Кнопки сортировки доступны также и на вкладке Главная в группе Редактирование.
Сложная сортировка данных
Если необходимо отсортировать таблицу по нескольким столбцам, проделайте следующие шаги:
1. Выделите ячейку внутри сортируемого списка.
2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка. MS Excel отобразит диалоговое окно Сортировка.
3. В группе Столбец в поле Сортировать по выберите заголовок столбца, по которому будет производиться сортировка.
4. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Для сортировки по значению выберите пункт Значения. Для сортировки по цвету ячейки выберите пункт Цвет ячейки. Для сортировки по цвету шрифта выберите пункт Цвет шрифта. Для сортировки по набору значков выберите пункт Значок ячейки.
5. В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки. Затем выберите последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку:
Чтобы отсортировать ячейки на основании их значений выберите вариант – От А до Я или От Я до А (для символьных данных); По возрастанию или По убыванию (для числовых данных); От новых к старым или От старых к новым (для значений даты);
Для сортировки ячеек на основе пользовательских списков (например, для сортировки по названиям месяцев года) выберите Настраиваемый список. В открывшемся окне Список выберите список и нажмите ОК.
Чтобы отсортировать на основе цвета ячейки, цвета шрифта или значка ячейки выберите пункт Сверху или Снизу;
7. Для задания сортировки по следующему столбцу нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по шестой.
8. Для удаления сортировки по некоторому столбцу, выделите его запись и нажмите кнопку Удалить уровень. В списке необходимо оставить хотя бы один столбец.
9. Нажмите OK.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Для повторного применения сортировки после изменения данных на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Alt+L на клавиатуре.
Максимальное число столбцов для сортировки — 64.
Настройка параметров сортировки
Вы можете осуществлять сортировку данных не только по столбцам, но и по строкам таблицы. Для этого:
1. Выделите ячейку внутри сортируемого списка.
2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка . MS Excel отобразит диалоговое окно Сортировка.
3. В окне диалога Сортировка нажмите кнопку Параметры. Откроется окно диалога Параметры сортировки.
4. Для сортировки данных с учетом регистра установите флажок Учитывать регистр.
5. В группе Сортировать установите требуемый переключатель:
Для сортировки данных по столбцам установите переключатель строки диапазона;
Для сортировки данных по строкам установите переключатель столбцы диапазона.
Фильтры
Использование
фильтров позволяет выделять из крупных
списков данных их подмножества на
основании ввода одного или нескольких
условий. Для ввода фильтра выбирают
пункт Фильтр
во вкладке Данные
или
во вкладке Главная
- Редактирование – Сортировка и фильтр
.
Можно указывать фильтр разными способами:
Через автофильтрацию, указывая либо нужные значения полей, либо задавая простейшие условия выборки.
Через расширенный фильтр, позволяющий строить сложные условия поиска и фильтрации, копировать записи в другое место или отбирать данные на основе вычисленного значения (Данные - Сортировка и фильтр - Дополнительно).
Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе, причем столбцы должны быть поименованы.