Внутренние и конкретные (специфические) функции менеджмента.

Общие функции менеджмента - планирование, организация, мотивация, контроль, координация, учет и анализ являются обязательными для всех предприятий. Каждая из этих функций для организации жизненно важно. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главным, а функции организации, регулирования, мотивации, контроля и учета ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов.

Второй тип функций получил название конкретных, так как они присущи определенным объектам управления, а их объем, содержание и число зависят от величины объекта управления, вида его деятельности и отраслевой принадлежности.

№42

Коммуникации в менеджменте организации. Элементарная схема коммуникационного процесса.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Виды коммуникаций

Вертикальная — это обмен информацией между руководителем и подчиненными;

Горизонтальная — представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня;

Вербальная — процесс общения с целью передачи информации при помощи слов;

Невербальная — общение с помощью мимики, жестов, взглядов; Формальная, Неформальная, Межличностная, Эмфатическая, Интеллектуальная.

№43

Классификация коммуникаций.

Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. По характеру восприятия информации коммуникация делится на прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

По характеру восприятия:

1. Прямые

2. Косвенные

3. Смешанные

По взаимодействующим сторонам:

1) Организационные коммуникации

1. Внешние (коммуникации организации с внешней средой)

2. Внутренние (между подразделениями и уровнями управления)

2) Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой межличностный обмен информацией. Изучение межличностных коммуникаций с целью их управляемости имеет наибольшую значимость.

1. Формальные

2. Неформальные

№44

Причины нарушения эффективности межличностных коммуникаций.

При осуществлении межличностных коммуникаций возможны различные преграды. Остановимся на них поподробнее.

Преграды, обусловленные восприятием. Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия. Люди реагируют не на то, что происходит в их окружении на самом деле, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет влияющих на восприятие факторов не позволит снизить эффективность коммуникаций. Руководитель сможет своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием.

Возможно возникновение преград по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди интерпретируютинформацию по - разному в зависимости от опыта. Различие между основами суждений возникает от различий интересов, потребностей, эмоционального состояния. Также существуют преграды, обусловленные социальными установками людей (неудачный опыт общения с отдельными работниками или отделами).

Семантические преграды. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Цель коммуникаций - обеспечение понимания информации, служащей предметом обмена. Семантические преграды часто становятся причиной неверного понимания. Например, руководитель говорит подчиненному, что отчет представляется адекватным, т.е. достаточен по содержанию и отвечает цели. Однако подчиненный может декодировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения. Значение символа выявляется через опыт и изменяется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ.

Невербальные преграды – это любые символы, кроме слов. Обмен взглядами, выражение лица, поза, жесты, интонация. Согласно исследованиям, 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и модуляции голоса. И только 7% остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Таким образом, то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

Плохая обратная связь или ее отсутствие может быть ограничителем эффективности межличностного обмена информацией. Обратная связь дает понять отправителю, что полученная информация истолкована правильно.

Неумение слушать. Причины неумения слушать друг друга (а значит слышать, понимать, запоминать) бывают разными:

1.      нетерпимость и критическое отношение к человеку кончается тем, что его не дослушивают до конца;

2.      импульсивность ведет к постоянному перебиванию говорящего, бесконечному задаванию вопросов, иногда не относящихся к делу;

3.      лень, неумение сосредоточиться приводит к тому, что половина информации пропускается «мимо ушей», а излишняя эмоциональность и забегание вперед сбивают человека с толку, и не дают ему возможности полностью выразить то, что он хотел.

Американский ученый Кит Дэвис определил 10 правил эффективного слушания:

1.      необходимо перестать говорить одновременно с другим;

2.      нужно помочь партнеру раскрепоститься, т.е. создать у него ощущения свободы;

3.      покажите готовность слушать;

4.      необходимо устранить внешние раздражающие моменты (не рисуйте, не стучите по столу, не перекладывайте бумаги);

5.      не допускайте споров и критики (не спорьте, не критикуйте, чтобы говорящий человек не занял оборонительную позицию);

6.      имейте терпение (экономьте время, не перебивайте говорящего, не делайте шагов в направлении двери, не порывайтесь выйти);

7.      сдерживайте себя, когда не нравится или все надоело (рассерженный человек придает словам неверный смысл);

8.      задавайте говорящему вопросы (это подбадривает и доказывает, что вы слушаете);

9.      сопереживайте говорящему (постарайтесь встать в положение говорящего);

10.  перестаньте говорить.

Однако для успешного развития коммуникаций внутри организации одного умения слушать недостаточно.

Рассмотрим несколько способов повышения отдачи межличностных коммуникаций.

1.   Проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Необходимо разобраться в своих мыслях, идеях. Сообщения должны быть предметными, ясными, должны исключать двусмысленность. Например, сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись; получение от руководителя информации, проясняющей задачу; сообщение работникам об идее, над которой им следовало бы подумать и др.

2.   Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим преградам. Информацию лучше предавать в письменном виде, поскольку так она лучше усваивается людьми, документируется, может храниться длительное время.

Необходимо употреблять точные слова, например, «Александра Филипповна, чрезвычайно важно, чтобы я получил отчет утром в четверг».

3.   Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник.

4.   Излучайте эмпатию и открытость. Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Используя эмпатию, мы настраиваем принимающую сторону и приспосабливаем вариант кодирования и передачи информации к индивиду или группе и к ситуации. Разговор должен быть открытым. Необходимо прочувствовать и понять ситуацию в контексте собеседника. Это совсем не значит, что вы должны согласиться с тем, что говорит собеседник. Это значит то, что вы пытаетесь понять его слова.

5.   Добивайтесь установления обратной связи. Известно несколько способов установления обратной связи. Первый – задавайте вопросы. Из ответов можно понять и сравнить с тем, что вы изначально сообщили. Второй способ тоже относится к задаванию вопросов. Но вопросы нужно задавать так, чтобы, отвечая на них, получатель пересказал ваши мысли (скажите мне, что вы считаете наиболее важным). Третий способ заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые указывают на замешательство или непонимание (напряженность лица, легкое раздражение, человек смотрит вниз). Четвертый способ – путем контроля первых результатов работы. Пятый - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы всегда готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы.

Руководитель и специалисты должны знать, что на пути межличностных отношений могут возникать преграды: обусловленные восприятием, семантические и невербальные преграды, плохая обратная связь и неумение слушать.

№45