Упорядкування даних в Excel
Сортування даних
Уявімо ситуацію, коли ми маємо справу з великим обсягом інформації, яка не поміщається на екрані і займає декілька сторінок. З цієї інформації нам за деяким правилом треба відібрати деякі дані. Для цього в електронних таблицях передбачена функція, яка називається сортування даних.
Сортування даних – це відбір за певним критерієм.
Для
сортування таблиці клацніть по будь-якій
заповненій комірці і виконайте команди:
Данные – Сортировка або натисніть
кнопку на панелі інструментів:
або
При цьому буде проведене сортування суцільної частини таблиці, що не має порожніх рядків чи стовпців. Сортування буде проведене по крайньому лівому полю. Рядки переставлятимуться повністю. Щоб відсортувати не весь список, а тільки його частину, потрібно виділити діапазон даних і виконати: Данные – Сортировка. Іноді потрібно провести сортування за кількома параметрами. Спочатку виокремлюємо частину таблиці з даними або всю таблицю. Виконуємо команду: Дані/Сортувати. Отримуємо список назв полів, де вибираємо потрібну для впорядкування назву і критерії для сортування.
Фільтрація даних
Фільтрація – це відбір визначених записів, що задовольняють визначеним критеріям.
Відфільтрувати дані – означає знайти і вивести тільки ті рядки таблиці, які задовольняють певні умови.
Ексель задає для цього дві команди: Автофільтр для простих умов відбору і Розширений фільтр – для складніших.
Щоб відібрати записи за допомогою авто фільтру, потрібно виділити будь-яку комірку списку і виконати команди Дані – Сортування і Фільтр – Фільтр. Праворуч від назви кожного стовпця з’явиться кнопка із списком. Із списку можна обрати необхідний вам критерій або умову. Щоб побачити всі рядки таблиці після застосування послідовності фільтрів, потрібно виконати таку послідовність дій: Дані – Сортування і Фільтр – Очистити. Кожен наступний фільтр діє всередині попереднього.
Можна задати дві умови та об’єднати їх однією з логічних операцій «і» чи «або». При визначенні логічної операції у випадку «і» виводяться тільки ті рядки, для яких обидві умови виконуються. При виборі логічної операції «або» виводяться ті рядки, для яких виконується хоча б одна з умов.
При застосуванні фільтру іноді зручно користуватися шаблонами:
? – замінює один символ;
* - замінює будь-яку кількість символів.
Розширений фільтр дозволяє оформити критерій для фільтрації у вигляді таблиці і вивести відфільтровані записи в будь-який діапазон робочого аркуша.
Порядок виконання дій:
Створюємо таблицю-критерій. Для цього в рядок під первинною таблицею, пропустивши декілька рядків, потрібно скопіювати назви всіх стовпців під назвами в наступному рядку потрібно ввести критерії добору.
Активізуємо довільну комірку первинної таблиці і виконуємо команди Дані – Сортування і Фільтр – Додатково.
У діалозі Розширений фільтр задайте такі параметри:
У поле Исходный диапазон введіть діапазон таблиці, який фільтрується.
У поле Діапазон условий задайте діапазон таблиці-критерію
4. Закрийте діалог Розширений фільтр клацанням по кнопці ОК.