Проектирование и создание базы данных в MS Access

Казанский государственный университет

Филиал в г. Набережные Челны

А.Н.Асанова

Учебное пособие

Набережные Челны

2005

УДК 681.3.06

А.Н. Асанова. Проектирование и создание базы данных в MS Access.

Учебное пособие. Набережные Челны: КГУ, филиал в г. Набережные Челны, 2005, 49с.

Учебное пособие предназначено для изучения раздела информатики по теме «Системы управления базами данных» студентами экономических специальностей. Настоящее пособие является первым этапом в изучении этого материала, здесь изложены основные понятия и терминология этой области, этапы проектирования и разработки баз данных реляционного типа, создание структуры и заполнение баз данными. Второй этап изучения СУБД, а именно работа с объектами базы данных, изложены в учебном пособии «Работа с базой данных в MS Access».

Настоящее пособие знакомит с основными средствами СУБД MS Access методом демонстрации примеров и указаний к их выполнению. Как показала практика, такой подход является наиболее действенным и позволяет быстро познакомиться и максимально эффективно использовать средства MS Access .

В конце брошюры приведены контрольные вопросы и примерные темы для выполнения самостоятельного задания по изложенному материалу.

Ил.: 20; Библиогр. 4 назв.

Рецензенты:

канд. физ.-мат. наук, доцент Товштейн М.Я.,

(каф. Математики и информатики фКГУ),

канд. физ.-мат. наук Фукин И. А.,

(каф. Экономической кибернетики КГУ)

© Асанова А.Н., 2005

© Казанский государственный университет,

Филиал в г. Набережные Челны, 2005 г.

Содержание

Стр.

1. Основные понятия 4

1.1. Виды моделей данных 5

1.2. Структурные элементы базы данных 7

1.3. Связи между таблицами 10

2. Проектирование базы данных 12

2.1. Требования к базам данных 12

2.2. Этапы проектирования инфологической структуры базы данных 13

3. Создание базы данных 20

3.1. СУБД MS Access 20

3.2. Запуск программы 22

3.3. Создание таблиц базы данных 23

3.3.1. Установка первичного ключа 25

3.3.2. Установка характеристик поля 26

3.3.3. Добавление, удаление и перемещение полей 26

3.3.4. Установление связей между таблицами 27

Упражнение 1. «Создание структуры таблиц базы данных “Магазин”» 29

3.3.5. Ввод данных в таблицу 32

Упражнение 2. «Ввод данных в таблицы БД» 36

3.4. Просмотр и редактирование данных 37

3.4.1. Просмотр и редактирование данных в форме 37

3.4.2. Поиск и замена данных 38

3.4.3. Фильтрация данных 39

3.4.4. Сортировка данных 42

3.4.5. Создание простого отчета 42

Упражнение 3. «Просмотр и редактирование данных» 43

Контрольные вопросы 44

Заключение 45

Задание для самостоятельной работы 45

Примерные варианты предметной области 46

( для тех, кто не сумел придумать свой …) 46

Приложение 1. Дополнительные сведения по созданию структуры таблицы. 48

Приложение 2. Синтаксис масок ввода и примеры. 50

Литература 51

1. Основные понятия

Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными.

Современные информационные системы ха­рактеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходи­мостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Информационные системы вклю­чают следующие составляющие:

• вычислительную систему;

• систему управления базами данных (СУБД);

• одну или несколько баз данных (БД);

• набор прикладных программ (приложений БД).

• квалифицированный персонал.

Ц ель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира.

База данных обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый поиск нужных данных.

По определённому пользователем запросу из БД выводится необходимая информация.

База данных (БД) — это именованная совокупность сведений о состоянии конкретных объектов реального мира и их отношениях в рассматриваемой предметной области.

База данных представляет собой совокупность данных различного ха­рактера, организованных по определенным правилам, т.е. структурированных данных.

Под предметной областью принято по­нимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

В предметной области выделяются информационные объекты –

объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

Например, в предметной области ВУЗ информационные объекты – студент, преподаватель, сессия и т.д.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программ­ных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержа­ния их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации [1].

В настоящее время большинство экономических и информационно-справоч­ных программных комплексов реализовано на основе примене­ния той или иной СУБД.

Примеры СУБД: MS Access, FoxPro, Paradox, dBase и т.д.

Прикладные программы, или приложения, служат для обработки данных, содержащихся в БД. Пользователь осуществляет управление БД и работу с данными именно с помощью приложений, которые также называют приложениями БД.

Примеры приложений БД: файл Борей в комплекте с MS Access, а также набор шаблонов в MS Access.