Отбор данных

При работе с базами данных важно иметь возможность быстро отбирать нужную информацию. В MS Excel предусмотрены способы фильтрации данных для отбора тех записей, которые соответствуют определенным условиям. Для этого служат инструменты Автофильтр и Расширенный фильтр².

Использование инструмента Автофильтр:

1. Указать любую ячейку в фильтруемой таблице.

2. В меню Данные выбрать пункт Фильтр, а затем – команду Автофильтр.

В результате в заголовках каждого столбца данных появятся кнопки, разворачивающие список уникальных значений данного поля (столбца), а также три одинаковые строчки: (Все), (Первые 10...), (Условие…).

3. Для отбора записей достаточно развернуть список в соответствующем поле и выбрать нужное значение в списке или команду.

В результате на экране останутся только те записи, которые удовлетворяют условию, а записи, которые не соответствуют установленному условию фильтрации, будут скрыты. Кроме того, поля, на которые наложены фильтры, характерны тем, что на соответствующих кнопках черные стрелки становятся синими.

Чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах, необходимо повторить шаг 3 над данными соответствующих столбцов.

Описание настройки фильтров

(Все) – отменяет фильтрацию по данному полю и отображает все записи.

(Первые 10...) – используется для отбора наибольших или наименьших значений по данному полю.

(Условие…) – используется для фильтрации списка по одному или двум значениям в текущем поле, а также с применением отличных от равенства операторов сравнения.

Отбор наибольших и наименьших значений поля

1. Развернуть список в поле, в котором отбираются наибольшие (наименьшие) значения.

2. Выбрать пункт (Первые 10...).

3. В результате появится диалоговое окно Наложение условия по списку.

4. В первом поле со счетчиком необходимо указать число значений или величину процентов.

5. Во втором поле – выбрать из списка какие это значения: наибольшие или наименьшие.

6. В третьем поле – выбрать из списка один из режимов: элементов списка (если необходимо отобрать указанное в первом поле количество записей) или % от количества элементов (если необходимо отобрать указанное в первом поле процентное соотношение количества записей).

7. Нажать ОК.

Отбор записей с помощью Пользовательского автофильтра

1. Развернуть список в поле, по которому фильтруются записи.

2. Выбрать пункт (Условие…).

3. В результате появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

4. Р аскрывающиеся списки, находящиеся слева в первой и во второй строках диалогового окна, содер­жат перечень операторов сравнения³ – для филь­тра­ции спис­ка по число­вым данным и текстовым (см. Приложение «Операторы сравнения, используемые в Пользовательском автофильтре»). Необходимо выбрать из списка оператор для отбора данных.

5. Раскрывающиеся списки, находящиеся справа, содержат элементы соответствующего поля (имеется в виду поле, по данным которого фильтруются записи). Необходимо выбрать из списка элемент поля или ввести с клавиатуры числовое значение или строку символов (допускается использование «*» – вместо последовательности любых символов и «?» – вместо любого одного символа).

!!!	При вводе числовых значений с клавиатуры размерность не вводят.

6. Если на данные поля накладываются два условия, то эти условия необходимо связать, установив переключатель в одно из положений И (обязательное выполнение обоих условий) или ИЛИ (достаточно, чтобы выполнилось хотя бы одно из условий).

7. Нажать ОК.

!!!	Если данные уже были отфильтрованы по одному из полей таблицы, то при использовании фильтра для другого поля будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.