Лабораторная работа 11. Сортировка, фильтры и формы
Содержание работы: списки, сортировка, автофильтр; расширенный фильтр; виды условий отбора; формы; вставка записей; изменение записей; удаление записи; поиск записей.
В русском переводе Excel словом «список» обозначается два совершенно разных понятия. Первое – это списки автозаполнения, знакомство с которыми было в предыдущих работах. Второе понятие – это синоним базы данных. Под списком понимают двухмерную таблицу, в столбцах которой содержатся однородные данные. Если проводить аналогию с базами данных, то столбцы списка можно сопоставить с полями, а строки с записями базы данных.
К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных)
Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов (имена полей как в базах данных).
К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.
При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.
Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).
Чтобы успешно использовать все перечисленные выше возможности работы со списочной информацией, данные должны быть введены в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:
1. Избегайте создания более чем одного списка на листе.
2. Спроектируйте список так, чтобы каждый столбец содержал однотипные данные.
3. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.
4. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.
5. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Оформление заголовков столбцов списка должно отличаться от оформления строк данных.
6. В списке не должно быть полностью пустых строк и столбцов.
7. В начале и конце ячейки не должно быть пробелов (они влияют на поиск и сортировку).
8. Чтобы при добавлении новых строк в конец списка MS Excel автоматически форматировать новые элементы перейдите на вкладку Файл и выберите команду Параметры. В окне Параметры Excel на странице Дополнительно в разделе Параметры правки установите флажок Расширять форматы и формулы в диапазонах данных.
Диапазон ячеек оформленных в виде Таблицы по умолчанию является Списком.