Тема12: Документация и инвентаризация

12.1 Бухгалтерские первичные документы и их классификация

Первичное наблюдение – это первое начальное звено цепочки функционирования хозяйственного учета; от того как оно будет выполнено зависит полнота и достоверность учетной информации, которую предоставляется пользователям.

Процедура первичного наблюдения:

1. оценка и критерии отбора фактов хозяйственной жизни, исходя из цели и задач учета;

2. однозначное толкование объектов и событий, отражаемых в учете;

3. совмещение во времени оформления, наблюдения и измерения факта хозяйственной жизни;

4. контроль за наблюдением и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения составляется документ, который является основанием и подтверждением учетных записей. Без документа – нет бухгалтерской записи.

Документация – это оформление экономического события документом.

Бух. документация – представляет собой совокупность первичных бух. документов, учетных регистров и бух. отчетности.

Документ – это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему законодательную юридическую силу.

Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск. Бух. документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанной типографским способом.

Учетный бланк – представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк и колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях и реквизиты.

Реквизит – это единая, неделимая, строго оговоренная часть документа, они подразделяются на:

1. призрачные реквизиты – отражают объекты учета;

2. содержательные реквизиты – раскрывают характеристику объекта учета.

Факт подтверждения совершенной операции осуществляется первичным учетным документом, который должен быть составлен и принят к учету по форме содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения разработанных Госкомстатом РФ.

Процесс обработки документов включает 3 этапа:

1. таксировка – предусматривает перевод натуральных или трудовых измерителей в денежные;

2. группировка – это подбор в пачки однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них операций;

3. контировка – это указание в первичном документе корреспонденции счетов.

Учетно-бухгалтерская документация должна отвечать следующим требованиям:

1. быть точной, то есть соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям количественному и денежному выражению;

2. простой и ясной;

3. своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации;

4. бух. информация должна быть качественной и эффективной.

12.2 Порядок проведения и отражения результатов от инвентаризации

При инвентаризации должна быть составлена опись фактического наличия товарно-материальных ценностей. Инвентаризация может быть:

1. обязательной;

2. внеплановой.

Обязательная инвентаризация – проводится перед составлением годовой бух. отчетности, при смене руководителя, при смене материально-ответственного лица, при ликвидации предприятия и в других случаях.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочей комиссии вручается приказ, в котором устанавливаются сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации.

В день начала инвентаризации должна быть обработана документация по приходу и расходу, проведены записи в карточках аналитического учета и выведены остатки о наличии товарно-материальных ценностей.

Прежде чем приступить к проверке комиссия обязана:

1. опломбировать подсобное помещение, отдельные входы и выходы;

2. проверить исправность весоизмерительных приборов;

3. получить последние реестры приходных и расходных документов и отчет о движении товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация проводится по месту нахождения товарно-материальных ценностей при обязательном участии материально-ответственных лиц. Инвентаризационные описи могут быть составлены вручную или на ЭВМ. Описи должны быть составлены без помарок и подчисток. На каждой странице описи проставляется число порядковых номеров и общий итог количества в натуральных показателях. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описи, путем зачеркивания и проставления правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии. В описи не разрешается оставлять пустые строки, оставшиеся строки прочеркивают. На последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями членов комиссии.

На основании инвентаризационной описи составляется сличительная ведомость, в которой сопоставляются фактическое наличие бух. учета по каждой позиции. В ведомости выявляются расхождения и подсчитывается общий итог излишек и недостач.

Выявление расхождения регулируется в следующем порядке:

1. товарно-материальные ценности и денежные средства, оказавшиеся в излишках подлежат оприходованию и относятся на финансовые результаты;

2. недостача в пределах норм естественной убыли списывается на счет затрат;

3. недостача сверх норм относится на виновников; если виновники не установлены, то относятся на затраты или финансовые результаты.