34. Ділова нарада, види нарад
Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри: ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.
35. Реквізити документів.
Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 — Державний герб;2 — емблема організації;3 — зображення нагород;4 — код організації;5 — код документа;6 — назва міністерства чи відомства;7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);8 — назва структурного підрозділу; ,9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;10 — назва виду документа;11 — дата; 12 — індекс (вихідний номер документа);13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;14 — місце складання чи видання; 15 — гриф обмеження доступу до документа; 16 — адресат; 17 — гриф затвердження; 18 — резолюція;19 — заголовок до тексту;20 — позначка про контроль;21 — текст;22 — позначка про наявність додатка;23 — підпис;24 — гриф погодження;25 — візи;26 — відбиток печатки;27 — позначка про завірення копії;28 — прізвище виконавця та номер його телефону;29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;31 — позначка про надходження.
36. Створення та обробка документів щодо особового складу
Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д. До складу документів по особовому складу належать: заяви; накази по особовому складу; характеристики; автобіографії; резюме; анкети; доручення; розписки; особові справи; трудові книжки. До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток, а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів. На підприємствах, де обсяг документообігу перевищує 10 тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, не може бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт, котрий повинен володіти значенням стосовно роботи з документами по особовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів. Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів має звірити всі відомості внесені в анкету й автобіографію з оригіналами документів. За приймання на роботу відповідальний працівник відділу кадрів, або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинні звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою, якщо така існує). Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія, секретаря), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи. Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування. Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління. До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додатки до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.