16. Звіт як вид документа.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається пові­домлення про виконання якоїсь роботи.

Група	Характер оформлення
Статистичні (цифрові)	На бланках
Текстові	На звичайному папері за встановленою формою

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва уста­нови, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження² (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання пла­нових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його ви­конання.

17. Службові записки. Правила щодо їх написання та оформлення.

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити,¹ повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекоменда­ції, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питан­ня. Головна мета службового листа – спонукати до дії, перекону­вати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категорич­них виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» й т. ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату й но­мер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити:

назва й адреса організації — відправника листа; номер й дата лис­та; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керів­ника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

18. Правила оформлення протоколу та витягу з протоколу.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записані дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

1. Назва зборів, конференції, засідання, наради й зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена на­рада тощо).

3. Назва підприємства, організації.

4. Дата, місце проведення зібрання.

2. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то до­сить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєст­раційний лист.

3. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

4. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані в на­зивному відмінку.

5. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок.

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зіб­рань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він скла­дається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст допо­віді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» потрібно писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту вели­кими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу).

Реквізити:

номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання.