3. Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те запи­си, которые удовлетворяют некоторому условию. Фильтрация данных помогает не только найти нужные записи с заданным значением поля, но и вывести найденные записи с этим значением в отдельный список.

В MS Access существует четыре вида фильтров:

1. Фильтр по выделенному фрагменту (кнопка ) выбирает записи, соответствующие выделенным данным в таблице (если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимает­ся значение той ячейки, в которой находился курсор).

Примечания.

1. Если выделить для фильтрации и смежные столбцы (с помощью клавиши Shift), в которых может встретиться заданное значение, то команда Фильтр по выделенному выведет все записи, в которых значения в группе смежных столбцов совпадает с выделенным.

Например, название вуза может встречаться и в поле Название вуза, и в полях Образование, и в поле Стажировка.

2. Можно применить фильтр к уже отобранным записям.

Например, выбрать все вузы, в названии которых есть слово “Университет”, а затем выбрать университеты только определенного региона.

3. Отобразить все записи (снять фильтр) можно кнопкой (Удалить фильтр).

2. Обычный фильтр по команде - Изменить фильтр выбирает записи, удовлетворяющие только некоторым из заданных условий.

Задать условия отбора записей нужно так:

• нажать кнопку – Изменить фильтр на панели инструментов;

• определить условия в окне Имя таблицы: Фильтр:

• выбрать значения из раскрывающего списка каждого столбца, для которого нужно задать условия; (Ис­пользование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накла­дывать несколько условий на значения одного поля).

• ввести условие отбора по правилам задания условий, рассмотренным ранее (значение по условию при создании таблиц);

• результат работы фильтра появляется после нажатия кнопки (Применить фильтр) на панели инструментов;

3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывается (рис.20).

4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

• Выбрать команду Записи  Фильтр  Расширенный фильтр в режиме работы с таблицами.

• В окне Фильтр задать все пара­метры интересующих записей, начав с указания поля, для кото­рого нужно установить условия.

• Перетащить выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» бланка фильтра.

• В клетку «Условие отбора» ввести с клавиатуры соответствующее условие, можно использовать символы шаблона (как в маске).

• Выбрать команду Фильтр  Применить фильтр панели инструмен­тов.

• Отобразить все записи можно кнопкой (Удалить фильтр) или выбрать команду За­писи  Удалить фильтр.

Примечания.

1. Для создания сложных условий существует вкладка Или в нижней части окна Фильтр, с помощью которой можно задавать дополнительные условия.

2. Сохранить заданное условие фильтра можно командой Записи  Фильтр  Расширенный фильтр. Затем выбрать команду Файл  Сохранить как запрос и присвоить запросу имя.