Мониторинг работ по проекту

Мониторинг – контроль, слежение, учет, анализ и составле­ние отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.

Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обра­ботке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, оп­ределять степень завершенности работ и, исходя из текущего со­стояния, делать оценки параметров выполнения будущих работ.

Эффективным средством сбора данных являются наряды на выпол­нение работ или специальные отчеты, заполняемые исполните­лями.

При разработке системы сбора информации менеджер проек­та должен в первую очередь определить состав собираемых дан­ных и периодичность сбора.

Методы контроля фактического выполнения подразделяются на:

метод простого контроля, который также называют мето­дом «0–100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных работ (существуют только две сте­пени завершенности работы: 0% и 100%). Другими слова­ми, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат;

метод детального контроля, который предусматривает вы­полнение оценок промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать про­цент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проек­ты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ.

Эта ин­формация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения ра­бот и специфичной для каждого конкретного проекта и вы­полняющей его организации.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

метод 50/50, в котором имеется возможность учета некото­рого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работы определяется в момент, когда на работу израсходовано 50% бюджета;

метод по вехам, который применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подра­зумевает определенную степень завершенности работы.

Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая позволяет сосредо­точить внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Обычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ и затем обобщаются для верхних уров­ней контроля в соответствии со структурой СРР.

Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчиты­ваются на основании данных о выполнении детальных работ, важно на этапе разработки системы контроля выбрать соответ­ствующие весовые коэффициенты для определения обобщенных показателей.

Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей работ приводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной (укрупненной) работы будут вносить наиболее длительные дочерние. Вес работы может уста­навливаться в соответствии с ее плановой стоимостью.

Как пра­вило, плановая стоимость является достаточно надежным пока­зателем значимости работы. Иногда расходы и объемы работ не связаны напрямую, например, в случае использования в про­цессе реализации работ дорогих материалов и оборудования.

Воз­можно, более удачным в данном случае будет определять удель­ные веса работ на основе расходов, связанных только с исполь­зованием ресурсов или планового объема. Это позволяет устра­нить искажения, которые стоимость основных фондов вносит в анализ расходов, связанных с оплатой ресурсов.

3